Михаил, здравствуйте!
В таких случаях важно, чтобы контрагент присылал список лиц уполномоченных подписывать документы, а также доверенности и образец оттиска печати, поскольку если документ подписан не уполномоченным лицом он считается незаключенным, недействительным.
Как пример можно обратить внимание на ч. 1 ст. 160 ГК РФ сделка в письменной форме должна быть совершена путем составления документа, выражающего ее содержание и подписанного лицом или лицами, совершающими сделку, или должным образом уполномоченными ими лицами.
Кроме того, необходимо разработать регламент относительно получения документов от контрагентов. За его нарушение привлекать лиц к дисциплинарной ответственности.
Если Вам требуется более подробная консультация, анализ документов, обращайтесь в чат. Всегда готов помочь.
С уважением к Вам, юрист Дмитрий.