Подскажите как грамотно поступить, чтобы все было верно?

День Добрый!

Ситуация такая: сотрудник имея корпоративную карту, делал закупки(заказ строительного материала) оплатил 40%(аванс) товара, остаток при получении. Товар должны были доставить в течении 14 раб/дней. Договор устный, оплачено картой ИП(чек есть).За два дня до окончании срока звоним спрашиваем как дела , будет ли в срок товар-узнаём что товара не будет, т.к. его даже не заказали, а в причина...обвинили моего сотрудника -он якобы не дал вовремя размеры. Я бы может и поверила, но сама лично контролировала процесс. Сотрудник мой изначально при оплате подал размеры, на основании них посчитали итоговую сумму товара-потом их сотрудник раза 3 приглашал моего для уточнения ему непонятностей в размерах. Как итог : сорвали поставку и дали новый срок( еще 14 рабочих дней), что было не приемлемо, т.к у нас тоже сроки строительства-пришлось отказаться от них и приобретать у других за короткие сроки. Деньги нам не вернули, не по просьбе не по заявлению- дали ответ что якобы они понесли потери и расходы. Товара от них мы не получили никакого, сроки они нарушили ссылаясь что мы виноваты-денег не вернули. Понимаю что нужно подавать заявление в арбитражный суд по месту их нахождения(крайне неудобно т.к другой регион).Подскажите как грамотно поступить , чтобы все было верно?