Как правильно определить перод проезда в отпуск в районах крайнего севера

Постановленим Правительства РФ от 12 июня 2008 г. N 455 «О порядке компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратнодля лиц, работающих в федеральных государственных органах, государственных внебюджетных фондах Российской Федерации, федеральных государственных учреждениях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и членов их семей» (с изменениями и дополнениями) установлены правила компенсации расходов на оплату проезда и провоза багажаработникам государственных органов, учреждений и внебюджетных фондах РФ. Порядок компенсации стоимости проезда и провоза багажа для работников иных организаций в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностям устанавливаются локальными нормативными актами, трудовыми договорами, коллективными договорами.

Оплата стоимости проезда и провоза багажа членам семьи работника учреждения производится при условии их выезда к месту использования отпуска работника (в один населенный пункт по существующему административно-территориальному делению) и возвращения (как вместе с работником, так и отдельно от него).

Постановление Правительства РФ от 12 июня 2008 г. N 455 «О порядке компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц, работающих в федеральных государственных органах, государственных внебюджетных фондах Российской Федерации, федеральных государственных учреждениях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и членов их семей» (с изменениями и дополнениями)
4. Право на компенсацию расходов за первый и второй годы работы возникает у работника учреждения одновременно с правом на получение ежегодного оплачиваемого отпуска за первый год работы.
В дальнейшем у работника учреждения возникает право на компенсацию расходов за третий и четвертый годы непрерывной работы в указанном учреждении — начиная с третьего года работы, за пятый и шестой годы — начиная с пятого года работы и т.д.
Право на оплату стоимости проезда и провоза багажа у членов семьи работника учреждения возникает одновременно с возникновением такого права у работника учреждения.
Компенсация расходов является целевой выплатой. Средства, выплачиваемые в качестве компенсации расходов, не суммируются в случае, если работник и члены его семьи своевременно не воспользовались своим правом на компенсацию.
5. Расходы, подлежащие компенсации, включают в себя:
а) оплату стоимости проезда к месту использования отпуска работника учреждения и обратно к месту постоянного жительства — в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами (включая оплату услуг по оформлению проездных документов, предоставление в поездах постельных принадлежностей), но не выше стоимости проезда:
железнодорожным транспортом — в купейном вагоне скорого фирменного поезда;
водным транспортом — в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;
воздушным транспортом — в салоне экономического класса;
автомобильным транспортом — в автомобильном транспорте общего пользования (кроме такси), при его отсутствии — в автобусах с мягкими откидными сиденьями;
б) оплату стоимости проезда автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси) к железнодорожной станции, пристани, аэропорту и автовокзалу при наличии документов (билетов), подтверждающих расходы;
в) оплату стоимости провоза багажа весом не более 30 килограммов на работника и 30 килограммов на каждого члена семьи независимо от количества багажа, разрешенного для бесплатного провоза по билету на тот вид транспорта, которым следует работник и члены его семьи, в размере документально подтвержденных расходов.
6. В случае если представленные работником учреждения документы подтверждают произведенные расходы на проезд по более высокой категории проезда, чем установлено пунктом 5 настоящих Правил, компенсация расходов производится на основании справки о стоимости проезда в соответствии с установленной категорией проезда, выданной работнику (членам его семьи) соответствующей транспортной организацией, осуществляющей перевозку, или ее уполномоченным агентом (далее — транспортная организация), на дату приобретения билета. Расходы на получение указанной справки компенсации не подлежат.
7. При отсутствии проездных документов компенсация расходов производится при документальном подтверждении пребывания работника учреждения и членов его семьи в месте использования отпуска (при наличии документов, подтверждающих пребывание в гостинице, санатории, доме отдыха, пансионате, кемпинге, на туристической базе, а также в ином подобном учреждении или удостоверяющих регистрацию по месту пребывания) на основании справки транспортной организации о стоимости проезда по кратчайшему маршруту следования к месту использования отпуска и обратно в размере минимальной стоимости проезда:
а) при наличии железнодорожного сообщения — по тарифу плацкартного вагона пассажирского поезда;
б) при наличии только воздушного сообщения — по тарифу на перевозку воздушным транспортом в салоне экономического класса;
в) при наличии только морского или речного сообщения — по тарифу каюты X группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, каюты III категории речного судна всех линий сообщения;
г) при наличии только автомобильного сообщения — по тарифу автобуса общего типа.
ГАРАНТ:
