По определенным причинам решили отказаться от банкетного зала, сообщив об этом арендодателю 14.02.2025

Согласно условиям Вашего договора 

В случае отказа Арендатора от забронированных помещений по ЛЮБЫМ причинам Арендодатель   удерживает фактически понесенные расходы (все авансовые платежи на дату отказа). 

Он может заявлять требование о возмещении ему упущенной выгоды (не о возмещении  фактически понесенные расходов), как возмещения убытков, согласно ст. 15 ГК РФ, ссылаясь на то, что у Вас договор аренды, и Вы отказываетесь от исполнения договора. 

В соответствии с данной статьей 

Под убытками понимаются расходы, которые лицо, чье право нарушено, произвело или должно будет произвести для восстановления нарушенного права, утрата или повреждение его имущества (реальный ущерб), а также неполученные доходы, которые это лицо получило бы при обычных условиях гражданского оборота, если бы его право не было нарушено (упущенная выгода).

Вы можете ссылаться на то, что между Вами заключен договор оказания услуги по предоставлению банкетного зала и номеров для проживания, и никаких расходов лицо не понесло, не представлено доказательств этого, и срок предоставления зала и номеров для проживания сентябрь 2025г

Говорит, что занятость даты- это фактические расходы

 В данном случае они ориентируются на условия договора, согласно которому

4.1. В случае отказа Арендатора от забронированных помещений поЛЮБЫМ причинам Арендодатель   удерживает фактически понесенные расходы (все авансовые платежи на дату отказа). 

Указывая на то, что внесенный авансовый платеж признается фактическими расходами.

В договоре у Вас прописано, что 

3.3 Ввиду того, что Арендодатель после получения заказа от Арендатора приступает к бронированию Банкетного зала,  Арендатор уплачивает в день подписания договора Арендодателю аванс в размере    10000                                (                                                                                                                    )рублей,  50 % за месяц до банкета при подписании Банкетного договора ( с учетом аванса), оставшуюся сумму накануне банкета, а именно

 «      »                                  2024 г.

Таким образом, внесенная Вами сумма до начала банкета рассматривается как аванс.

По смыслу ст. 421 ГК РФ стороны вправе определить в договоре любые условия.

4. Условия договора определяются по усмотрению сторон, кроме случаев, когда содержание соответствующего условия предписано законом или иными правовыми актами (статья 422).

Аванс по своей правовой природе является предварительным платежом, не выполняющим обеспечительной функции, поэтому независимо от причин неисполнения обязательств сторона, получившая соответствующую сумму, обязана его вернуть.

Исключение составляют случаи, когда авансовый платеж, когда  в самом договоре  предусмотрено, что он удерживается в качестве неустойки или в качестве отступного.

Мера об удержании аванса, у Вас указана в разделе ответственности, что делает возможным применить его в качестве ответственности за досрочное расторжение договора.

Тут спор будет сводиться к доказыванию того, что аванс в указанном контексте не рассматривается как неустойка или отступное при расторжении договора.