Оплата проезда в командировки

Порядок оформления служебной командировки
Определимся, что следует понимать под служебной командировкой. Согласно ст. 166 ТК РФ служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению руководителя организации на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы.
Перед тем как направить сотрудника в командировку, необходимо оформить:
— приказ о его направлении в командировку по форме N Т-9 (если в командировку направляется один сотрудник) либо N Т-9а (если в командировку направляются несколько сотрудников);
— командировочное удостоверение (форма N Т-10)*(1).
В приказе обязательно указывают фамилию и инициалы командируемого сотрудника, его должность, структурное подразделение, где он работает, цель, время и место командировки, а также источник оплаты командировочных расходов (за счет бюджетных средств учреждения, направившего сотрудника в командировку, или за счет внебюджетных средств).
Приказ подписывает руководитель учреждения. Работники, направляемые в командировку, должны ознакомиться с приказом и поставить на нем свою подпись. Приказ о направлении в командировку служит основанием для выписки работнику командировочного удостоверения.
Особое внимание необходимо обратить на правильное оформление командировочного удостоверения. Если приказ о направлении в командировку, в случае необходимости, можно дооформить и после окончания командировки, так как этот документ является внутренним, то командировочное удостоверение дооформить сложно, поскольку в каждом пункте назначения сотрудником должны быть сделаны отметки о времени прибытия и убытия, которые заверяются печатью той организации, куда сотрудник был направлен в командировку.
Командировочное удостоверение является основным документом, который подтверждает факт нахождения работника в командировке и количество дней, проведенных там.
Все командировочные удостоверения регистрируются в специальном журнале, форма которого утверждена Инструкцией Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 «О служебных командировках в пределах СССР».
Командировочное удостоверение можно не выписывать, если работник должен возвратиться из командировки к месту постоянной работы в тот же день, в который он был командирован (п. 2 Инструкции N 62).
Возмещение командировочных расходов
Согласно ст. 168 ТК РФ при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.
Этой статьей определено, что сотруднику возмещаются следующие расходы:
— расходы по найму жилого помещения;
— суточные;
— расходы по проезду к месту командировки и обратно и другие затраты. Поскольку трудовое законодательство распространяется только на лиц, состоящих в трудовых отношениях с учреждением на основании трудовых договоров (контрактов), гарантии и компенсации при командировках распространяются на сотрудников, находящихся в трудовых отношениях с учреждением. Лица, не состоящие в трудовых отношениях с учреждением, не могут направляться руководством в командировки с возмещением им расходов по нормам, предусмотренным законодательством. Если работник выполняет договор гражданско-правового характера для учреждения и направляется этой организацией в поездку, то она не считается командировкой. Оплата стоимости такой поездки представляет собой компенсацию его расходов, которая включается в сумму вознаграждения, выплачиваемого по договору подряда. При заключении гражданско-правового договора в нем целесообразно предусмотреть возможность таких поездок. В этом случае оплата расходов будет произведена за счет средств подрядчика.
Постановлением Правительства РФ от 02.10.2002 N 729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории РФ, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета» установлено, что возмещение расходов осуществляется в следующих размерах:
а) расходы по найму жилого помещения (кроме случая, когда направленному в служебную командировку работнику предоставляется бесплатное помещение) — в размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами, но не более 550 рублей в сутки. При отсутствии документов, подтверждающих эти расходы, — 12 рублей в сутки;
б) расходы на выплату суточных — в размере 100 рублей за каждый день нахождения в служебной командировке, включая выходные и праздничные дни, дни нахождения в пути, включая день отъезда и приезда;
в) расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями) — в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше стоимости проезда:
— железнодорожным транспортом — в купейном вагоне скорого фирменного поезда;
— водным транспортом — в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;
— воздушным транспортом — в салоне экономического класса;
— автомобильным транспортом — в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси).
При отсутствии проездных документов, подтверждающих произведенные расходы, они возмещаются в размере минимальной стоимости проезда:
— железнодорожным транспортом — в плацкартном вагоне пассажирского поезда;
— водным транспортом — в каюте Х группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения;
— автомобильным транспортом — в автобусе общего типа.
Компенсация расходов производится учреждениями в пределах ассигнований, выделенных им из федерального бюджета на служебные командировки.
Однако возмещение затрат по командировке, осуществляемой за счет средств из внебюджетных источников финансирования, может производиться в размерах, отличных от указанных выше, при условии если это предусмотрено коллективными договорами, внутренними локальными актами.
