Здравствуйте Даниил!
Регистрация программ дл ЭВМ и Баз данных осуществляется Федеральным Институтом Промышленной собственности (ФИПС). Все рекомендации и порядок заполнения Заявления можно посмотреть на официальном сайте этой организации, туда же направить Заявление посредством использования соответствующего сервиса — вот ссылка www1.fips.ru/podacha-zayavki/
Вот ссылка на Рекомендации по регистрации (там же описан порядок заполнения Заявления)
www1.fips.ru/to-applicants/software-and-databases/ruc-evm-bd.pdf
Вот ссылка на формы Заявлений в ФИПС
www1.fips.ru/documents/formy-dokumentov/index.php#7
Касательно возможности использования программы (Базы данных) до регистрации и получения Патента — да это возможно. Основание п. 4 ст. 1259 ГК РФ.
Для сведения: п. 4 ст. 1259 ГК РФ
«Для возникновения, осуществления и защиты авторских прав не требуется регистрация произведения или соблюдение каких-либо иных формальностей. В отношении программ для ЭВМ и баз данных возможна регистрация, осуществляемая по желанию правообладателя в соответствии с правилами статьи 1262 Кодекса»