Здравствуйте! В вашей ситуации можно поступить следующим образом. Получив письмо, нужно составить аргументированный ответ если Вы не согласны, или же хотите убедится в обоснованности суммы, подлежащей взысканию (это Ваше право), и в котором изложить все доводы о предоставлении документального подтверждения расчетов.
Что касается оценки ущерба, то Вы вправе были знать и присутствовать на такой оценке. Оценка ущерба проводиться с участием всех сторон, поскольку виновник может оспорить ее содержание, поэтому для предотвращения возможных споров, всегда стороны извещаются., а присутствие это уже их право.
Грамотно и аргументированно выработанная позиция, плюс юридическая помощь залог успеха!
В случае затруднений можете обратиться к юристу на платной основе.