Согласно Приказу Минфина РФ от 24.08.2007 N 74н «Об утверждении Указаний о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации» расходы по командировке оплачиваются по следующим подстатьям КОСГУ:
— 212 «Прочие выплаты» — расходы по оплате суточных;
— 222 «Транспортные услуги» — расходы по проезду;
— 226 «Прочие услуги» — расходы по найму жилого помещения.
В случае убытия работника в командировку на личном транспорте перечисленных расходов по проезду у него не возникает. Однако при этом им производятся такие расходы в пути следования, как оплата ГСМ, услуг автостоянки, шиномонтажа и прочие затраты. Кроме того, автотранспорт изнашивается.
Рассмотрим, как следует оформить отношения между работником и работодателем, использующим личный автотранспорт сотрудника в служебных целях, по возмещению работнику вышеуказанных затрат? Это можно оформить либо приказом с указанием выплаты определенной суммы компенсации либо заключением договора аренды автомобиля с выплатой арендной платы в размере, установленном сторонами договора.
Компенсация за использование личного автомобиля
сотрудника в служебных целях
Согласно ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за его эксплуатацию, сумма которой устанавливается по соглашению сторон. Условия и порядок выплаты компенсации за использование личных автомобилей сотрудников в служебных целях установлены Письмом Минфина РФ от 21.07.1992 N 57 «Об условиях выплаты компенсации работникам за использование ими личных легковых автомобилей для служебных поездок». Согласно п. 3 данного документа величина компенсации зависит от интенсивности использования личного легкового автомобиля сотрудника для служебных поездок. Также она должна возмещать работнику все затраты, связанные с эксплуатацией машины: амортизацию, расходы на техническое обслуживание, ремонт, горюче-смазочные материалы и пр.
Для назначения компенсации работнику руководителем учреждения издается приказ с указанием ее суммы. Работник должен предъявить копию технического паспорта и другие документы, подтверждающие, что у него есть или ему доверили автомобиль. Кроме того, использование работником личного автомобиля в служебных целях следует оговорить в должностной инструкции или трудовом договоре.
Выплата компенсации в полном размере производится за полностью отработанное работником в течение месяца время. Если, например, сотрудник из-за болезни использовал свой автомобиль не целый месяц, то и компенсацию он получит не в полном объеме, а пропорционально отработанным рабочим дням.
Таким образом, исходя из всего вышеперечисленного, а также с учетом мнения Минфина, высказанного в Письме от 16.05.2005 N 03-03-01-02/140, при выплате компенсации за использование личного автотранспорта необходимо учитывать следующее:
— основанием для произведения компенсационных выплат является приказ руководителя учреждения;
— компенсация выплачивается работнику в случаях, когда его личный автомобиль используется в процессе производственной (служебной) деятельности, связанной с постоянными служебными разъездами в соответствии с должностными обязанностями;
— в размерах компенсации, установленных законодательством, уже учтено возмещение полного объема возникающих в процессе эксплуатации транспортного средства затрат (износ, ГСМ, техническое обслуживание, ремонт). Дополнительно данные затраты на автомобиль не могут быть учтены в составе расходов;
— компенсации выплачиваются один раз в месяц и не зависят от количества календарных дней в месяце;
— за время отсутствия работника на рабочем месте (отпуск, командировка, больничный лист и т.п.), когда личный автомобиль не эксплуатируется, компенсация не выплачивается.
Нормы выплаты компенсации работникам в учреждениях и организациях, финансируемых из средств бюджетов всех уровней, за использование ими личных легковых автомобилей и мотоциклов для служебных поездок утверждены Приказом Минфина РФ от 04.02.2000 N 16н «Об изменении предельных норм компенсации за использование личных легковых автомобилей и мотоциклов для служебных поездок».
Бухгалтерский учет
Согласно п. 183 Инструкции N 25н*(2) сумма ежемесячно начисляемой компенсации за использование личного автомобиля работника отражается следующей проводкой:
Дебет счетов 1 401 01 212 «Расходы по прочим выплатам», 2 106 04 340 «Увеличение стоимости изготовления материалов, готовой продукции (работ, услуг)»
Кредит счета 1 (2) 302 02 730 «Увеличение кредиторской задолженности по прочим выплатам»
Выплата данной компенсации оформляется проводкой:
Дебет счета 1 (2) 302 02 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по прочим выплатам»
Кредит счета 1 (2) 201 04 610 «Выбытия из кассы»
Налогообложение
Рассмотрим порядок и условия обложения налогами компенсационных выплат за использование личного автотранспорта работника в служебных целях, произведенных за счет средств из внебюджетных источников.
Налог на прибыль. Согласно пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ компенсационные выплаты за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей сотрудников учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, в пределах норм, установленных Правительством РФ. Эти нормы утверждены Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией» (далее — Постановление N 92).
