Оферта. Акты

можно ли как-то избавиться от необходимости выставлять бумажные счета и акты, встречаться их передавать и подписывать или направлять почтой?

Артем

Договор в любом случае должен быть, что касается выставления счета, то это не обязательно. Как вариант по окончании работ (окончании оказания услуг) Вы можете составить акт в электронной форме и на основании его произвести оплату.

При в самом договоре такая возможность должна быть прописана (направление акта по электронной форме).

Как вариант в этом схеме как раз можно будет применить договор оферты.

С Уважением,
Васильев Дмитрий.

обратите внимание: "как потом отчитываться в налоговой нашим контрагентам по переведенным нам деньгам?"

т.е. не мы платим. а нам платят. и потом просят акты для налоговой.

можно ли сделать так чтоб оригиналы актов не отправлять почтой или не возить курьером? всегда ли нужны акты?

как например работают очень крупные компании, которые продают рекламу: ютьюб, гугл, яндекс, мэйл в России. они что, всем контрагентам отсылают письма с оригиналами актов?...

т.е. у них есть спец отдел в сотни людей?

не думаю что так. видимо есть способ как-то это обойти.

В вашем случае неважно каким образом будут заключены договора, путем двухстороннего подписания, либо в виде направления оферты. Вам необходимо иметь электронно-цифровую подпись, и использовать электронный документооборот.

Во первых Вы имеете право хранить все документы в электронной форме

Письмо Минфина РФ № 03-02-07/1-314

Вопрос: Просим дать разъяснения о возможности хранения первичных документов, а также иных документов бухгалтерского учета (счетов-фактур, накладных, содержащих подписи уполномоченных лиц и печати других организаций — наших контрагентов) только в электронном виде.

Ответ: Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики с участием Департамента регулирования государственного финансового контроля, аудиторской деятельности, бухгалтерского учета и отчетности рассмотрел письмо от 14.08.2007 N 487 по вопросу о хранении первичных документов, документов бухгалтерского и налогового учета в электронном виде и сообщает следующее.

Согласно статье 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

В соответствии со статьей 17 указанного Федерального закона организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, установленных в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Ответственность за организацию хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.

Статьей 314 Налогового кодекса Российской Федерации предусмотрено ведение регистров налогового учета в виде специальных форм на бумажных носителях, в электронном виде и (или) любых машинных носителях. При хранении указанных регистров должна быть обеспечена их защита от несанкционированных исправлений.

Учитывая изложенное, полагаем, что хранение первичных документов, документов бухгалтерского и налогового учета может осуществляться в электронном виде, если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации. При этом их хранение на машинных носителях информации следует осуществлять в соответствии с Федеральным законом от 10.01.2002 N 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи», с применением электронной цифровой подписи, равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе информации.

Заместитель директора Департамента
С.В. Разгулин

Письмо Минфина России от 14 июня 2011 г. № 03-02-07/1-190

Вопрос: Является ли подписание только электронной подписью ниже перечисленных документов необходимым и достаточным условием для признания таких документов соответствующими требованиям о документальном подтверждении расходов в целях налога на прибыль, содержащимся в п. 1 ст. 252 НК РФ: — первичных документов, составленных по формам, содержащимся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации; — первичных документов, форма которых не предусмотрена в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, содержащих обязательные реквизиты, предусмотренные п. 2. ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ, и утвержденных локальными нормативными актами организации; — гражданско-правовых договоров? Вправе ли организация при проведении мероприятий налогового контроля представлять указанные документы в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи или же она обязана представлять их на бумажных носителях с отметкой о том, что документы подписаны электронной подписью?15.07.2011 Ответ:
Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо по вопросу применения электронной подписи и сообщает следующее.
В соответствии со ст. 252 Налогового кодекса Российской Федерации под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).
Согласно п. п. 1, 2 и 7 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, установленные п. 2 ст. 9 вышеуказанного Федерального закона.
Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.
Отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий, регулирует Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи».
Согласно ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.
Таким образом, документ, оформленный в электронном виде и подписанный квалифицированной электронной подписью (электронной цифровой подписью), может являться документом, подтверждающим расходы, осуществленные налогоплательщиком, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается требование о составлении такого документа на бумажном носителе.
В соответствии со ст. 93 Налогового кодекса Российской Федерации в случае, если истребуемые у налогоплательщика документы составлены в электронном виде по установленным форматам, налогоплательщик вправе направить их в налоговый орган в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи.
Порядок направления требования о представлении документов и порядок представления документов по требованию налогового органа в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи установлен Приказом ФНС России от 17.02.2011 N ММВ-7-2/168@ «Об утверждении Порядка направления требования о представлении документов (информации) и порядка представления документов (информации) по требованию налогового органа в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи» (зарегистрирован в Минюсте России 28.03.2011 N 20303).
Если истребуемый у налогоплательщика документ составлен в электронном виде не по установленным форматам, представление документа производится на бумажном носителе в виде заверенной налогоплательщиком копии с отметкой о подписании документа квалифицированной электронной подписью (электронной цифровой подписью).
Заместитель директора
Департамента налоговой
и таможенно-тарифной политики
С.В.РАЗГУЛИН
14.06.2011

Т.е. Вы имеете право использовать в своей деятельности электронный документооборот.

тогда не ясно вот что:

1. электронная подпись должна быть по идее не только у нас, а у каждого контрагента, который с нами заключается?.. значит это уже нереально.

2. судя из приведенной вами информации следует, что даже если мы ведем электронный документооборот по всей форме, мы обязаны за свой счет делать копии документов для различных органов. вопрос: а каких документов? именно поэтому я отнес этот вопрос не в область гражданского права, а налогового. важно что требует налоговая. акты обязательны? оригиналы счетов? или может в каких-то случая обязательны, а в каких-то нет? в каких?

получается ведешь ты электронный документооборот или нет, а акты бумажные отсылать контрагентам обязан каждый месяц, если это какие-то абонентские работы.

3. как например работают очень крупные компании, которые продают рекламу: ютьюб, гугл, яндекс, мэйл в России. они что, всем контрагентам отсылают письма с оригиналами актов?... т.е. у них есть спец отдел в сотни людей?

не думаю что так. видимо есть способ как-то это обойти. т.е. если у нас будет 1000 клиентов, готовится каждому слать оригиналы?

а если они будут платить каждый месяц, то и каждому по оригиналу акта каждый месяц?.. а если клиентов будет 10 тысяч?.. открывать почтовый отдел?