4 Или достаточно платёжных поручений при оплате на расчётный счёт моего ИП?

Добрый день.

Для заказчиков информационных услуг (продавцов на торговой площадке) в целях бухгалтерского и налогового учета требуется наличие первичных документов, подтверждающих факт оказания услуг исполнителем, и факт оплаты оказанных услуг заказчиком. Система налогообложения заказчика значения не имеет. 

Требования к реквизитам первичных документов установлены ст.9 Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ (ред. от 12.12.2023) «О бухгалтерском учете».

Подтверждением факта оказания услуг обычно является Акт об оказанных услугах или Отчет об оказанных услугах, если обязанность по его составлению предусмотрена договором. Акт может не составляться при направлении заказчику счета-договора. Однако во избежание споров лучше оформить акт или отчет.

Факт оплаты услуг заказчиком при безналичных расчетах подтверждается выпиской с расчетного счета обслуживающего банка. Перевод денежных средств исполнителю может осуществляться путем оформления заказчиком платежного поручения на основании выставленного исполнителем счета на оплату или счета-договора, или без выставления счета, если в условиях договора будут указаны реквизиты и порядок внесения оплаты заказчиком.

Первичные документы, подтверждающие факт оказания услуг

Акт об оказанных услугах (акт сдачи-приемки), как правило, является основным подтверждением факта оказания услуг.

Законом не установлена форма акта. Вы можете разработать ее самостоятельно. Это вывод следует из п. 4 ст. 421 ГК РФ.

Если вы согласовали форму акта об оказании услуг в качестве приложения к договору, используйте именно ее. В этом случае вы сможете избежать споров о том, по какой форме должен составляться акт.

Если договор не содержит требований к форме акта, любая из сторон вправе составить его по удобной для нее форме. Как правило, акт составляет исполнитель и предлагает заказчику для подписания.

Вы можете использовать, например, форму:

•          определенную руководителем заказчика или исполнителя в соответствии с ч. 4 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете;

•          универсального передаточного документа. Ее можно дополнять любыми другими показателями (для отражения специальных условий сделок), в том числе необходимыми для выполнения требований к заполнению счета-фактуры (Письма ФНС России от 22.04.2019 N ЕД-4-15/7638, от 23.12.2015 N ЕД-4-15/22619).

Отчет об оказанных услугах также может быть подтверждением факта оказания услуг, если обязанность по его составлению предусмотрена договором.

В договоре можно предусмотреть обязанность исполнителя предоставлять отчет, например, ежемесячно. Такое условие особенно удобно для договоров, рассчитанных на долгосрочное сотрудничество, когда требуется детальный учет деятельности исполнителя (в том числе для расчета платы за услуги).

Обязательных требований к форме и содержанию отчета нет, стороны при желании могут определить их в договоре. Рекомендуем составлять отчет в виде одного документа и подробно перечислять все действия, которые исполнитель совершил в рамках оказания услуг.

Пример текста отчета исполнителя:

По состоянию на 31 января 2024 г. в рамках договора N РК/17 от 11 января 2024 г. исполнитель оказал следующие услуги:

·    подготовил программу маркетингового исследования, в которой определены этапы, технология и методология оказания услуг;

·    изучил качественные и количественные характеристики товаров, предлагаемых на рынке бытовой техники г. Нижнего Новгорода, аналогичных товарам, производимым заказчиком.

Приложение: заключение по результатам оказанных услуг — на 35 листах и usb-носителе емкостью 2 Гб.

Счет на оплату, счет-договор

Счет на оплату является документом, который повсеместно применяют в деловом обороте. Если стороны заключили договор, в котором указаны условия оплаты (срок, платежные реквизиты и др.) и сумма платежа, то выставлять счет на оплату не обязательно. Однако часто в договоры включают условие об оплате на основании выставленных счетов.

Иногда счет является договором. Это бывает, когда одна из сторон направляет другой стороне счет, который содержит все существенные условия договора и представляет собой оферту. Оплата по счету другой стороной в установленный в счете срок является акцептом, и договор считается заключенным в простой письменной форме (п. п. 1, 2 ст. 432, п. 3 ст. 434, п. 3 ст. 438 ГК РФ). Счет может быть акцептован и другими способами.

Утвержденной формы счета нет, поэтому состав реквизитов определите сами. Обычно счет на оплату выставляют, чтобы сообщить контрагенту свои банковские реквизиты, наименование, количество и цену товаров и услуг. Выставление счета может быть предусмотрено договором.

Первичным учетным документом счет, как правило, не является. В первую очередь, это документ, содержащий предложение об оплате и платежные реквизиты.

Можно выставить счет-договор (счет-оферту). Это удобно при разовых сделках, розничных продажах, небольших суммах и других случаях, когда не нужно согласовывать много условий.

