У нас есть компания ООО. Мы довольно много оплачиваем иностранные сервисы через интернет, например, сервер Amazon. Сейчас они оплачиваются просто картой физического лица. Корпоративной картой, привязаной к счёту это делать нельзя. Счета и закрывающие документы иностранцы вряд ли предоставят. Есть ли всё-таки какое-то решение, чтобы перевести это в официальные траты?
Спасибо.
Здравствуйте, