Кассовый "под отчет" и закрытие ООО - нужна консультация

Здравствуйте, Геннадий.

Вот по-хорошему, Вам тут нужен опытный грамотный и главное «находчивый» бухгалтер, а не юрист.

1. Налоговая за все годы функционирования по этому поводу не задала никаких вопросов. Какая вообще процедура закрытия для такого ООО: сверяет ли кто-то кассу с движением денег по банковским счетам? Регулярные проверки или там финальная сверка, например?

Геннадий

В период ликвидации ООО должно будет предоставлять в ИФНС всю предусмотренную как и при обычной деятельности отчетность +промежуточный ликвидационный баланс, ликвидационный баланс, которые составляются на основе первичных бухгалтерских документов, в том числе и по подотчетным деньгам. При этом невозможно предугадать заранее, запросят ли авансовые отчеты и подтверждающие расходы документы. 

Основной риск кроется в следующем.

Критерии, которыми руководствуются налоговые органы при назначении выездных проверок, Вы можете посмотреть, например, в Приказе ФНС России от 30.05.2007 N ММ-3-06/333@ (ред. от 10.05.2012) «Об утверждении Концепции системы планирования выездных налоговых проверок», документ довольно-таки большой и весь его приводить здесь не имеет смысла, можете просмотреть самостоятельно, но скажем одним из критериев является

анализ показателей налоговой и (или) бухгалтерской отчетности налогоплательщиков, позволяющий определить значительные отклонения показателей финансово-хозяйственной деятельности текущего периода от аналогичных показателей за предыдущие периоды или же отклонения от среднестатистических показателей отчетности аналогичных хозяйствующих субъектов за определенный промежуток времени, а также выявить противоречия между сведениями, содержащимися в представленных документах, и (или) несоответствие информации, которой располагает налоговый орган;

Другими словами, если указать расход всего скопившегося подотчета в один период (а это видно по балансу), вопросы вполне могут возникнуть. 

2. Срок давности претензий налоговой в случае обнаружения этой разницы (кассовые отчеты с банковскими). Иными словами за какой период эту проблему решать: за 14 лет или за последние 1-3-5 лет?

Геннадий

Выездная проверка ограничивается 3 годами.-абз. 3 п. 10 ст. 89 НК РФ, но есть исключения

4. Предметом выездной налоговой проверки является правильность исчисления и своевременность уплаты налогов, если иное не предусмотрено настоящей главой.

В рамках выездной налоговой проверки может быть проверен период, не превышающий трех календарных лет, предшествующих году, в котором вынесено решение о проведении проверки, если иное не предусмотрено настоящим Кодексом.

В случае представления налогоплательщиком уточненной налоговой декларации в рамках соответствующей выездной налоговой проверки проверяется период,за который представлена уточненная налоговая декларация.

3. За какой период можно приходовать наличные расходы? Только текущий год?

Геннадий

Ранними периодами теоретически можно (объясняя тех.ошибками), но на практике нереализуемо и также нежелательно. Как указывал Минфин РФ в Письме от 15 декабря 2016 г. N 07-01-09/75282

В связи с письмом Департамент регулирования бухгалтерского учета, финансовой отчетности и аудиторской деятельности сообщает, что в соответствии с Регламентом Министерства финансов Российской Федерации, утвержденным приказом Министерства финансов Российской Федерации от 15 июня 2012 г. N 82н, Министерством не осуществляется разъяснение законодательства Российской Федерации, практики его применения, практики применения нормативных правовых актов Министерства, а также толкование норм, терминов и понятий по обращениям организаций, не рассматриваются по существу обращения организаций по оценке конкретных хозяйственных ситуаций.
Вместе с тем исходя из Положения по бухгалтерскому учету ПБУ 22/2010 «Исправление ошибок в бухгалтерском учете и отчетности», утвержденного приказом Минфина России от 28 июня 2010 г. N 63н, пересмотренная бухгалтерская отчетность, по нашему мнению, должна представляться исходя из обычаев делового оборота в разумные сроки после внесения в нее исправлений в соответствии с указанным Положением.
Директор Департамента
Л.З. Шнейдман

У Вас же, судя по всему, объяснить корректировку баланса ошибкой в принципе невозможно, так как подотчет «тупо висел в воздухе», не приходовался, и как следствие, скапливался, и срок приличный.

Поэтому ничего другого не остается, как приходовать текущими периодамм.

4. Может при невозможности решить проблему нормальным способом проще ООО положить на полку до истечения срока давности или ликвидировать (или ликвидация не способ снять с себя ответственность). Или закрываем кассу, сдаем отчеты все, а «подотчетные» деньги остаются на руках и тратятся на какие-то нужды пока «не закончаться» и после этого уже ООО закрываем.

Геннадий

Только вот какие нужды у ООО могут бытьпри отсутствии деятельности, да еще в таких объемах, что потратится все, что скопилось за 14 лет.

Приходовать средства проще при ведении деятельности.

1. Налоговая за все годы функционирования по этому поводу не задала никаких вопросов. Какая вообще процедура закрытия для такого ООО: сверяет ли кто-то кассу с движением денег по банковским счетам? Регулярные проверки или там финальная сверка, например?

Геннадий

Здравствуйте. По существу, речь о том, что промежуточный ликвидационный баланс будет содержать эту самую сумму подотчетную. А значит это подотчетное лицо либо будет восприниматься как получившее доход, подлежащий налогообложению (а ООО — будет налоговым агентом при этом), либо надо что-то придумывать, чтобы уменьшить данную подотчетную сумму до минимума или до нуля.

2. Срок давности претензий налоговой в случае обнаружения этой разницы (кассовые отчеты с банковскими). Иными словами за какой период эту проблему решать: за 14 лет или за последние 1-3-5 лет?

