Как заполняется в такой ситуации протокол?

Здравствуйте Ирина Сергеевна!

В ситуации, когда один из учредителей не может присутствовать на собрании (в том числе по причине конфликта), протокол о продлении полномочий директора составляется с учётом следующих правил. Ключевыми факторами являются положения устава ООО, кворум и порядок принятия решений, а также требования законодательства.

 Основные правила составления протокола

Протокол общего собрания участников ООО должен содержать обязательные сведения, предусмотренные п. 2 ст. 38.2 Закона №14-ФЗ. В него включаются:

дата и время проведения заседания;

место проведения (или указание на дистанционное участие без определения места);

общее количество голосов, которыми обладали участники общества; количество голосов, которыми обладали участники, присутствовавшие на заседании, а также количество голосов по каждому вопросу повестки дня;

повестка дня;

 основные положения выступлений по вопросам повестки дня (если проводилось заседание);

результаты голосования по каждому вопросу и принятые решения;

сведения о лицах, проводивших подсчёт голосов;

*сведения о лице, подписавшем протокол. 

Протокол подписывается председательствующим на общем собрании. Если решение принималось путём заочного голосования, документ подписывает лицо, осуществляющее функции единоличного исполнительного органа ООО, если иной порядок не предусмотрен уставом. 

Учёт отсутствия представителя ребёнка

Если представитель ребёнка (учредителя с долей 13%) не присутствует на собрании, это должно быть отражено в протоколе. Важно зафиксировать:

— факт отсутствия представителя;

-причину отсутствия (если она известна);

-способ уведомления отсутствующего участника о проведении собрания (например, направление письменного уведомления с указанием даты, времени, места проведения собрания и повестки дня). 

Отсутствие участника не препятствует проведению собрания и принятию решения, если соблюдён кворум. Кворум определяется уставом ООО, но по общему правилу собрание считается состоявшимся, если на нём присутствует более половины участников общества. В вашем случае, если учредитель с долей 50% присутствует, кворум обеспечен, так как его доля превышает 50% от общего числа голосов (без учёта доли общества в 37%, которая обычно не участвует в голосовании как участник). 

 Принятие решения

Для продления полномочий директора, если иное не предусмотрено уставом, достаточно простого большинства голосов от общего числа голосов участников общества. В вашем случае, если учредитель с долей 50% проголосует «за», решение будет принято, даже при отсутствии представителя ребёнка. 

В протоколе необходимо чётко указать результаты голосования:

 количество голосов «за»;

количество голосов «против» (если есть);

количество воздержавшихся (если есть).

Если представитель ребёнка ранее выражал несогласие с продлением полномочий директора, это можно отразить в протоколе с указанием причин (если они известны).

С 2024 года решение о продлении полномочий директора требует нотариального удостоверения. Это правило действует независимо от количества учредителей и способа принятия решения. Альтернативный способ подтверждения решения (например, подписание протокола всеми присутствующими участниками) возможен только если он заранее предусмотрен уставом ООО или ранее был утверждён нотариально удостоверенным решением общего собрания. 

Если в уставе не закреплён альтернативный способ, необходимо пригласить нотариуса для удостоверения протокола. Нотариус проверит соблюдение процедуры проведения собрания, наличие кворума и правильность оформления документов. 

Убедитесь, что представитель ребёнка был надлежащим образом уведомлён о проведении собрания. Сохраните доказательства уведомления (например, копию письма с описью вложения, электронное письмо с подтверждением доставки).

Тщательно изучите устав ООО — в нём могут быть особые положения о порядке принятия решений, кворуме, распределении голосов и т. д. 

Здравствуйте! Протокол составляется по итогам собрания, на котором присутствовал учредитель с 50% + представитель общества (37%). Вместе — 87%, что достаточно для принятия решений (если устав не требует иного). В протоколе укажите: повестку, список присутствующих, результаты голосования («за» — 87%, «против» — 0, отсутствует — 13%). Решение считается принятым. Обязательно приложите документы, подтверждающие извещение всех участников о собрании (в т.ч. законного представителя ребёнка). Это защитит от оспаривания.
Если остались вопросы или нужна помощь с составлением документа — смело пишите мне в чат (Общаться в чате).