Решением Верховного Суда РФ от 2 сентября 2009 г. N ГКПИ09-773 пункт 8 настоящих Правил в части, предусматривающей только компенсацию расходов при проезде личным транспортом при документальном подтверждении пребывания работника и членов его семьи в месте использования отпуска в размере фактически произведенных расходов на оплату стоимости израсходованного топлива, подтвержденных чеками автозаправочных станций, но не выше стоимости проезда, рассчитанной на основе норм расхода топлива, установленных для соответствующего транспортного средства, и исходя из кратчайшего маршрута следования, признан не противоречащим действующему законодательству
8. Компенсация расходов при проезде работника учреждения и членов его семьи к месту использования отпуска и обратно личным транспортом производится при документальном подтверждении пребывания работника и членов его семьи в месте использования отпуска в размере фактически произведенных расходов на оплату стоимости израсходованного топлива, подтвержденных чеками автозаправочных станций, но не выше стоимости проезда, рассчитанной на основе норм расхода топлива, установленных для соответствующего транспортного средства, и исходя из кратчайшего маршрута следования.
9. В случае если работник учреждения проводит отпуск в нескольких местах, то компенсируется стоимость проезда только к одному из этих мест (по выбору работника), а также стоимость обратного проезда от того же места к месту постоянного жительства по фактическим расходам (при условии проезда по кратчайшему маршруту следования) или на основании справки о стоимости проезда в соответствии с установленными пунктом 5 настоящих Правил категориями проезда, выданной транспортной организацией, но не более фактически произведенных расходов.
10. В случае использования работником учреждения отпуска за пределами Российской Федерации, в том числе по туристической путевке, производится компенсация расходов по проезду железнодорожным, воздушным, морским, речным, автомобильным транспортом до ближайших к месту пересечения границы Российской Федерации железнодорожной станции, аэропорта, морского (речного) порта, автостанции с учетом требований, установленных настоящими Правилами.
При этом основанием для компенсации расходов, кроме перевозочных документов, является копия заграничного паспорта (при предъявлении оригинала) с отметкой органа пограничного контроля (пункта пропуска) о месте пересечения государственной границы Российской Федерации.
При следовании к месту проведения отпуска за пределы территории Российской Федерации воздушным транспортом без посадки в ближайшем к месту пересечения государственной границы Российской Федерации аэропорту работником представляется справка, выданная транспортной организацией, осуществлявшей перевозку, о стоимости перевозки по территории Российской Федерации, включенной в стоимость перевозочного документа (билета).
Указанная в справке стоимость определяется транспортной организацией как процентная часть стоимости воздушной перевозки согласно перевозочному документу, соответствующая процентному отношению расстояния, рассчитанного по ортодромии маршрута полета воздушного судна в воздушном пространстве Российской Федерации (ортодромия по Российской Федерации), к общей ортодромии маршрута полета воздушного судна.
11.Письменное заявление о компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно представляется работником учреждения не позднее чем за 2 недели до начала отпуска. В заявлении указываются:
а) фамилия, имя, отчество членов семьи работника, имеющих право на компенсацию расходов, с приложением копий документов, подтверждающих степень родства (свидетельства о заключении брака, о рождении, об усыновлении (удочерении), об установлении отцовства или о перемене фамилии), справки о совместном проживании, копии трудовой книжки неработающего члена семьи;
б) даты рождения несовершеннолетних детей работника;
в) место использования отпуска работника и членов его семьи;
г) виды транспортных средств, которыми предполагается воспользоваться;
д) маршрут следования;
е) примерная стоимость проезда.
12. Компенсация расходов производится учреждением исходя из примерной стоимости проезда на основании представленного работником учреждения заявления не позднее чем за 3 рабочих дня до отъезда работника в отпуск.
Для окончательного расчета работник учреждения обязан в течение 3 рабочих дней с даты выхода на работу из отпуска представить отчет о произведенных расходах с приложением подлинников проездных и перевозочных документов (билетов, багажных квитанций, других транспортных документов), подтверждающих расходы работника учреждения и членов его семьи. В случаях, предусмотренных настоящими Правилами, работником учреждения представляется справка о стоимости проезда, выданная транспортной организацией.
Работник учреждения обязан полностью вернуть средства, выплаченные ему в качестве предварительной компенсации расходов, в случае, если он не воспользовался ими в целях проезда к месту использования отпуска и обратно.
13. Компенсация расходов работнику учреждения предоставляется только по основному месту работы.
14. Настоящие Правила не применяются к категориям работников и членам их семей, для которых в соответствии с законодательством Российской Федерации предусмотрены иные размеры и условия возмещения расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно за счет средств федерального бюджета.

