Как правильно и какие бухгалтерские документы нужно оформить при "транзитной" поставке товара покупателю?

Добрый день.

Вы выступаете собственником товара на пути от терминала ТК в Москве до покупателя в Саратове. Все документы должны четко отражать переход прав собственности: Поставщик -> Вы -> Покупатель.

1. Документы от поставщика (Москва)
Вы правы. При оплате товара поставщик выставляет вам:
Счет на оплату (обязательно).
Товарная накладная по форме ТОРГ-12 в двух экземплярах. Это главный документ, подтверждающий переход права собственности от поставщика к вам. В ней указываются закупочные цены.
Важный момент: В ТОРГ-12 от поставщика вы указываетесь как грузополучатель и плательщик. Грузоотправитель — ваш поставщик. Пункт назначения — терминал транспортной компании (ТК) в Москве.
Счет-фактура: Если поставщик на ОСН (плательщик НДС), он обязан ее выставить. Так как вы на УСН без НДС, вы не принимаете НДС к вычету, а просто подшиваете этот документ в папку. Если поставщик тоже на УСН или ЕНВД, он может выставить счет-фактуру без НДС с пометкой или не выставлять вовсе (это его право).
Для ваших расходов по УСН (доходы-расходы) вам потребуются: договор с поставщиком, счет на оплату, платежное поручение об оплате и ТОРГ-12. Эти документы подтверждают затраты на приобретение товара.

2. Приемка товара на терминале ТК в Москве
Вы правы, но есть нюансы.
Доверенность: Вы оформляете на сотрудника ТК разовую доверенность по форме М-2 (или по форме, принятой в ТК) на получение конкретной партии товара. Это уполномочивает его принять товар от имени вашего ИП.
Роль ТОРГ-12 от поставщика: Сотрудник ТК по вашей доверенности расписывается в получении товара в ТОРГ-12 от поставщика. Один экземпляр ТОРГ-12 остается у поставщика, второй (с подписью представителя ТК) должен быть передан вам (часто его пересылает сама ТК или поставщик).
Приемка: С этого момента, согласно вашему договору с поставщиком, товар принят вами, и право собственности перешло к вам.

3. Оформление транспортных документов (ТТН или ТН)
Здесь важное уточнение.
С 2013 года товарно-транспортная накладная (форма Т-1, ТТН) не является обязательным документом для учета расходов. Ее заменила транспортная накладная (ТН) (Постановление Правительства РФ № 272 от 15.04.2011, глава 2, раздел 2).
: Транспортная накладная (ТН) оформляется отправителем груза. В данном случае отправителем являетесь ВЫ, так как товар теперь ваш, и вы поручаете ТК его доставить.
Чаще всего транспортная компания помогает заполнить этот документ или заполняет его сама, но вы как ИП должны его подписать (или ваша доверенность на ТК дает ей право подписать от вашего имени). В ТН вы указываете себя как грузоотправителя, а вашего покупателя в Саратове — как грузополучателя.
ТН подтверждает договор перевозки и служит для списания товара у вас и оприходования у покупателя при перемещении силами перевозчика. Она сопровождает груз.

4. Документы при доставке покупателю (Саратов)
Приемка в Саратове: Представитель вашего покупателя расписывается в получении товара в транспортной накладной (ТН), которая была с грузом. Этот документ остается у перевозчика/экспедитора.
Ваши документы для покупателя: Параллельно, как продавец, вы выставляете покупателю:
Счет на оплату (если он предусмотрен договором).

Товарную накладную ТОРГ-12 (от вашего имени!). Здесь вы — грузоотправитель, а ваш покупатель — грузополучатель и плательщик. Указываются ваши продажные цены. Этот документ подтверждает переход права собственности от вас к покупателю.
Где расписывается покупатель? Покупатель должен поставить печать и подпись в вашей ТОРГ-12 (в двух экземплярах). Один экземпляр он оставляет себе, второй обязан вернуть вам. Это основание для учета реализации и подтверждения вашего дохода.
Как получить подписанную ТОРГ-12 обратно? Вы можете:
Передать оба экземпляра ТОРГ-12 с водителем ТК для вручения покупателю. После подписания покупатель возвращает один экземпляр обратно через водителя ТК (оговаривается заранее).
Отправить ТОРГ-12 покупателю заранее электронно (по email), а оригиналы — почтой с описью вложения.
Использовать юридически значимый электронный документооборот (ЭДО) — самый современный и надежный способ.

5. Оплата от покупателя
Все верно. Оплата от покупателя является вашим доходом в целях УСН.

6. Документы от транспортной компании
Абсолютно правильно. После выполнения перевозки и оплаты вами услуг ТК:
ТК выставляет вам Счет на оплату.
После оплаты вы получаете от ТК Акт выполненных работ (оказанных услуг) по договору экспедиции и Счет-фактуру (если ТК на ОСН). Эти документы вы подписываете.
Вместо пары Акт+СФ может быть выписан Универсальный передаточный документ (УПД).
Для ваших расходов по УСН вам потребуются: договор с ТК, счет, платежное поручение и подписанный Акт (или УПД). Это подтверждает транспортные расходы.
Краткий поэтапный алгоритм документооборота:
От поставщика: Получаете ТОРГ-12 (с вами как получателем, до терминала ТК) и счет.
Для ТК в Москву: Выдаете доверенность (М-2) на приемку и подписываете/передаете данные для оформления Транспортной накладной (ТН).
Для покупателя: Готовите свою ТОРГ-12 (вы как отправитель, он как получатель) и счет.
От ТК: Получаете подписанный Акт и СФ (УПД) на экспедиторские услуги.
От покупателя: Получаете подписанный со своей стороны экземпляр вашей ТОРГ-12.

Переход права собственности регулируется ГК РФ (ст. 223, 224).
Основание для учета доходов/расходов при УСН — НК РФ, гл. 26.2.
Товарная накладная ТОРГ-12 — это не обязательная, но унифицированная и повсеместно применяемая форма (Постановление Госкомстата №132). Можно использовать свою форму, но она должна содержать все обязательные реквизиты первичного документа (ФЗ «О бухгалтерском учете» ст. 9).
Транспортная накладная оформляется согласно Правилам перевозок грузов автомобильным транспортом (Постановление Правительства №272).

Рекомендуется четко прописать схему перехода права собственности и передачи документов в договорах с поставщиком и с покупателем.