Допустимо ли изменение даты приёма на работу при фактическом допуске сотрудника?

Кира, переносить дату приёма с 08.07 на 10.07 нельзя. Это не исправит просрочку ЕФС-1, а добавит недостоверные кадровые сведения и неучтённые два дня работы. Правильный выход — сохранить фактическую дату 08.07, немедленно подать ЕФС-1 с этой датой и провести оплату 08–09.07 через бухгалтерию учреждения.

Трудовые отношения возникли 08.07. Фактический допуск к работе создаёт их независимо от последующего оформления (ст. 16 и 67 ТК РФ), а у Вас есть ещё более сильное доказательство — приказ о приёме от 08.07.2026. Изменение даты задним числом этому факту не противостоит, а лишь создаёт противоречие между приказом, табелем, свидетельствами коллег, доступом сотрудника на рабочее место и сведениями СФР.

Расчёт срока ЕФС-1 такой:

1. Приказ издан 08.07.2026, в среду.
2. Сведения о приёме подаются не позднее следующего рабочего дня — 09.07.2026, в четверг (подп. 2 п. 5 ст. 11 Закона № 27-ФЗ).
3. Подача 13.07 уже будет просроченной, но в ней всё равно нужно указать реальную дату приёма 08.07.
4. Дата 10.07 могла бы дать следующий рабочий день 13.07 только при реальном приёме 10.07. Подмена факта законом не допускается.

За несвоевременные или недостоверные сведения о трудовой деятельности ответственному должностному лицу грозит предупреждение либо штраф от 300 до 500 рублей по ч. 2 ст. 15.33.2 КоАП РФ. Но более существенный риск создаёт не сама краткая просрочка, а сознательное оформление фиктивной даты и выплата зарплаты вне учёта: это может повлечь ответственность за нарушение трудового законодательства по ст. 5.27 КоАП РФ, а также налоговые и страховые претензии.

Платить за 08–09.07 личными деньгами делопроизводителя нельзя. Обязанность выплатить зарплату лежит на работодателе — муниципальном учреждении (ст. 22, 136 ТК РФ). Эти дни нужно отразить в табеле, начислить зарплату, удержать НДФЛ, начислить страховые взносы и выплатить из средств учреждения. Передача личных денег не заменит заработную плату и не сформирует правильные сведения учёта.

Безопасный порядок:

1. Не издавать приказ о переносе даты; если уже издан — отменить его отдельным приказом.
2. Оставить в силе приказ от 08.07 и трудовой договор с началом работы 08.07.
3. Составить служебную и объяснительную записки о причине пропуска срока, сохранить журнал СБИС и распределение обязанностей.
4. Немедленно направить подраздел 1.1 ЕФС-1 с мероприятием «ПРИЁМ», датой 08.07 и реквизитами первоначального приказа.
5. Включить 08–09.07 в табель и провести оплату бухгалтерией в общем порядке.
6. Если сведения с датой 10.07 уже отправлены, подать отменяющие и затем правильные сведения по порядку СФР.

Персональная ответственность заведующего, бухгалтера и делопроизводителя не возникает «на троих» автоматически: проверяют, кто принял решение, кто обязан был подать сведения и кто заведомо оформлял недостоверные документы.

ЕФС-1 с датой 10.07 уже отправили или пока есть только устное предложение изменить документы?