Как в договоре аренды прописать оплату коммунальных услуг напрямую поставщикам для учета в расходах по АУСН?

Здравствуйте.

Коммунальные платежи можно учитывать в расходах по АУСН «Доходы минус расходы», если они экономически обоснованы, фактически оплачены вами и документально подтверждены. При оплате напрямую поставщикам по договорам, заключенным арендодателем, существует риск: налоговый орган может расценить платеж как оплату чужих обязательств, а не как ваш расход.

Правовое обоснование
ст. 346.14 НК РФ — при АУСН «Доходы минус расходы» налоговая база определяется как доходы, уменьшенные на расходы;
ст. 346.20 НК РФ — установлен перечень расходов, учитываемых при АУСН;
пп. 5 п. 1 ст. 346.16, пп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ — коммунальные услуги, потребленные в предпринимательской деятельности, относятся к материальным расходам;
п. 2 ст. 346.17 НК РФ — расход учитывается после его фактической оплаты;
ст. 252 НК РФ — расход должен быть обоснован, документально подтвержден и направлен на получение дохода.
Риск текущей редакции
Формулировка «коммунальные платежи являются компенсацией затрат Арендодателя» невыгодна: она указывает, что расход несет арендодатель, а вы лишь возмещаете его затраты. При отсутствии у вас договора с поставщиком налоговый орган может исключить такие суммы из расходов.

Рекомендуемая формулировка
3.5. Коммунальные услуги, потребляемые Арендатором в Помещении, оплачиваются Арендатором самостоятельно и не входят в состав арендной платы.

3.6. Арендатор оплачивает коммунальные услуги непосредственно поставщикам на основании счетов, расчетов и иных документов, предоставляемых Арендодателем. В назначении платежа указываются период, адрес помещения, номер договора аренды и основание оплаты.

3.7. Арендодатель ежемесячно передает Арендатору копии счетов поставщиков, сведения о показаниях приборов учета и расчет стоимости услуг с указанием объема, тарифа и суммы.

3.8. Стоимость услуг определяется по показаниям приборов учета Арендатора, а при их отсутствии — соразмерно площади Помещения по согласованному Сторонами порядку.

3.9. Указанные платежи являются расходами Арендатора на оплату коммунальных услуг, потребляемых им в предпринимательской деятельности, а не возмещением расходов Арендодателя.

 
 
Что подтвердит расход
Сохраняйте ежемесячно:

счет, квитанцию или платежный документ поставщика;
расчет арендодателя с показаниями счетчиков, объемом, тарифом и суммой;
платежное поручение и банковскую выписку;
акт (расчет) потребления коммунальных услуг, подписанный сторонами.
Вывод
Включить коммунальные платежи в расходы по АУСН можно, но необходимо изменить договор: исключить формулировку о «компенсации затрат Арендодателя», закрепить самостоятельную оплату услуг арендатором и обеспечить полный комплект подтверждающих документов.

Здравствуйте Александр!

Для учета коммунальных платежей в расходах по АУСН (доходы-расходы) при прямой оплате поставщикам услуг (без прямых договоров с ними) необходимо переквалифицировать эти платежи в переменную часть арендной платы и зафиксировать исполнение обязательства третьим лицом.

Ваша текущая формулировка (п. 3.5) содержит термин «компенсация затрат», а условия оплаты (п. 3.7) предполагают расчеты с самим Арендодателем. Для ФНС прямая оплата чужих счетов без специального условия выглядит как гашение долга за третье лицо, что исключает расходы. При АУСН затраты подтверждаются строго по банковской выписке (на основании назначений платежей). Чтобы банк и налоговая пропустили расход, деньги должны уходить поставщику в счет вашей арендной платы.

Изменения в договор (Дополнительное соглашение)

Необходимо изложить пункты в следующей редакции:

«3.5. Арендная плата состоит из постоянной и переменной частей. Переменная часть арендной платы эквивалентна стоимости коммунальных услуг (электроснабжение, водоснабжение, водоотведение), потребленных Арендатором за расчетный месяц по показаниям приборов учета, а также стоимости теплоснабжения и содержания фонда соразмерно арендуемой площади.

3.6. Обязанность Арендатора по оплате переменной части арендной платы исполняется путем перечисления денежных средств напрямую на расчетные счета ресурсоснабжающих организаций (поставщиков услуг) в соответствии со статьей 313 ГК РФ за Арендодателя. Основанием для оплаты являются счета поставщиков и расчет переменной части, предоставляемые Арендодателем.

3.7. Арендодатель обязуется до 5 числа месяца, следующего за расчетным, предоставить Арендатору копии счетов поставщиков и письменное поручение на оплату этих счетов в адрес третьих лиц. Арендатор перечисляет средства поставщикам в течение 10 банковских дней. В назначении платежного поручения Арендатор указывает: «Оплата за [Наименование Арендодателя] по договору [№ и дата договора с поставщиком] в счет переменной арендной платы по договору аренды [№ и дата вашего договора]».**»

Важные условия для признания расхода

1. Письменное поручение: Арендодатель должен ежемесячно выдавать вам письмо-поручение (либо это прописывается жестко в договоре, как в п. 3.6), где указывает реквизиты поставщиков и суммы.

2. Первичка: У вас обязаны быть копии счетов коммунальщиков, расчет арендодателя и платежка с верным назначением.

Ссылки на законы и нормативные акты

• Статья 313 Гражданского кодекса РФ (пункт 1): Регламентирует исполнение обязательства третьим лицом. Позволяет арендатору легально платить по счетам арендодателя напрямую поставщикам услуг, если такая обязанность возложена на него договором.

• Статья 616 Гражданского кодекса РФ (пункт 2): Устанавливает обязанность арендатора поддерживать имущество в исправном состоянии и нести расходы на его содержание (включая коммуналку), если иное не установлено законом или договором.

• Статья 6 Федерального закона № 17-ФЗ от 25.02.2022 (об АУСН): Определяет правила признания расходов при АУСН. Расходы должны быть обоснованы, направлены на получение дохода (ст. 252 НК РФ) и подтверждены банком. Оплата за третьих лиц признается расходом только при условии, что она является формой расчетов за аренду бизнеса.