Добрый день, Евгения! Документооборот зависит от вида транспорта и от типа услуг, предлагаемых клиентам.
Согласно ч. 2 ст. 720 ГК РФ сторонам предоставлена возможность удостоверить приемку оказанных услуг путем составления акта либо иного документа.
2. Заказчик, обнаруживший недостатки в работе при ее приемке, вправе ссылаться на них в случаях, если в акте либо в ином документе, удостоверяющем приемку, были оговорены эти недостатки либо возможность последующего предъявления требования об их устранении.
Согласно ч. 2 ст. 785 ГК РФ
…2. Заключение договора перевозки груза подтверждается составлением и выдачей отправителю груза транспортной накладной (коносамента или иного документа на груз, предусмотренного соответствующим транспортным уставом или кодексом).
Необходимость оформления путевого листа при перевозке грузов продиктована Федеральным законом от 08.11.2007 N 259-ФЗ (ред. от 18.03.2020) «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта». Путевые листы необходимы той организации, сотрудники которой фактически осуществляют работы на транспорте или спецтехнике. Путевые листы подтверждают, что техника работала, а не простаивала, а также являются документальным обоснованием расходов на ГСМ.
В соответствии с ч. 2 ст. 6 вышеуказанного Устава запрещается осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство. Формы путевых листов грузового автомобиля утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 N 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте»http://www.consultant.ru/docum...
Если для подтверждения расходов составляется только акт оказанных услуг, то в нем необходимо отразить более подробно информацию об оказанных услугах. Либо можно составить подробный отчет к акту. Составленные документы должны содержать обязательные реквизиты, установленные частью 2 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ (ред. от 26.07.2019) «О бухгалтерском учете» (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.01.2020)
2. Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:
1) наименование документа;
2) дата составления документа;
3) наименование экономического субъекта, составившего документ;
4) содержание факта хозяйственной жизни;
5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
http://www.consultant.ru/docum...
Для такого вида транспортных услуг, как перевозка, необходимы договор перевозки и товарно-транспортная накладная (ТТН). Организация-грузоотправитель обязана составить ТТН, которая и будет являться первичным документом для учета расходов на услуги перевозчика.
путевой лист является внутренним документом компании. Иными словами составляется для транспорта находящегося в вашей собственности. Если перевозчики будут наемные ИП и физ.лица, то вам оформлять путевые листы не нужно.