Напомним, что для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно норма расхода на выплату компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях равна 1200 руб. в месяц, объемом двигателя свыше 2000 куб. см — 1500 руб., а для мотоциклов — 600 руб.
Экономическим обоснованием выплачиваемой компенсации является необходимость в постоянных разъездах работника, оговоренная в должностной инструкции.
Если работник, отправившийся в командировку на личном автомобиле, предъявил к возмещению затраты (по заправке ГСМ, услуги автостоянки), произведенные в пути следования, то данные суммы, в случае их выплаты, не учитываются при исчислении налога на прибыль, поскольку они предусмотрены в компенсационной выплате.
Налог на доходы физических лиц. Положениями п. 3 ст. 217 НК РФ предусмотрено, что все виды утвержденных действующим законодательством РФ компенсационных выплат, связанных, в частности, с исполнением физическим лицом трудовых обязанностей, не подлежат обложению НДФЛ в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ. То есть в отношении таких доходов, как компенсация работникам за использование их личного транспорта в служебных целях, предусматривается законодательное установление соответствующих норм, однако Налоговый кодекс таких норм не содержит.
В Письме от 01.06.2007 N 03-04-06-01/171 Минфином высказано мнение о том, что, поскольку установления специальных норм компенсации в целях обложения НДФЛ Налоговым кодексом не предусмотрено, в этих целях следует применять нормы расходов на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, утвержденные Постановлением N 92, что не будет противоречить положениям п. 3 ст. 217 НК РФ. Напомним, что нормы, утвержденные этим постановлением, установлены для целей исчисления налога на прибыль.
При этом такие выплаты могут производиться в размерах, определенных соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме, как это предусмотрено ст. 188 ТК РФ.
Таким образом, на основании п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежит обложению НДФЛ сумма компенсации за использование личного транспорта работника, выплачиваемая ему в пределах норм, утвержденных Постановлением N 92.
В письмах УФНС по г. Москве от 18.09.2007 N 18-11/3/088756@, Минфина РФ от 26.03.2007 N 03-04-06-01/84 также указано, что выплата компенсации может производиться в размерах, установленных локальным нормативным актом организации. Однако сумма компенсации за использование личного транспорта работника, превышающая утвержденные нормы, подлежит обложению НДФЛ в установленном порядке.
Арбитражные суды придерживаются иного мнения. Например, в Постановлении ФАС СЗО от 23.01.2006 N А26-610/2005-210 отмечено, что Постановление N 92 устанавливает нормирование расходов исключительно для целей исчисления налога на прибыль.
Кроме того, указано, что в тех случаях, когда законодательство предусматривает применение нормативов, установленных для исчисления одного налога, к другому налогу, используется прямая отсылка к положениям, установленным для соответствующего налога. В ст. 217 НК РФ такая отсылка к нормам гл. 25 НК РФ отсутствует. Поэтому в данной ситуации невозможно применение налогового законодательства по аналогии, поскольку это противоречило бы положениям ст. 3 НК РФ, согласно которым акты законодательства о налогах и сборах должны быть сформулированы таким образом, чтобы каждый точно знал, какие налоги (сборы), когда и в каком порядке он должен платить. Любые неустранимые сомнения, противоречия и неясности актов законодательства о налогах и сборах должны толковаться в пользу налогоплательщика.
Следовательно, установленный соглашением работника с работодателем размер компенсации и является нормой, в пределах которой она освобождается от обложения НДФЛ. Однако указанная позиция может привести к спору с налоговыми органами.
Единый социальный налог. Согласно ст. 238 НК РФ не подлежат обложению ЕСН все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с возмещением расходов. Аргументы, приведенные выше в целях исключения компенсационных выплат из налоговой базы по НДФЛ, применимы и при освобождении данных выплат от обложения ЕСН. Кроме того, суммы компенсаций, превышающие законодательно установленные нормы, также не облагаются ЕСН, поскольку не учитываются при налогообложении прибыли (п. 3 ст. 236 НК РФ).
На основании вышесказанного можно сделать следующий вывод. Работнику, использующему в командировке личный автотранспорт, все затраты по его эксплуатации возмещаются выплатой компенсации. Такое оформление отношений по возмещению затрат по использованию личного транспорта работника, как выплата компенсации, можно предусматривать в том случае, когда нормируемая сумма покрывает затраты по содержанию этого транспорта. Предъявлять к возмещению какие-либо дополнительные расходы (по проезду до места командировки и обратно) в этом случае не следует. Даже если возмещение таких расходов предусмотрено коллективным договором учреждения, их сумма не может быть учтена при расчете налога на прибыль.