В счете-оферте должны быть все условия договора, которые вы считаете существенными. Например, в счете-оферте укажите наименование оказанных услуг, цену и сумму, сроки оплаты, ИНН. Эти сведения нужны, чтобы принять решение покупать ли у вас услугу. Укажите и свои платежные реквизиты.

Оплата счета-оферты равнозначна заключению договора (ст. ст. 435, 438 ГК РФ).

Налогообложение исполнителя (ИП)

В случае, если объектом налогообложения по налогу, уплачиваемому в связи с применением УСН, являются доходы  индивидуального предпринимателя, налоговой базой признается денежное выражение доходов организации или индивидуального предпринимателя (п. 1 ст. 346.18 НК РФ).

При определении объекта налогообложения по налогу учитываются в том числе доходы (выручка) от реализации услуг, которые признаются по факту поступления денежных средств на счета в банках и (или) в кассу, получения иного имущества (работ, услуг) и (или) имущественных прав, а также погашения задолженности (оплаты) налогоплательщику иным способом (кассовый метод) (п. 1 ст. 248, ст. 249, п. 1 ст. 346.15, п. 1 ст. 346.17 НК РФ).

Поступление денежных средств за оказанные услуги до подписания акта оказанных услуг является авансом. Полученный аванс в счет оказания услуг вы должны учесть в составе доходов на дату его фактического получения (п. 1 ст. 346.15, п. 1 ст. 346.17 НК РФ, Письма Минфина России от 31.01.2020 N 03-11-11/6179, от 06.07.2018 N 03-11-11/47120, от 11.02.2015 N 03-11-06/2/5832, ФНС России от 11.07.2013 N ЕД-4-3/12514@). Например, когда деньги поступили в кассу или на ваш расчетный счет.

В целях исчисления «упрощенного» налога доходы признаются на день поступления денежных средств на счета в банках и (или) в кассу, получения иного имущества (работ, услуг) и (или) имущественных прав, а также погашения задолженности (оплаты) налогоплательщику иным способом (кассовый метод) (п. 1 ст. 346.17 НК РФ).

Алексей, добрый день!

1)Какие первичные документы необходимы продавцам, кроме договора?

 Если говорить о документах, составляемых при закупке товаров Вашими продавцами, то это договор о поставке товара между продавцом (первоначальным продавцом) и покупателем (продавцом на Вашем сайте), товарные накладные или УПД (универсальный передаточный документ). 

При продаже товаров покупателям в зависимости от продаваемого товара Ваши продавцы должны иметь документ, подтверждающий соответствие товара требованиям технических регламентов Таможенного союза (декларацию о соответствии либо сертификат соответствия продукции).

Что касается непосредственно отношений между Вами и продавцами, то составляются следующие документы: договор об оказании информационных услуг (он может быть в виде оферты, выложенной на Вашем сайте), акты оказанных услуг (но не обязательно, конкретно об акте ниже в ответе на следующий вопрос) или УПД.

2)Обязательны ли счета на оплату услуг? 3) Обязательны ли акты оказанных услуг? 4) Или достаточно платёжных поручений при оплате на расчётный счёт моего ИП?

Счета на оплату услуг и акты оказанных услуг не являются обязательными документами в соответствии с ГК РФ. Они могут не составляться, что вовсе не означает, что заказчик услуг не должен оплатить услугу и услуга не является оказанной.

Вместо акта оказанных услуг в договоре можно прописать: если в течение такого-то срока заказчик претензий по услуге не предъявит, она считается оказанной надлежащим образом.

В то же время счета на оплату услуг и акты оказанных услуг могут потребоваться продавцам, которые применяют ОСНО или УСН доходы минус расходы. Такие документ нужны, чтобы подтвердить расходы (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Если продавец применяет УСН доходы или НПД, то названные документы, как правило, ему не требуются, поскольку расходы такой продавец в налогооблагаемой базе не учитывает. 

Таким образом, составляете и предоставляете заказчику счет и/или акт, если он такой документ требует.

Платежные поручения это документы заказчика, подтверждающие оплату услуг через банк. Расходы заказчика они также подтверждают. Подтверждением зачисления денег от заказчика на Ваш счет будет выписка из банка.

5) Если акты оказанных услуг обязательны, то как быть с несоответствием оплат на расчётный счёт и списаниям по актам оказанных услуг?

 Акты могут могут составляться как до оплаты услуги, так и после, но всегда после того, как сами услуги оказаны. Акты подтверждают не оплату услуг, а факт оказания услуги. Поэтому, если в акте указана одна сумма по услугам, а на счет поступила иная сумма, то Вы можете истребовать с заказчика недостающую сумму, а также приостановить оказание услуг в силу п. 2 ст. 328 ГК РФ.