Как на это посмотрит налоговая

Здравствуйте!

В вашей ситуации важно разделить два вопроса — бухгалтерский учет в 1С: Бухгалтерия и налоговые риски из-за расчетов наличными.

Когда в 2023 году ИП приобрёл у ООО несколько объектов недвижимости, каждый объект должен был быть поставлен на учет как отдельное основное средство: здание А, склад В, столовая С, объект незавершённого строительства, сооружение коммунального хозяйства и земельный участок. В программе это обычно проводится через поступление основных средств с последующей постановкой на учет.

Далее, если в 2024 году была проведена реконструкция и фактически часть объектов перестала существовать (например, склад и столовая были демонтированы или включены в реконструкцию здания А), то в бухгалтерском учете такие объекты списываются как ликвидированные или включаются в стоимость реконструкции. Как правило, это делается через операцию списания основного средства, а затраты на реконструкцию отражаются как капитальные вложения с последующим увеличением стоимости оставшегося объекта — здания А. В итоге на учете остаются те объекты, которые фактически существуют: здание А (с увеличенной стоимостью после реконструкции), земельный участок и сооружение коммунального хозяйства.

Что касается наличной оплаты. По законодательству прямого запрета на оплату наличными между ИП и организацией нет, однако существует ограничение по расчетам наличными между хозяйствующими субъектами — не более 100 000 рублей по одному договору согласно правилам наличных расчетов Банка России. Если суммы были значительно выше и прошли наличными, налоговая может задать вопросы о соблюдении этого ограничения и о подтверждении источника денежных средств.

Теперь о подотчете. Формально ИП и его деньги юридически не разделяются так, как у организации. Поэтому выдавать самому себе деньги «под отчет» ИП не обязан. Обычно такие расходы просто отражаются как расходы предпринимателя на приобретение имущества при наличии договора, акта передачи и расписки или кассовых документов от ООО. Поэтому схема «ИП выдает деньги самому себе под отчет» в данном случае выглядит искусственной и обычно не применяется.

Если документы на покупку есть (договор, акт приема-передачи, расписка или приходный кассовый ордер), налоговая, как правило, смотрит прежде всего на реальность сделки и наличие имущества. Но из-за наличных сумм выше лимита вопросы действительно могут возникнуть, поэтому важно, чтобы все первичные документы были оформлены корректно и подтверждали фактическую передачу денег и имущества.

Если ситуация вызывает беспокойство, это нормально — подобные реконструкции и объединения объектов в учете встречаются часто, и при аккуратном оформлении документов обычно удаётся спокойно обосновать все операции.

С наилучшими пожеланиями, Хабас Феликсович.

Здравствуйте, Эдуард!

Основная проблема даже не в том, как провести операции в 1С, а в том, как подтвердить расходы перед налоговой, особенно при оплате наличными и при реконструкции, в результате которой часть объектов «исчезла».

 
1. Приобретение объектов за наличные: как подтвердить расходы
Для ИП на любой системе налогообложения (УСН, ОСНО) расходы на приобретение основных средств (здания, склады, земельный участок) принимаются к учету только при наличии надлежащих первичных документов:

• договор купли-продажи;
• акт приема-передачи (форма № ОС-1 для зданий);
• документы, подтверждающие оплату: квитанция к приходному кассовому ордеру (ПКО) продавца с его печатью (если продавец — ООО, оно обязано выдавать ПКО) или иной документ, удостоверяющий передачу денег (расписка, товарный чек, БСО).

Если у вас нет надлежаще оформ

ленных ПКО или иных документов, подтверждающих, что деньги переведены в кассу продавца, налоговая не признает расходы. Это повлечет доначисление налога (при УСН — 6–15% от суммы непринятых расходов, при ОСНО — налог на прибыль или НДФЛ).

Как это должно выглядеть в идеале: ИП снимает деньги с расчетного счета (или вносит их в кассу ИП), затем выдает их под отчет самому себе (как директору) на приобретение ОС, после чего покупатель (ООО) выдает ПКО, а ИП составляет авансовый отчет. Тогда у вас будет полная цепочка.

