Когда подотчетная сумма включается в доход работника? Как учесть в учете денежные средства потраченные на приобретение чая/кофе?

Анна, добрый вечер.

Согласно Указанию ЦБ от 11 марта 2014 г. N 3210-У

6.3. Для выдачи наличных денег работнику под отчет (далее — подотчетное лицо) на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, расходный кассовый ордер 0310002 оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.
Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии — руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии — руководителем), его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.

Добрый день!

Порядок ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России (далее — наличные деньги) на территории РФ определен положением Банка России от 12.10.2011 N 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» (далее — Положение N 373-П).

При этом предельного срока выдачи наличных денег под отчет нормативные правовые акты не устанавливают. Следовательно, организация вправе самостоятельно утвердить этот срок в учетной политике или другом локальном нормативном акте (например, в соответствующем приказе руководителя).
Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии — руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии — руководителем, его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем (п. 4.4 Положения N 373).

ГАРАНТ.РУ: www.garant.ru/consult/nalog/538830/#ixzz4RsRVP5EE

Списание израсходованных подотчетных сумм отражается по кредиту счета 71 на основании авансового отчета работника:
Дебет 20 (26, 10, 08, ...) Кредит 71 — произведены расходы за счет денег, выданных ранее под отчет.
Если работник вернул в кассу неизрасходованный остаток подотчетной суммы, делают проводку:
Дебет 50 Кредит 71 — возвращены неиспользованные деньги.
Если работник не возвратил подотчетную сумму в установленный срок, делают проводку по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»:
Дебет 94 Кредит 71 — отражена не возвращенная в срок подотчетная сумма.
Её можно удержать эту сумму из заработной платы работника:
Дебет 70 Кредит 94 — невозвращенная подотчетная сумма удержана из зарплаты работника.
Пока не сданная в срок сумма числится за работником, она расценивается как предоставленный ему заем. В этом случае организация должна исчислить материальную выгоду, полученную работником от использования заемных средств.
Если долг будет списан за счет средств организации, эту сумму придется включить в совокупный доход работника.
Если срок возврата денег, выданных на хозяйственные нужды, установлен не был, оснований для включения подотчетных сумм в совокупный доход работника не имеется.

tic.tsu.ru/www/uploads/fma/2.3.9.htm

Расходы на приобретение продуктов питания, купленных для клиентов, к представительским расходам не относятся. Включить их в состав расходов при расчете налога на прибыль нельзя. В бухгалтерском учете они отражаются на счете 91 «Прочие доходы и расходы».

Письмо Минфина России от 12.05.2010 № 03-03-06/1/327
[Об учете расходов на приобретение продуктов питания]
Вопрос
Просим дать разъяснение по следующему вопросу:
Каждый день на наше предприятие приезжают контрагенты (экспедиторы) за продукцией. Для этих целей мы раз в месяц приобретаем чай, кофе, конфеты, печенье. Эти продукты питания мы выкладываем на столе, в месте, где выписываются документы, и когда клиент ждет, он может перекусить. Надо ли эти расходы оформлять как представительские и учитывать в расходах по налогу на прибыль; и облагается ли этот расход НДС?
Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо по вопросу учета расходов на приобретение продуктов питания и сообщает следующее.В части налога на прибыль.
Согласно пункту 2 статьи 264 Налогового кодекса Российской Федерации (далее — Кодекс) к представительским расходам относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий.
К представительским расходам относятся расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах, транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно, буфетное обслуживание во время переговоров, оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.
К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.
Учитывая изложенное, затраты на приобретение продуктов питания, выкладываемых на столе для контрагентов, ожидающих документы, не соответствуют положениям пункта 2 статьи 264 Кодекса и не могут быть включены с состав представительских расходов в целях налогообложения прибыли.
В части налога на добавленную стоимость.
Согласно подпункту 1 пункта 1 статьи 146 Кодекса объектом налогообложения налогом на добавленную стоимость признаются операции по реализации товаров. При этом передача права собственности на товары на безвозмездной основе признается реализацией товаров.
Таким образом, в случае передачи организацией права собственности на приобретенные товары конкретным лицам возникает объект налогообложения.
При приобретении товаров для нужд организации, не связанных с производством и реализацией товаров (работ, услуг), без последующей передачи права собственности на них, по нашему мнению, указанная норма подпункта 1 пункта 1 статьи 146 Кодекса не применяется.
Заместитель директора
Департамента
С.В.Разгулин