Как написать объяснительную и защитить себя при обвинении в присвоении внутренних документов работодателя

Добрый день!

Вы сотрудник кадровой службы на этом предприятии?

Вы отсканировали документы и копии забрали и вынесли с предприятия?

Добрый день!

В один из дней муж попросил меня отсканировать его объяснительные себе и забрать, на случай если будет необходимо предоставить их в суде

 Определимся для начала, является ли объяснительная записка документом, содержащим персональные данные.

Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных»
Статья 3: персональные данные — любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных

Объяснительная содержит:
— ФИО сотрудника;
— Должность;
— Сведения о трудовых отношениях;
— Причины и обстоятельства, по которым даётся объяснение.
Таким образом, объяснительная записка работника — это внутренний документ компании, которая содержит персональные данные работника (ФИО, должность, обстоятельства, которые могут касаться трудовых отношений). 

Однако важно понимать, что ваш муж является субъектом этих данных, то есть он имеет право на их обработку и использование в своих интересах. Вы действовали по его просьбе, что может быть расценено как законное основание для обработки его персональных данных.

Подскажите, пожалуйста, каким образом лучше поступить в данной ситуации, что возможно указать в объяснительной и как минимизировать вред для себя

 Для того, что ответить на данный вопрос, необходимо иметь ввиду, что согласно Федеральному закону № 152-ФЗ «О персональных данных», обработка персональных данных допускается с согласия субъекта данных (в данном случае — вашего мужа). Если он дал вам устное или письменное разрешение на копирование объяснительной, это может быть достаточным основанием. Вы не распространяли эти данные и не использовали их в коммерческих или иных целях, что минимизирует возможные претензии со стороны работодателя.

В объяснительной важно подчеркнуть, что вы действовали с согласия вашего мужа и не имели намерения нарушать правила компании или законодательство. Примерный текст:

«Я, [ФИО], работающая в должности [ваша должность], поясняю, что [дата] по просьбе моего мужа, [ФИО мужа], также сотрудника компании, отсканировала его объяснительные записки. Данные действия были совершены мной с его согласия и исключительно для целей сохранения копий документов, которые могут понадобиться для защиты его прав в случае возникновения трудового спора. Я не распространяла и не использовала эти документы в ущерб интересам компании или третьих лиц. Прошу учесть, что мои действия были продиктованы исключительно личными обстоятельствами и не связаны с выполнением моих должностных обязанностей.»

Аргументы для защиты:
1. Согласие мужа: Подчеркните, что вы действовали с его согласия. Если возможно, попросите мужа написать заявление или дать письменное подтверждение, что он просил вас отсканировать документы.
2. Отсутствие ущерба: Укажите, что вы не использовали документы в ущерб компании и не передавали их третьим лицам.
3. Цель действий: Ваши действия были направлены на защиту прав вашего мужа, что является законным основанием для обработки персональных данных.

угрожает мне должностным расследованием

 Если работодатель инициирует должностное расследование, вы имеете право:

— Требовать ознакомления с материалами расследования.
— Предоставлять свои объяснения и доказательства (например, подтверждение согласия мужа).
— Привлекать свидетелей, если это необходимо.
— Если расследование проводится с нарушениями (например, без учета ваших объяснений), вы можете обжаловать его результаты.

Здравствуйте Анастасия.

… мы с мужем работаем в одной компании и в последний месяц его активно пытаются беспричинно уволить, в следствии чего начальник начал просить у него объяснительные по любому поводу. В один из дней муж попросил меня отсканировать его объяснительные себе и забрать, на случай если будет необходимо предоставить их в суде ( порядка 6 штук только за одну рабочую смену). Начальник увидел это по камерам и теперь угрожает мне должностным расследованием за присвоение внутренних документов компании и требует написать объяснительную уже меня.

Это действительно дисциплинарное нарушение, так как в таком порядке документы касающиеся работника не предоставляются по закону. и Вы насколько я полагаю согласно должностным обязанностям не уполномочены их выдавать.

Далее я продолжу в следующем ответе ниже.