Добрый вечер Елена!
Если в отношении Вас проводится служебная проверка, то должны быть затребованы письменные объяснения по данному факту.
Согласно ст. 106 ТК РФ
Время отдыха — время, в течение которого работник свободен от исполнения трудовых обязанностей и которое он может использовать по своему усмотрению.
Согласно ст. 107 ТК РФ
Видами времени отдыха являются:
перерывы в течение рабочего дня (смены);
ежедневный (междусменный) отдых;
выходные дни (еженедельный непрерывный отдых);
нерабочие праздничные дни;
отпуска.
В соответствии со ст. 108 ТК РФ
В течение рабочего дня (смены) работнику должен быть предоставлен перерыв для отдыха и питания продолжительностью не более двух часов и не менее 30 минут, который в рабочее время не включается. Правилами внутреннего трудового распорядка или трудовым договором может быть предусмотрено, что указанный перерыв может не предоставляться работнику, если установленная для него продолжительность ежедневной работы (смены) не превышает четырех часов.
Поэтому если вы отказали гражданке в выдаче документов в обеденный перерыв который установлен Вам в трудовом договоре и в правилах внутреннего трудового распорядка в и графиком вашей работы Вы полностью правы.