Здравствуйте, Елизавета!
В соответствии со ст. 193 ТК РФ
До применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении двух рабочих дней указанное объяснение работником не предоставлено, то составляется соответствующий акт.
При этом, вы вправе направить работнику соответствующее уведомление о необходимости дать объяснение по почте с уведомлением о вручении.
Представляется, что срок начнет отсчитываться со дня получения работником указанного уведомления либо со дня, когда письмо придет назад с отметкой о невозможности вручения.
После этого вам потребуется составить акт об отказе в даче объяснения.
Он же может и не пойти получать письмо специально, чтобы не было отметки о вручении.
В любом случае, риск не получения сообщения лежит на работнике, если он намеренно не станет получать уведомление, можно будет говорить о злоупотреблении его своими правами.
Как указано в Постановлении Пленума ВС РФ от 17.03.2004 г. №2,
при установлении факта злоупотребления работником правом, суд может отказать в удовлетворении его иска о восстановлении на работе, поскольку в указанном случае работодатель не должен отвечать за неблагоприятные последствия, наступившие вследствие недобросовестных действий со стороны работника.
Что касается даты, то здесь необходимо ориентироваться на положения статьи 14 Трудового кодекса РФ:
Из этого следует, что двухдневный срок для дачи работником объяснения, начинается со дня когда к нему поступило требование дать объяснения
Статья 193 Трудового кодекса РФ:
в Вашем случае со дня получения им требования по почте, ведь именно этим днем обусловлено получение им требования.
Такой вариант событий не исключен, т.е. он может сослаться на то, что требование дать объяснение ему от работодателя не поступало, между тем на мой взгляд надлежащее направление требования заказным письмом с уведомлением и описью вложения, будет являться доказательством того, что работодатель ранее затребовал от работника объяснение.