В штате только глав бух и менеджер

Здравствуйте! В таком случаи управление переходит к наследникам, оперативные вопросы решаются через нотариуса. Подробно расписано здесь.

Мария, добрый день!

В случае смерти единственного учредителя и руководителя организации доля этого участника в уставном капитале ООО входит в состав его наследства. Как правило, свидетельство о праве на наследство выдается наследникам в любое время по истечении 6 месяцев со дня открытия наследства.
Если в составе наследства имеется имущество, требующее не только охраны, но и управления (именно таким имуществом является и доля в уставном капитале хозяйственного общества), то нотариус в качестве учредителя доверительного управления заключает договор доверительного управления этим имуществом. Могут быть и тонкости: если имеется завещание умершего, в котором он назначил исполнителя завещания (и при этом наследство открылось после 01.09.2018), то исполнитель завещания считается доверительным управляющим наследственным имуществом с момента выражения им согласия быть исполнителем завещания.
Доверительный управляющий (им может быть один из предполагаемых наследников) может представлять интересы ООО.
в сложившейся ситуации целесообразно связаться с нотариусом по месту открытия наследства бывшего учредителя ООО (вашего поставщика) для прояснения вопросов наследования доли в уставном капитале общества и учреждения доверительного управления наследственным имуществом. Именно так налоговая служба рекомендует поступать инспекциям в случае, если умер руководитель и единственный учредитель проверяемого ООО.