Как еще подстраховаться, к чему быть готовой?

Здравствуйте, Ирина.

Ситуация действительно неприятная и требует аккуратного поведения. Вы использовали чужие чеки, что является нарушением порядка оформления отчетных документов, даже если фактический перерасход топлива отсутствует. Давайте разберем риски и стратегию поведения.

Краткий анализ ситуации (почему это плохо выглядит со стороны)
Нарушение инструкции: Обычно в положении о командировках или отчетах написано, что чек должен подтверждать ваш расход. Чужой чек этого не гарантирует.
Разные номера карт: В глазах бухгалтера или службы безопасности это классический признак «сбора чеков». Если бы вы платили своими картами, номера в чеке должны совпадать с последними цифрами ваших карт (их легко сверить, если вы покажете карты). Вы не обязаны показывать карты, но отказ это сделать вызовет еще больше подозрений.
Юридический риск: Формально, приложив чужой чек, вы подтверждаете расход, которого не несли. Если вам возместят деньги по чужому чеку, это может быть расценено как попытка хищения (пусть и неудачная, если сумму пересчитают), либо как подлог (предоставление заведомо ложных сведений). Хотя пробег совпадает, это ваше объяснение, а не официальный документ.
Что делать прямо сейчас?
Главное правило: не усугубляйте ситуацию ложью, которую легко проверить.

Если вас вызовут на беседу, придерживайтесь следующей линии поведения.

1. Линия защиты: «Техническая ошибка и невнимательность»
Это самая безопасная стратегия, если у вас нет доказательств оплаты этих конкретных чеков (например, списаний с карты). Признавать умысел («я специально взяла чужие чеки») нельзя.

Что говорить: «Я оплачивала заправки своими картами. В какой-то момент, торопясь (или из-за того, что терминал самообслуживания сбил), я перепутала чеки. Вместо того, чтобы взять свой, я автоматом взяла лежащие рядом чужие. Я не проверила чеки перед сдачей отчета, в этом моя ошибка. Все недостающие чеки у меня есть, я могу их найти и предоставить позже, либо готова написать объяснительную и переделать отчет, исключив эти «чужие» чеки и оставив только те, которые точно мои».
Зачем это нужно: Вы признаете факт ошибки (не тот чек), но не признаете умысел на обман. Показываете готовность все исправить.
2. Что делать с номерами карт, если спросят?
Ни в коем случае не говорите: «У меня много карт, одна из них точно подходит под эти цифры». Это легко проверить.
Ваша позиция: «Я не помню наизусть номера всех своих карт, которыми расплачивалась в тот день. Я не обязана помнить последние цифры карт, так как оплата проходила давно. Если требуется идентификация, я могу предоставить выписки со счетов по этим картам (если, конечно, оплата была именно с них). Но поскольку я признаю, что могла перепутать чеки, проще переделать отчет».
Важный нюанс: Если вы предоставите выписки по своим картам, и там не будет чеков на эти суммы, это докажет обман. Поэтому лучше уходить от темы конкретных номеров карт к тезису «ошибка в чеке, давайте исключим эти строки из отчета».
3. Как подстраховаться (аргументы «за» вас)
Подготовьте документы, которые косвенно подтвердят вашу добросовестность:

Путевые листы / данные ГЛОНАСС/GPS: Распечатайте отчет по пробегу за этот период. Покажите, что общий километраж соответствует общему объему списанного топлива (включая спорные чеки). Это ваш главный козырь. Скажите: «Да, я ошиблась с чеками, но машина реально ездила, топливо было потрачено в служебных целях, перерасхода или недостачи нет. Моя вина только в невнимательности при сборе документов».
Свои чеки: Если у вас есть другие чеки за этот период (пусть даже на меньшие суммы), держите их наготове, чтобы подтвердить, что вы вообще пользуетесь наличными/картами для заправки.
4. Чего не стоит делать
Не говорите: «Я не обязана показывать номера своих карт». Это звучит вызывающе и усилит подозрения. Лучше сказать: «Я не помню их, но если это критично для следствия, я готова поднять выписки, хотя это займет время».
Не говорите: «Ну пробег-то сошелся!» Это не аргумент для бухгалтерии, им важны первичные документы.
Возможные последствия и ваши действия
Если отчет примут после переделки: Это лучший сценарий. Соглашайтесь на любые условия: убрать спорные чеки, даже если придется доплатить за перерасход (если без них будет нехватка).
Если требуют объяснительную:

Пишите: «В связи с большим объемом работы и спешкой при сдаче отчета, мной были ошибочно приложены чеки, не относящиеся к моим расходам. Фактический расход топлива подтвержден путевыми листами. Готова предоставить корректные чеки или компенсировать разницу, если таковая будет выявлена после исключения ошибочных чеков из отчета». (Фраза «компенсировать разницу» показывает вашу добросовестность, даже если по факту разницы нет).
Если грозят дисциплинарным взысканием:

Взыскание (выговор, замечание) возможно за нарушение локального акта (Положения об отчетности). Это неприятно, но не смертельно.
Увольнение по статье за утрату доверия (п. 7 ч. 1 ст. 81 ТК РФ) возможно, если компания докажет, что вы пытались похитить деньги (предъявив чужой чек к оплате). Чтобы этого избежать, ваша линия защиты должна строиться на отсутствии умысла (ошибка) и отсутствии материального ущерба (пробег тот же, вы готовы убрать чеки и ничего не требовать за них).
Итоговая рекомендация
Будьте готовы честно признать факт невнимательности. Предложите конкретное решение: переделать отчет, исключив из него все «чужие» чеки, и принять фактический расход на себя (если после их исключения получится перерасход, возможно, придется его оплатить, чтобы закрыть вопрос). Демонстрация готовности понести ответственность за ошибку (пусть даже ценой доплаты) — лучший способ сохранить работу и избежать серьезных взысканий.

Напишите объяснительную в спокойном тоне, без паники, делая упор на случайность и соответствие пробега