Здравствуйте Владислав.
могу ли я им как-то оформить их без официального трудоустройства?
К сожалению не можете. Фактические трудовые правоотношения у Вас действительно имеют место быть, но юридически они должны быть подтверждены в судебном порядке, т.е. факт таких трудовых правоотношений, что повлечет в свою очередь для Вас административную ответственность как за нарушение трудового законодательства, так и уход от уплаты налогово и страховых взносов на социальное и пенсионное страхование работников, выходит вы нарушаете законодательство не оформив официально работников, поэтому заявлять об этом уполномоченному органу не следует для получения пропуска, тем более Вам их не оформят, так как работники неофициальные.
В соответствии со статьей ТК РФ Статья 16. Основания возникновения трудовых отношений следует что:
Трудовые отношения возникают между работником и работодателем на основании трудового договора, заключаемого ими в соответствии с настоящим Кодексом.
Трудовые отношения между работником и работодателем возникают также на основании фактического допущения работника к работе с ведома или по поручению работодателя или его уполномоченного на это представителя в случае, когда трудовой договор не был надлежащим образом оформлен.
В соответствии со статьей КоАП РФ Статья 5.27. Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права следует что:
4. Уклонение от оформления или ненадлежащее оформление трудового договора либо заключение гражданско-правового договора, фактически регулирующего трудовые отношения между работником и работодателем, — влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от десяти тысяч до двадцати тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от пяти тысяч до десяти тысяч рублей; на юридических лиц — от пятидесяти тысяч до ста тысяч рублей.
Строго говоря, как буквально указано в п. 2 Порядка, утвержденного Постановлением администрации Владимирской области от 28.04.2020 г. № 255, «работодателем для сотрудников оформляется цифровой пропуск»…
То есть слово «работники» не упоминается, а указывается слово «сотрудники», которое, собственно говоря, в Трудовом кодексе РФ не раскрывается. Полагаю, что на данное обстоятельство также можно ссылаться. Во всяком случае, пока не выработано какой-либо практики применения данного нормативного правового акта.