Как в таком случае платить самозанятому и главное какой документ требовать

Здравствуйте.

Возмещение расходов самозанятому производится в рамках оплаты его услуг, отдельно от услуг возмещать расходы как работнику по ТК нельзя, так как отношения с самозанятым не регулируются ТК РФ.

Соответственно для учета выплаченных сумм в расходах организации вам обязательно нужен чек, одного акта недостаточно.

Можно ли учитывать расходы на основании акта об оказании услуг, который составляется по итогам месяца

Письмо ФНС России  от 20.02.19 № СД-4-3/2899

Это не допустимо. Чек, составленный плательщиком НПД (исполнителем, продавцом), является обязательным документом для учета расходов организации или ИП при определении налоговой базы (п. 8–10 ст.15 № 422-ФЗ от 27.11.18). Акт может послужить дополнительным документом для целей налогового учета (к примеру, если была предоплата), отражающим дату или период предоставления услуги.

Юлия! Добрый день!

ГК РФ Статья 309.2. Расходы на исполнение обязательства установлено, что

Должник несет расходы на исполнение обязательства, если иное не предусмотрено законом, иными правовыми актами или договором либо не вытекает из существа обязательства, обычаев или других обычно предъявляемых требований.

Исходя из приведенной нормы права, включить в договор пункт о том, то Вы обязуетесь возмещать документально подтвержденные расходы, понесенные им в связи с исполнением условий договора, однозначно необходимо.

Чек/иной документ, подтверждающий несение расходов ( например квитанцию от нотариуса за удостоверение копий документов), обязательно должен быть Вам предоставлен, причем из содержания этого документа должно следовать, что расходы понесены именно в связи с исполнением обязательств по договору.

Если у Вас возникли вопросы — задавайте, мы обязательно их обсудим.

С уважением, Екатерина.

Здравствуйте, Юлия.

В соответствии с п.8 ст.15 ФЗ от 27.11.2018 N 422-ФЗ организации на ОСНО не вправе учитывать при определении налоговой базы оплаты, по которым не выдан чек из приложения «Мой налог», (см. по данному вопросу также Письмо Минфина России от 26.03.2020 № 03-11-11/24008).

Соответственно требуете чек, а применяющий НПД включает в свою налоговую базу полученное Вами возмещение. Иного варианта нет.