В 2020 году у меня в организации, путем электронной инвентаризации вышла задолженность по ГСМ в большом объеме. Документально бухгалтерия эту задолженность доказать не могла. Теперь в течении нескольких лет, ежегодно в ходе инвентаризации выходит эта задолженность. Юриста в организации нет. Как списать эту задолженность, чтобы и организация и работник не пострадали и остались без претензий друг к другу.
Добрый день, Анатолий!
По вашей ситуации с задолженностью по ГСМ, которая выявляется при инвентаризации, могу предложить следующие варианты решения:
1. Списание задолженности за счет организации:
— Согласно п. 2 ст. 266 НК РФ, безнадежными долгами признаются долги с истекшим сроком исковой давности (3 года по ст. 196 ГК РФ)
— Организация может списать задолженность на основании приказа руководителя и акта инвентаризации расчетов
— Основание: п. 77 Положения по ведению бухгалтерского учета (Приказ Минфина №34н)
2. Проведение служебного расследования:
— Если бухгалтерия не может документально подтвердить задолженность, необходимо создать комиссию для выяснения причин
— По результатам расследования составить акт с выводами о причинах возникновения задолженности
— На основании акта руководитель может принять решение о списании задолженности как ошибочно начисленной
3. Оформление соглашения с работником:
— Если есть основания полагать, что задолженность реальна, можно заключить соглашение о добровольном погашении части суммы работником
— Оставшуюся часть списать за счет организации
— Такое соглашение защитит интересы обеих сторон и предотвратит возможные претензии
4. Корректировка учетных данных:
— Если задолженность возникла из-за технической ошибки при электронной инвентаризации, можно оформить бухгалтерскую справку о корректировке
— Основание: п. 18 ПБУ 22/2010 «Исправление ошибок в бухгалтерском учете и отчетности»
Важно: списание задолженности не должно нарушать интересы организации и может быть оспорено контролирующими органами, если будет расценено как причинение ущерба. Рекомендую документально оформить все действия и обосновать экономическую целесообразность списания.
Удачи в делах!
