Правомерность электронной документации без физических оригиналов документов

Добрый день.

Это вполне законно, закон прямо предусматривает возможность удаленного заключения договора посредством обмена электронными документами.

«Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая)» от 30.11.1994 N 51-ФЗ (ред. от 03.07.2016) (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.09.2016)ГК РФ Статья 434. Форма договора
1. Договор может быть заключен в любой форме, предусмотренной для совершения сделок, если законом для договоров данного вида не установлена определенная форма.
Если стороны договорились заключить договор в определенной форме, он считается заключенным после придания ему условленной формы, хотя бы законом для договоров данного вида такая форма не требовалась.
2. Договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа, подписанного сторонами, а также путем обмена письмами, телеграммами, телексами, телефаксами и иными документами, в том числе электронными документами, передаваемыми по каналам связи, позволяющими достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.
Электронным документом, передаваемым по каналам связи, признается информация, подготовленная, отправленная, полученная или хранимая с помощью электронных, магнитных, оптических либо аналогичных средств, включая обмен информацией в электронной форме и электронную почту.
(абзац введен Федеральным законом от 08.03.2015 N 42-ФЗ)
3. Письменная форма договора считается соблюденной, если письменное предложение заключить договор принято в порядке, предусмотренном пунктом 3 статьи 438 настоящего Кодекса.
4. В случаях, предусмотренных законом или соглашением сторон, договор в письменной форме может быть заключен только путем составления одного документа, подписанного сторонами договора.

Поэтому никаких проблем нет, можете так и работать далее.

Единственное нужно условия про электронный документооборот прописать в самом договоре и в нем же указать адреса эл. почты сторон, включая обязанность уведомлять при изменении эл. почты у какой-либо из сторон.

С Уважением.
Васильев Дмитрий.

Здравствуйте, Алексей!

Есть некорое сомнения в правомочности такого подхода, можно ли работать без бумажных оригиналов вообще.
Алексей Старчихин

Если Вашим рамочным договором будет предусмотрено, что последующие дополнительные соглашения оформляются таким образом путем обмена электронными документами, то это допускается и договор будет иметь силу.

ГК РФ

Статья 434. Форма договора
2. Договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа, подписанного сторонами, а также путем обмена письмами, телеграммами, телексами, телефаксами и иными документами, в том числе электронными документами, передаваемыми по каналам связи, позволяющими достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.
Электронным документом, передаваемым по каналам связи, признается информация, подготовленная, отправленная, полученная или хранимая с помощью электронных, магнитных, оптических либо аналогичных средств, включая обмен информацией в электронной форме и электронную почту.

Так как и клиент и субподрядчики удалённые, всю документацию(договора, допники, акты) веду в электронном виде, без бумажных оригиналов — создаю документ, сохраняю его в PDF, подписываю его встроенными средствами PDF-просмотрщика (вставляю заранее сохранённую подпись), то же самое делает контрагент. Есть некорое сомнения в правомочности такого подхода, можно ли работать без бумажных оригиналов вообще. Один юрист мне говорил, что можно, но мне бы хотелось на всякий случай перестраховаться и узнать мнение других специалистов. Спасибо!

Здравствуйте. По форме документы могут быть и в электронной форме. Это законодательством не запрещено. Но в идеале они тогда должны быть удостоверены цифровой подписью, иначе в случае судебных разбирательств будут дополнительные проблемы по фактическому доказыванию отношений договорных между вами и контрагентами.

ГК РФ

Статья 434. Форма договора
1. Договор может быть заключен в любой форме, предусмотренной для совершения сделок, если законом для договоров данного вида не установлена определенная форма.
Если стороны договорились заключить договор в определенной форме, он считается заключенным после придания ему условленной формы, хотя бы законом для договоров данного вида такая форма не требовалась.
2. Договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа, подписанного сторонами, а также путем обмена письмами, телеграммами, телексами, телефаксами и иными документами, в том числе электронными документами, передаваемыми по каналам связи, позволяющими достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.
(в ред. Федерального закона от 08.03.2015 N 42-ФЗ)

Алексей, приветствую!

В п. 2 ст. 434 ГК РФ есть указание, на которое редко обращают внимание. Заключение договоров возможно в электронном виде, если это происходит способами

… позволяющими достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору...

Тот способ, который вы описали, по умолчанию не позволяет установить, что документ исходит от вас или от контрагента. Кто угодно может взять рисунок вашей (или контрагента) подписи, вставить его в ПДФ и отправить. Доступ к электронной почте тоже не обязательно есть только у уполномоченного лица контрагента.

Есть три способа избежать проблем в вашем случае:

1. Подписывать все документы с обеих сторон электронными подписями (в соответствии с ФЗ «Об электронной подписи»). На практике вряд ли этого можно добиться со всеми контрагентами.