 
2. «Сам себе под отчет»: как налоговая оценит
Выдача денег под отчет самому себе — не запрещена. ИП вправе выдавать себе наличные из кассы на хозяйственные нужды, в том числе на приобретение основных средств. Но для этого необходимо соблюдать кассовую дисциплину:

оформить приказ о направлении в командировку или о выдаче денег на хозяйственные нужды (для ИП без работников — допустимо);
после приобретения составить авансовый отчет с приложением всех подтверждающих документов (договоры, акты, ПКО продавца);
если деньги выдавались из кассы, должен быть оформлен расходный кассовый ордер.
Если вы просто «переложили» наличные из личного кармана в кассу ИП (или наоборот) без документов, налоговая может посчитать это необоснованным расходом и снять его из налоговой базы.

Если документы по приобретению были оформлены с нарушениями, сейчас их уже не исправить (сделка была в 2023 году). Но для реконструкции и последующего учета вы должны иметь безупречные первичные документы.

 
3. Реконструкция и списание объектов
В 2024 году вы провели реконструкцию, в результате которой исчезли объекты:

• Склад В (8 млн руб.)
• Столовая С (7 млн руб.)
• Объект незавершенного строительства Д (3 млн руб.)

В налоговом учете это должно быть отражено как:

А) Списание объектов (если они были демонтированы/ликвидированы)

Составляется акт о ликвидации основных средств (форма № ОС-4).
Остаточная стоимость списывается на расходы (при УСН — в том налоговом периоде, когда произошла ликвидация, при ОСНО — как внереализационные расходы).

Б) Увеличение стоимости реконструируемого объекта (здания А)

Затраты на реконструкцию (включая стоимость материалов, работ, возможно, части стоимости ликвидированных объектов, если они не были самостоятельными) увеличивают первоначальную стоимость здания А.
Реконструкция должна быть оформлена актами по форме № ОС-3 (акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов).
Если вы не оформили эти документы, налоговая не примет расходы на реконструкцию, а также может переквалифицировать списанные объекты как реализованные (что повлечет налог на их стоимость).

 
4. Как на это посмотрит налоговая
При выездной или камеральной проверке налоговая обратит внимание на:

Отсутствие ПКО от ООО-продавца. Если оплата наличными была, но не подтверждена кассовыми документами продавца, расходы снимут.
Нарушение кассовой дисциплины — если вы не оформляли выдачу денег под отчет, а просто использовали личные наличные, налоговая может посчитать, что расходы не подтверждены.
Неправильное оформление реконструкции — если вы не списывали объекты, которые перестали существовать, они будут числиться на балансе, и налоговая может начислить налог на имущество (если вы на ОСНО) или посчитать, что вы скрыли доход от их реализации.
Налог на добавленную стоимость (если вы на ОСНО) — при продаже объектов или списании может возникнуть обязанность восстановить НДС.
 
5. Срочно восстановите первичные документы:

Запросите у продавца (ООО) копии квитанций к приходным кассовым ордерам на всю сумму, если они были выписаны. Если не были — попросите предоставить заверенные копии кассовой книги за период.
Составьте авансовый отчет по каждой покупке, приложив копии договоров, актов, ПКО.
Если деньги выдавались из кассы ИП, оформите расходные кассовые ордера.

Оформите реконструкцию:

Составьте акты о ликвидации объектов (формы ОС-4) с указанием причины — демонтаж в связи с реконструкцией.
Оформите акт приемки-передачи здания А после реконструкции (ОС-3) с увеличением его стоимости на сумму затрат.
Если в результате реконструкции изменилась площадь или характеристики, внесите изменения в технический паспорт и уведомите Росреестр.
Проверьте налоговую базу:

Если вы на УСН «доходы минус расходы» и ранее заявили расходы на покупку склада, столовой, незавершенки, но потом их списали, возможно, налоговая пересчитает базу. Проконсультируйтесь с бухгалтером по корректировке учета.
В 1С операции должны быть отражены:

Приобретение ОС — документом «Поступление основных средств».
Реконструкция — документом «Модернизация ОС» с увеличением стоимости.
Списание ОС — документом «Списание основных средств».
 
Поскольку в вашем вопросе не хватает данных о том, на какой системе налогообложения вы находитесь, были ли у продавца выданы ПКО, и как именно оформлялась реконструкция, точный алгоритм действий может измениться. Для гарантии результата необходимо изучить ваши документы и провести сверку с актуальной судебной практикой по подобным налоговым спорам.

Если вам нужна помощь в оформлении документов по приобретению, реконструкции, составлении авансовых отчетов или юридическом анализе вашей ситуации для минимизации налоговых рисков, нажмите на кнопку «Общаться в чате» рядом с моим фото или перейдите по ссылке:

https://pravoved.ru/lawyer/4343700/

С уважением, адвокат Анастасия Чурсинова.