Как заключить и подписать соглашение, если наши ИП находятся в разных городах?

Здравствуйте Александр 

Одна сторона подписывает соглашение и отправляет заказным письмом с описью вложения. 

Другая сторона принимает и отправляет обратно оставляя у себя 1 экземляр . 

Согласно пп. «б» п. 8 Правил оказания услуг почтовой связи, утв. Приказом Минцифры России от 17.04.2023 N 382, регистрируемые почтовые отправления (заказные, в том числе пересылаемые в форме электронного документа, обыкновенные, с объявленной ценностью, где почтовое отправление, принимается оператором почтовой связи от отправителя с оценкой стоимости вложения, определяемой отправителем) принимаются оператором почтовой связи от отправителя с выдачей ему квитанции и вручаемые адресату (его уполномоченному представителю) с подтверждением факта вручения.

Либо использовать почтовые сервисы такие как сдэк и т.д 

Александр надеюсь смог вам помочь 

С уважением Давидьянц. А.Г.