Как написать протокол разбора от отправителя?

Здравствуйте, Елена, Ваш случай подробно регламентирован  Распоряжением ОАО «РЖД» от 07.08.2014 N 1853р «Об утверждении Регламента взаимодействия подразделений ОАО „РЖД“ при определении ответственности за просрочку доставки грузов и порожних собственных вагонов»

2.4. В соответствии с Классификатором причин задержек грузов и порожних собственных вагонов, утвержденным распоряжением ОАО «РЖД» от 04.10.2013 N 2129р, для каждой причины задержки грузовой отправки установлен Филиал, ответственный за проведение служебного расследования по ней. Формирование реестра отправок, прибывших с нарушенным сроком доставки, осуществляется для каждого Филиала. В случае установления причин задержки в проследовании грузовой отправки одновременно по двум и более Филиалам, данная отправка отражается в перечнях вагонов (отправок) по каждому из них.
2.5. По каждой отправке (вагону, контейнеру), включенной в перечень, определяется размер финансового риска перевозчика, в случае возможного предъявления претензии об уплате пени за ненадлежащее выполнение условий договора перевозки. Под финансовым риском понимается максимально возможный размер неустойки (пени), подлежащей выплате грузоотправителю (грузополучателю) в связи с нарушением срока доставки.
2.6. Реестры отправок (вагонов, контейнеров), сформированные в системе ЕАСАПР СД, в электронном виде размещаются в адресных витринах системы по каждому Филиалу, в том числе по их структурным подразделениям, в соответствии с утвержденными внутренними регламентами проведения служебного расследования.

В случае полного признания вины подразделением по факту задержки служебное расследование приобретает статус «Завершено».
Полный или частичный отказ от ответственности регистрируется в системе ЕАСАПР СД и передается на расследование иному структурному подразделению, вина которого по факту задержки установлена в ходе расследования на первой стадии. Передача задержки иному подразделению через систему ЕАСАПР СД сопровождается прикреплением файла, содержащего обоснование отказа, копии подтверждающих документов и протокола разбора случая задержки в продвижении отправки, подписанного руководителем структурного подразделения ОАО «РЖД».

260. Взаимодействие с начальником железнодорожной станции по месту расположения депо предусматривает совместное расследование случаев нарушения вспомогательного времени по отправлению и прибытию, случаев отмены локомотивных бригад и нарушений безопасности движения поездов, которые расследуются в течение следующих после нарушения суток под председательством начальника станции или его заместителя и заместителя начальника депо по эксплуатации в присутствии представителей смежных предприятий.
Время проведения разбора устанавливается начальником станции.
261. По результатам разбора в суточный срок оформляется протокол за подписями начальника станции и начальника депо с указанием виновного предприятия. Материалы для принятия мер так же направляются в причастные службы.

Но в обоих случаях данные протоколы составляются работниками ОАО РЖД… Вы там ничего не должны составлять. Вашей вины в перевесе вагона нет.

К вам может быть применено только Распоряжение ОАО „РЖД“ от 01.06.2012 N 1101р (ред. от 30.10.2014) „Об утверждении Регламента рассмотрения претензионных обращений перевозчиков по выполнению условий договоров об оказании услуг по использованию инфраструктуры железнодорожного транспорта общего пользования“

4.6. Региональная дирекция, рассмотревшая претензию, направляет в пассажирскую службу мотивированное заключение, подписанное руководителем.
4.7. На основании заключения региональной дирекции о правомерности предъявленной перевозчиком претензии и необходимости ее удовлетворения пассажирская служба в течение пяти рабочих дней почтой направляет письмо в Департамент управления бизнес-блоком „Пассажирские перевозки“ ОАО „РЖД“ за подписью начальника пассажирской службы.

Однако, данный случай распространяется только на багаж в пассажирских вагонах