Все это — онлайн, с заботой о вас и по отличным ценам.
Какие документы мы должны требовать и хранить с контрагентов
Мы оказываем посреднические услуги по поиску транспортных средств для перевозки грузов от завода изготовителя до торговых точек по всей стране. Просим Вас дать разъяснения по сбору и хранению нами документов компании - перевозчика. Должны ли мы, кроме Товарно транспортной накладной, договора об оказании транспортных услуг и заявки, в которой указаны данные водителя требовать с организации-перевозчика и хранить:
1. Копию св-ва ИНН копании-перевозчика
2. Копию св-ва ОГРН компании-перевозчика
3. Копию приказа о назначении директора компании-перевозчика
4. Копию Устава компании-перевозчика
5. Копию паспорта директора компании-перевозчика
6. Копию паспорта транспортного средства, которое будет перевозить груз
7. Копию паспорта водителя, который фактически перевозит груз
8. Копию прав водителя, который фактически перевозит груз
9. Документ - основание трудовых отношений между водителем и компанией-перевозчиком (т.е. трудовой договор или договор аренды авто)
Какая ответственность за отсутствие у нас вышеперечисленных документов. Считаются ли документы директоров и водителей персональными данными и можем ли мы их хранить.
Добрый день! Пункты с 1-4 вы можете запросить в качестве документов подтверждающих реальность организации с которой работаете. Обычно это необходимо для проверки полномочий и проверки компании на достоверность сведений. Хотя такие документы и не обязательны. В определенных случаях, если со стороны ФНС возникнут вопросы относительно перевозчика, то вы можете указать что запрашивали эти документы, для проверки организаций.
Паспорт директора компании, так же как и паспорт водителя запрашивать не нужно, так как вы нарушите ФЗ «О персональных данных». Обработка персональных данных в данном случае возможна, только с согласия субъекта персональных данных (п.1 ч.1 ст.6 закона о персональных данных). Вам необходимо подписывать соглашение.
Пункты 6,8,9 — вам нужно понять, есть ли необходимость такие документы запрашивать (например для проверки реальности авто, или право водителя управлять транспортным средством). Если указанные документы запрашивает ФНС, можете не представлять, ввиду того, что эти документы не нужны для исчисления обязательных платежей для вашей организации.