Здравствуйте, Иван! Эту деятельность регулирует Приказ Министерства спорта РФ от 20 февраля 2017 г. № 108«Об утверждении положения о Единой всероссийской спортивной классификации»
Ваш случай регулируется следующим образом: в случае подачи в Орган исполнительной власти или федеральный орган документов для присвоения спортивного звания, не соответствующих требованиям, Орган исполнительной власти или федеральный орган в течение 15 рабочих дней со дня их поступления возвращает их в региональную спортивную федерацию, физкультурно-спортивную организацию, организацию, осуществляющую спортивную подготовку, образовательную организацию или подразделение федерального органа, с указанием причин возврата.
В случае возврата документов для присвоения спортивного звания региональная спортивная федерация, физкультурно-спортивная организация, организация, осуществляющая спортивную подготовку, образовательная организация или подразделение федерального органа в течение 20 рабочих дней со дня их получения устраняют несоответствия и повторно направляют их для рассмотрения в Орган исполнительной власти или федеральный орган.
Таким образом, организация была обязана повторно отправить документы, не отправив, она нарушила закон. Вы можете написать исковое заявление в суд, потребовав обязать организацию, ответственную за отправку документов в Минспорта, к действиям.
Всего доброго!