2. Подписывать первоначально договор на бумаге и в договоре определять, что:

а) за доступ к адресу электронной почты отвечает каждая сторона самостоятельно;

б) стороны признают юридическую силу сканов документов.

3. Разместить на своем сайте оферту, содержащую условия договора с вами и указать в ней способы присоединения путем совершения каких-либо действий со стороны заказчика. Напр. оплата небольшого аванса (это самый надежный вариант, поскольку в этом случае происходит еще и точная идентификация — по плательщику), регистрация и т.п.

В третьем варианте, понятное дело, гарантии получаете только вы, а ваш контрагент не получает. Но это, собственно, не ваши проблемы. Если контрагент настаивает на обоюдных гарантиях, то оптимальный вариант — второй.

Здравствуйте. Определенные проблемы могут быть. Дело в том, что Вы составляете программы ЭВМ, которые являются результатом интеллектуальной деятельности.

Статья 1259. ГК РФ Объекты авторских прав
К объектам авторских прав также относятся программы для ЭВМ, которые охраняются как литературные произведения.
Статья 1261. Программы для ЭВМ
Авторские права на все виды программ для ЭВМ (в том числе на операционные системы и программные комплексы), которые могут быть выражены на любом языке и в любой форме, включая исходный текст и объектный код, охраняются так же, как авторские права на произведения литературы. Программой для ЭВМ является представленная в объективной форме совокупность данных и команд, предназначенных для функционирования ЭВМ и других компьютерных устройств в целях получения определенного результата, включая подготовительные материалы, полученные в ходе разработки программы для ЭВМ, и порождаемые ею аудиовизуальные отображения.

И здесь Вам необходимо определиться какой именно договор Вы все таки заключаете, т.к. с авторским правом все сложно.

Статья 1286. ГК РФ Лицензионный договор о предоставлении права использования произведения

1. По лицензионному договору одна сторона — автор или иной правообладатель (лицензиар) предоставляет либо обязуется предоставить другой стороне (лицензиату) право использования этого произведения в установленных договором пределах.
— КонсультантПлюс: примечание.
Лицензионный договор о предоставлении права использования произведения не подлежит государственной регистрации, так как для возникновения, осуществления и защиты авторских прав не требуется регистрация произведения или соблюдение каких-либо иных формальностей (пункт 2 статьи 1232, пункт 4 статьи 1259 настоящего Кодекса).
— 2. Лицензионный договор заключается в письменной форме. Договор о предоставлении права использования произведения в периодическом печатном издании может быть заключен в устной форме.

5. Лицензионный договор с пользователем о предоставлении ему простой (неисключительной) лицензии на использование программы для ЭВМ или базы данных может быть заключен в упрощенном порядке.
Лицензионный договор, заключаемый в упрощенном порядке, является договором присоединения, условия которого, в частности, могут быть изложены на приобретаемом экземпляре программы для ЭВМ или базы данных либо на упаковке такого экземпляра,а также в электронном виде (пункт 2 статьи 434). Начало использования программы для ЭВМ или базы данных пользователем, как оно определяется указанными условиями, означает его согласие на заключение договора. В этом случае письменная форма договора считается соблюденной.
Лицензионный договор, заключаемый в упрощенном порядке, является безвозмездным, если договором не предусмотрено иное.

Статья 1234. ГК РФ Договор об отчуждении исключительного права
1. По договору об отчуждении исключительного права одна сторона (правообладатель) передает или обязуется передать принадлежащее ей исключительное право на результат интеллектуальной деятельности или на средство индивидуализации в полном объеме другой стороне (приобретателю).
2. Договор об отчуждении исключительного права заключается в письменной форме. Несоблюдение письменной формы влечет недействительность договора.

Статья 1288. Договор авторского заказа

1. По договору авторского заказа одна сторона (автор) обязуется по заказу другой стороны (заказчика) создать обусловленное договором произведение науки, литературы или искусства на материальном носителе или в иной форме.
4. Если договор авторского заказа заключен с условием о предоставлении заказчику права использования произведения в установленных договором пределах, к такому договору соответственно применяются положения, предусмотренные статьями 1286 и 1287 настоящего Кодекса.

Статья 1296. Произведения, созданные по заказу
(в ред. Федерального закона от 12.03.2014 N 35-ФЗ)

1. Исключительное право на программу для ЭВМ, базу данных или иное произведение, созданные по договору, предметом которого было создание такого произведения (по заказу), принадлежит заказчику, если договором между подрядчиком (исполнителем) и заказчиком не предусмотрено иное.

Т.е. как видите, все зависит от того какой именно договор Вы заключили.

Если Вы и заказчик будете пользоваться именно квалифицированной электронной подписью, то проблем не будет никаких, т.к. она приравнивается к собственноручной подписи.

Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ
(ред. от 30.12.2015)
«Об электронной подписи»
(с изм. и доп., вступ. в силу с 08.07.2016)
Статья 6. Условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью
1. Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.