Также нашла интересную статью по поводу компенсации оплаты стоимости проезда и провоза багажа.

Все работодатели Крайнего Севера будут оплачивать своим сотрудникам проезд до места отдыха и обратно (Журавлева В.В.)
Дата размещения статьи: 01.08.2014

Новый Федеральный закон от 02.04.2014 N 50-ФЗ (далее — Закон N 50-ФЗ) внес корректировки в ст. 325 ТК РФ, которая регулирует правила выплаты компенсации за проезд и провоз багажа работникам районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностей до места проведения отпуска и обратно. Изменения касаются всех работодателей, которые ведут деятельность в местах, перечисленных в Перечне районов Крайнего Севера, утвержденном Постановлением Совмина СССР от 10.11.1967 N 1029. Все работодатели данных регионов теперь обязаны компенсировать расходы на оплату проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно в пределах территории России. Раньше Трудовой кодекс обязывал платить компенсацию только бюджетные организации. Однако Конституционный Суд РФ в Постановлении от 09.02.2012 N 2-П высказывал мнение о том, что данная норма должна касаться всех работодателей без исключения. И вот теперь разногласий по этому вопросу больше не будет. Подробнее о том, что поменялось в Трудовом кодексе, а также как именно выплачивать и отражать компенсацию в учете, читайте далее.

Что изменилось в отношении работников Крайнего Севера

С 13 апреля 2014 г. вступили в силу изменения, которые внес Закон N 50-ФЗ в ст. 325 ТК РФ. Согласно новой норме теперь не только бюджетные организации, но и все остальные компании, которые ведут деятельность в районах Крайнего Севера, должны выплачивать своим работникам компенсацию проезда к месту отдыха. А именно речь идет о том, что теперь каждый «северный» работодатель раз в два года должен компенсировать проезд своих сотрудников до места использования ими отпуска и обратно. Правда, такое правило действует лишь для поездок в пределах территории России.
Стало быть, теперь сотрудник может обратиться к вам за выплатой указанной компенсации и отказать вы ему не вправе.

Как работодателю определить сумму компенсации

Подробные разъяснения о том, как оплачивать работникам проезд до места отдыха, даны в ст. 325 ТК РФ только для бюджетных организаций. Так, сотрудники, которые заняты в бюджетных сферах, могут использовать любой вид транспорта, кроме такси. А багаж для оплаты его работодателем не должен превышать 30 кг. Также правом на бесплатный проезд могут воспользоваться и неработающие члены семьи бюджетника. Компенсация выплачивается по заявлению работника не позднее чем за три рабочих дня до отъезда его в отпуск исходя из примерной стоимости проезда. Окончательный расчет производится по возвращении из отпуска на основании предоставленных билетов или других документов.

Суть вопроса. Коммерческим организациям в коллективном договоре, внутреннем приказе или в трудовых договорах с работниками нужно установить размер, порядок и условия выплаты компенсации (абз. 8 ст. 325 ТК РФ).

