Здравствуйте, Валентина!
Исходя из ч. 2 ст. 155 ЖК РФ, возможны два варианта: либо рассылка платежных документов, либо размещение сведений о начислениях в информационных системах (ГИС ЖКХ или региональных аналогах).
Поскольку плату собственники обязаны вносить ежемесячно, соответственно, и информацию о начислениях до них должны доводиться ежемесячно.
Детали можно уточнить по Договору управления: им могут быть предусмотрены иные способы уведомления о начислениях.
То, что Вам прислали, — это уже досудебная претензия. Она содержит только сумму долга, но нет всех данных, которые должны быть в квитанции (тариф, объем потребления, начисления этого месяца, прошедшая оплата и т.д.).
Нет, столько экземпляров договора обычно не делают. Но он должен размещаться в ГИС ЖКХ, где Вы можете ознакомиться с условиями в любое время.