Авансовый отчет по догоовру ГПХ по завершению поездки

Михаил, здравствуйте!

Обращу Ваше внимание на основные моменты:

1. Возможные проблемы с исчислением НДФЛ по возмещению затрат;

2. Сомнительная возможность включения расходов по возмещению в налогооблагаемую базу по налогу на прибыль;

3.

Выдавать деньги под отчет разрешается не только сотрудникам, работающим на основании трудового договора, но и лицам, с которыми заключен гражданско-правовой договор (Пункт 5 Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У; Письмо Банка России от 02.10.2014 N 29-Р-Р-6/7859). Однако не забывайте, что статус у таких работников разный. На последних не распространяются положения ТК РФ, в частности (Статьи 137, 168 ТК РФ): о выплате им суточных при направлении в командировку, об удержании задолженности по подотчетным суммам из зарплаты (соответственно, разногласия в случае невозврата неизрасходованных сумм или неутверждения авансового отчета нужно будет разрешать в судебном порядке) и др.

Во избежание путаницы оформлять подотчет лучше только с работниками, с которыми заключены трудовые договоры. А лицам, работающим по гражданско-правовым договорам, деньги следует выдавать не под отчет, а во исполнение заключенного с ними договора (поручения, агентирования и т.п.), например на основании их заявления о возмещении им расходов на выполнение поручения. При этом авансовый отчет им оформлять не обязательно.

Обращаю Ваше внимание, что Минфин считает возмещение расходов лицам, с которыми заключен ГПД — доходом в натуральной форме (Письмо Минфина 05.08.2015 N 03-04-06/45204, а также от 29.01.2014 N 03-04-06/3282, от 08.11.2013 N 03-03-06/1/47692, от 05.11.2013 N 03-03-06/4/47090)

ФНС (Письма ФНС России от 03.09.2012 N ОА-4-13/14633, от 25.03.2011 N КЕ-3-3/926) — так не считает, однако на местах налоговики используют позицию Минфина. Суды чаще принимают сторону налоговых агентов.

ВАЖНО! Признать указанные расходы в составе расходов налога на прибыль будет проблематично организации, так как ФНС придерживается позиции, что компенсация издержек исполнителя договора, осуществленных им при выполнении гражданско-правового договора, не соответствует критериям, установленным ст. 252 НК РФ, и не учитывается в составе расходов заказчика при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль организаций.

ПО ПОВОДУ СРОКОВ:

Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства»

п. 6.3. Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии — руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии — руководителем), его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.

ПО ПОВОДУ ПОНЕСЕННЫХ РАСХОДОВ И ИХ ВОЗМЕЩЕНИЯ БЕЗ АВАНСА: на практике возможно составление авансового отчета, в котором отражена расходы без аванса, тогда к выдаче будет поставлена вся сумма потраченных средств (которые признает организация).