Здравствуйте Ирина.
Работодатель принимать такие решения обязан соответствующим приказом, с которым обязан ознакомить работника под роспись, тогда это будет оформлено надлежащим образом и иметь юридическую силу.
Статья 8 Трудового кодекса РФ:
Работодатели, за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, принимают локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права (далее — локальные нормативные акты), в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями.
Статья 22 Трудового кодекса РФ:
Работодатель обязан:
знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью;
Соответственно в письме должна быть ссылка на данный приказ с указанной формулировкой и приложена его заверенная копия.