Геннадий

Собственно в любом случае, если подотчет сохранился за пределами сроков исковой давности, то это уже является основанием для начисления на данную сумму НДФЛ.  Следует вообще иметь в виду, что неподтвержденный документально расход в интересах ООО, то есть невозвращенный и невзысканный своевременно подотчет, по мнению ИФНС, является доходом работника, и с него нужно удержать НДФЛ. Это позиция изложена в Письме от 24.12.2013 № СА-4-7/23263, и судьи такой подход вполне поддерживают. Например можно посмотреть Постановление Президиума ВАС РФ от 05.03.2013 № 14376/12. Так что в принципе разницы нет и надо либо перекрывать подотчеты новыми, чтобы он был в рамках трехлетнего срока, либо начислять НДФЛ.

3. За какой период можно приходовать наличные расходы? Только текущий год?

Геннадий

Собственно разницы нет, но то, что находится за пределами срока исковой давности надо обновлять. Надо отметить при этом, что до внесения изменения в Указание ЦБ №3210-У в августе 2017 года выдача нового подотчета допускалась только при полном погашении задолженности по ранее полученным суммам. После этой даты такое требование было снято.

4. Может при невозможности решить проблему нормальным способом проще ООО положить на полку до истечения срока давности или ликвидировать (или ликвидация не способ снять с себя ответственность). Или закрываем кассу, сдаем отчеты все, а «подотчетные» деньги остаются на руках и тратятся на какие-то нужды пока «не закончаться» и после этого уже ООО закрываем.

Геннадий

Обновите подотчет и тратьте его на нужды организации представляя авансовые отчеты, если не хотите, чтобы появился НДФЛ, который должно уплатить ООО за подотчетное лицо.

Здравствуйте Геннадий.
Ваш вопрос в бухгалтерской практике является не очень сложным, так как встречается довольно-таки часто. Вопросами бухгалтерского учёта, МСФО я занимаюсь уже много лет и не только в России, в сети очень много информации обо мне, если вам интересно.
Теперь вернёмся к вашей ситуации. Я согласен с мнением одного из моих коллег, который уже успел ответить на ваш вопрос, что он больше ориентирован на опыт бухгалтера, а не юриста. Поскольку я тот и другой, постараюсь дать вам очень практический совет, основанный на моей более 20 лет бухгалтерской практики.
Собственники, менеджеры любят лазать в кассу, беря оттуда деньги на что угодно: перечень большой и очень бывает оригинальный. Несмотря на то, что бухгалтеры каждый раз кричат и рычат при подобных операциях, но их как правило никто не слушает. Рано или поздно встаёт вопрос об этих деньгах, точнее об операциях, которые выглядят как выданные подотчетные суммы чаще всего. Разница в сальдо счетов банка и кассы, на суммы выбранных денег, небольшая проблема. Деньги поступившие в кассу либо должны быть сданы в банк на счет, либо могли быть потрачены на другие цели, в зависимости от установленных правил учетной политики компании. Когда эту разницу вскрывают внешние аудиторы, при сверке сальдо счетов, то они обычно сразу говорят о налогах (НДФЛ) с этих денег, воспринимая, что кто-то из менеджеров получил фактически заработную плату, дополнительную. Если эту ситуацию вскрывают внутренние аудиторы, служба внутреннего контроля то сразу встаёт вопрос о корпоративном мошенничестве, пробелах в контрольной среде. Если эту ситуацию вскроет ФНС при проверке, то они просто сочтут это доходом физического лица и доначислят налог, в России это НДФЛ.
В своём вопросе вы уже ответили сами себе на его часть своего. Что делать в этом случае? Тут два варианта, либо внести все деньги в кассу и потом оприходовать их на счёт в банке, либо если это уже невозможно сделать, то обложить данные суммы, в пределах срока исковой давности по налоговым правоотношениям, заплатить налог и уточнить ранее сданные налоговые отчеты. При этих двух вариантах ваше поведение будет выглядит как самого честного налогового самаритянина. Некоторые пытаются пойти третьим путём, задним числом принести всякого рода документы оправдывающие, что деньги были потрачены целевым путём. Третий путь можно делать, если у вас нет корпоративного противостояния в организации, когда один человек директор и учредитель. В третьим пути есть порок, что ФНС может сделать встречную проверку, и если выясниться, что документы от всякого рода фирм-прокладок, обнальных ям, то они будут копать дальше.
Теперь по существу ваших нумерованных вопросов:
1. Налоговая может сверить сальдо счета банка и кассы и выявить разницу. Так что нужно быть готовым.
2. Мой коллега выше уже ответил вам на вопрос, приведя ст. 89 НК РФ, я могу дополнить ответ положением ст. 113 НК РФ. За более чем за три года налоговая в своей проверке доначислить вам не может и не имеет право, срок давности вышел.
3. Если вы решили оприходовать денежные средства в кассу, то рекомендую сделать это за последние три года, попадающие под проверку.
4. Вы действительно можете прекратить фактическую деятельность компании, сдавая только нулевые отчёты пока не истечёт срок исковой давности с момента последней операции и потом подать на добровольную ликвидацию. Так многие делают. Но есть ещё другой подход, на авось, когда налоговая проверяет и не вскрывает нарушения, такое тоже часто бывает и проходит, так как алгоритм налоговых проверок построен иначе, когда некоторые суммы, операции просто выпадают у них из поле зрения. У меня в практике даже был небольшой казус, когда при ликвидационной проверке не могли набрать нужную сумму для доначислений, пришлось им добровольно сдать некоторые нарушения для доначислений.

Мои коллеги, уже ответившие вам, привели необходимые и достаточные для разрешения вашей ситуации нормативные правовые акты, так что не буду их дублировать.
С уважение Нурлан Алимбетов.