Людмила, доброго дня! в вашей ситуации за сам факт отсутствия путевого листа ответсвтенность предусмотрена ч.2 ст. 12.3 КоАП РФ:
2. Управление транспортным средством водителем, не имеющим при себе документов на право управления им, страхового полиса обязательного страхования гражданской ответственности владельцев транспортного средства, за исключением случая, предусмотренного частью 2 статьи 12.37 настоящего Кодекса, а в случаях, предусмотренных законодательством, путевого листа или товарно-транспортных документов, — влечет предупреждение или наложение административного штрафа в размере пятисот рублей.
В вашей ситуации на настоящий момент самым простым вариантом будет указать, что водитель перевозивший груз действовал самостоятельно и в своем интересе. Транспортное средство и прицеп взял в аренду. При таком раскладе привлекут только водителя и ограничатся 500 рублевым штрафом. Если водитель скажет, что он вез груз по поручению работодателя, то ГИБДД запросит все документы о том кто работодатель, кто и как оформлял перевозку и т.д… начнут их проверять. Поскольку путевой лист у вас отсутствовал, а значит и предрейсовый осмотр медиком не проводился, за что уже предусмотрена ответственность по ст. 12.31.1 КоАП РФ :
Осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом с нарушением требований о проведении предрейсовых и послерейсовых медицинских осмотров водителей транспортных средств — влечет наложение административного штрафа на граждан в размере трех тысяч рублей; на должностных лиц — пяти тысяч рублей; на юридических лиц — тридцати тысяч рублей.
Если выяснится, что авто не проходил предрейсового техосмотра то уже будет штраф по ч.4 данной статьи:
4. Осуществление перевозок пассажиров и грузов автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом с нарушением требований обеспечения безопасности перевозок пассажиров и грузов в особых условиях, предусмотренных Правилами обеспечения безопасности перевозок пассажиров и грузов автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, — влечет наложение административного штрафа на водителя в размере двух тысяч пятисот рублей; на должностных лиц — двадцати тысяч рублей; на юридических лиц — ста тысяч рублей.
Так что в вашей ситуации «самым дешевым» вариантом будет вариант водителю «взять всю вину на себя». Также как вариант вы можете попробовать потянуть сроки- срок давности по данным статьям составляет 2 месяца- если за этот период ГИБДД не сможет вручить протокол и вынести постановление, то дело будет прекращено за истечением сроков.