Как юридически грамотно оформить согласие с сотрудниками на их участие в книге со словами и фотографиями?

Добрый день.

Ольга, чтобы разместить фотографию работника на страницах книги, требуется получить его согласие.

Требования к его содержанию и особенности обработки персональных данных, разрешенных субъектом персональных данных для распространения, установлены ст. 10.1 Закона о персональных данных.

Это обусловлено следующем:

Под фотографией в книге вы будете скорее всего  указывать фамилию, имя, отчество (при наличии), должность работника.

Все это относится к персональным данным (п. 1 ст. 3 Закона о персональных данных)

Книгу вы планируете распространять третьим лицам, и подразумевается, что с персональными данными работника может ознакомиться неопределенный круг лиц.

Такие действия являются обработкой персональных данных в виде их распространения (п. п. 3, 5 ст. 3 Закона о персональных данных);

Распространять персональные данные работника вы можете только после того, как он даст специальное согласие. Оно оформляется отдельно от иных согласий работника на обработку персональных данных (п. 1.1 ст. 3, ч. 1 ст. 10.1 Закона о персональных данных).

Здравствуйте! Нужна ли подпись согласия на использование материалов сотрудников?
Да, согласие необходимо. Причины:

Фото — использование изображения человека регулируется ст. 152.1 ГК РФ. Без согласия нельзя публиковать фото, даже если оно было предоставлено добровольно.
Тексты сотрудников — если слова или тексты сотрудников можно трактовать как объект интеллектуальной собственности, для публикации потребуется разрешение (ст. 1270 ГК РФ).
Персональные данные — если материалы содержат фамилии, имена или иные идентифицирующие данные, их обработка (в том числе публикация) требует согласия на основании ФЗ № 152 «О персональных данных».
 
Составление согласия на публикацию
Общие положения:

Согласие можно оформить в письменной форме (бумажный вариант) или в электронной форме через корпоративный портал (например, сбор подписей электронной подписью).
Документ должен быть понятным, лаконичным, но содержать ключевые положения, чтобы защитить компанию от возможных претензий. Также могу составить Вам образец такого согласия.