Работодатель для оплаты проезда из отпуска требует документ, подтверждающий пребывание в месте отдыха

Добрый день, Анна. Требование работодателя законно.

В соответствии со ст. 325 ТК РФ, порядок компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц, работающих в федеральных государственных органах, государственных внебюджетных фондах Российской Федерации, федеральных государственных учреждениях, и членов их семей устанавливается нормативными правовыми актами Правительства Российской Федерации; других работодателей  — коллективными договорами, локальными нормативными актами, принимаемыми с учетом мнения выборных органов первичных профсоюзных организаций, трудовыми договорами.

1) Если вы работаете в гос. органах, гос. учреждении, применяется Постановление Правительства РФ от 12.06.2008 N 455 «О порядке компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц, работающих в федеральных государственных органах, государственных внебюджетных фондах Российской Федерации, федеральных государственных учреждениях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и членов их семей». П. 6:

При отсутствии проездных документов компенсация расходов производится при документальном подтверждении пребывания работника учреждения и членов его семьи в месте использования отпуска (при наличии документов, подтверждающих пребывание в гостинице, санатории, доме отдыха, пансионате, кемпинге, на туристической базе, а также в ином подобном учреждении или удостоверяющих регистрацию по месту пребывания) на основании справки транспортной организации о стоимости проезда по кратчайшему маршруту следования к месту использования отпуска и обратно в размере минимальной стоимости проезда.

Т.е. есть прямое указание в подзаконном акте.

2) Если вы работаете в иной организации — правила предоставления компенсации должны содержаться в трудовом договоре/коллективном договоре/внутреннем положении организации. Специального нормативного акта, конкретизирующего правила для частных организаций, нет. Они вправе ориентироваться на упомянутое Постановление № 455 и устанавливать аналогичные требования (позиция Минфина — ПИСЬМО от 18 октября 2010 г. N 03-03-06/1/651). Спросите, на какой конкретный акт ссылается работодатель, выдвигая данное требование.

Работодателю документы, подтверждающие поездку, нужны в первую очередь для налогообложения, поскольку он произвел затраты, правомерно хочет снизить налоговую базу, и ему нужны обосновывающие документы.