Здравствуйте Дмитрий.
В данном случае имеет место быть вина конкретного должностного лица составлявшего справку, т.е. в рамках трудового законодательства можете подать докладную записку на имя руководителя обязаны провести служебную проверку и привлечь это лицо к дисциплинарной ответственности.
ТК РФ Статья 192. Дисциплинарные взыскания
За совершение дисциплинарного проступка, то есть неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей, работодатель имеет право применить следующие дисциплинарные взыскания:
1) замечание;
2) выговор;
3) увольнение по соответствующим основаниям.
Возмещение ущерба производится независимо от привлечения работника к дисциплинарной, административной или уголовной ответственности за действия или бездействие, которыми причинен ущерб работодателю.
А вот уже причиненные Вам убытки, так как речь идет именно об убытках на мой взгляд, Вы вправе взыскать в гражданском порядке, либо в досудебном если согласятся, либо в судебном, в соответствии с
ГК РФ Статья 15. Возмещение убытков
1. Лицо, право которого нарушено, может требовать полного возмещения причиненных ему убытков, если законом или договором не предусмотрено возмещение убытков в меньшем размере.
2. Под убытками понимаются расходы, которые лицо, чье право нарушено, произвело или должно будет произвести для восстановления нарушенного права
ГК РФ Статья 1068. Ответственность юридического лица или гражданина за вред, причиненный его работником
1. Юридическое лицо… возмещает вред, причиненный его работником при исполнении трудовых (служебных, должностных) обязанностей.
Применительно к правилам, предусмотренным настоящей главой, работниками признаются граждане, выполняющие работу на основании трудового договора (контракта)
На моем предприятии заявки на справки подаются в электронной форме через рабочий компьютер. Это так же считается письменная форма?
Нет, письменная форма это документ в бумажном варианте.
Вам необходимо будет сделать скриншоты отправки заявки в электронной форме и предъявить их в качестве доказательств. Также Вы вправе ознакомиться и сделать копии локального акта на Вашем предприятии, в котором указано, что заявки подаются в электронной форме.
Тем самым, отправив заявку в электронной форме, Вы соблюдали порядок подачи заявок на Вашем предприятии.