А вот коммерческим фирмам придется самостоятельно разработать порядок, размер и условия выплаты компенсации. И закрепить соответствующие положения в своем коллективном договоре, локальном нормативном акте или же в каждом заключенном трудовом договоре. Об этом прямо сказано в новой редакции ст. 325 ТК РФ.
Мы рекомендуем разработать отдельное положение о компенсации. В таком документе первым делом укажите, что работник может воспользоваться компенсацией лишь раз в два года и право на компенсацию возникает одновременно с правом на получение ежегодного оплачиваемого отпуска за первый год работы в организации. Далее предусмотрите все расходы, которые вы будете компенсировать. В частности, перечислите виды транспорта, категории билетов и другие детали, которые влияют на стоимость проезда и в результате — на размер компенсации. Последним пунктом опишите, когда ваш работник может получить свою компенсацию: до начала отпуска (исходя из примерной стоимости проезда) или же по факту предъявления проездных документов. При этом можно придерживаться правил, установленных для бюджетной сферы. О них мы рассказали выше.

Можно ли компенсацию учесть в расходах при УСН

Компенсацию за проезд сотрудника до места использования отпуска и обратно Налоговый кодекс РФ относит к расходам на оплату труда (п. 7 ст. 255 НК РФ). Подобные суммы «упрощенец» с объектом налогообложения «доходы минус расходы» вправе отражать в своем налоговом учете (пп. 6 п. 1 и п. 2 ст. 346.16 НК РФ). То есть включать в состав расходов в полном объеме.
«Упрощенцы» для расчета единого налога учитывают расходы кассовым методом, поэтому включить в книгу учета доходов и расходов такие траты вы сможете после фактической выплаты денег сотруднику (п. 2 ст. 346.17 НК РФ). При этом все ваши расходы должны быть обязательно документально подтверждены (п. 1 ст. 252 и п. 2 ст. 346.16 НК РФ).
Перечень документов, которые подтвердят затраты сотрудника на проезд, имеет смысл предусмотреть в локальном нормативном акте, о котором мы говорили выше. Например, это может быть приказ о предоставлении отпуска, письменное заявление работника о предоставлении компенсации, авансовый отчет об израсходованных в связи с отпуском суммах с приложением проездных и прочих документов (билеты, посадочные талоны, багажные квитанции, чеки АЗС на оплату бензина и т.д.). То есть признать компенсацию в расходах у вас будут основания только после того, как сотрудник представит авансовый отчет со всеми подтверждающими документами. На дату выдачи ему денег авансом расходов при упрощенной системе еще не возникает.
В бухгалтерском учете отразите компенсационную выплату проводками:
Дебет 44 (20, 25, 26...) Кредит 70
— начислена компенсация за проезд к месту отдыха и обратно;
Дебет 70 Кредит 50 (51)
— выплачена начисленная компенсация.

Нужно ли с компенсационных выплат удерживать НДФЛ и платить страховые взносы

Налогом на доходы физических лиц не облагаются все виды компенсационных выплат, которые предусмотрены законодательством (п. 3 ст. 217 НК РФ). Значит, с компенсации стоимости проезда к месту отдыха и обратно, выплачиваемой гражданам, работающим в районах Крайнего Севера, НДФЛ удерживать не нужно. Данную позицию Минфин России неоднократно высказывал в своих Письмах от 18.06.2013 N 03-04-05/22782, от 13.08.2012 N 03-04-06/1-239 и от 21.10.2011 N 03-04-06/6-281.

Суть вопроса. Удерживать и перечислять в бюджет НДФЛ с компенсаций оплаты проезда к месту отдыха сотрудника не нужно (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Что касается страховых взносов, то их также в этом случае начислять и уплачивать не нужно, поскольку все компенсационные выплаты, установленные законодательством, освобождаются от обложения взносами (пп. 2 п. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ).

lexandbusiness.ru/view-article.php?id=3106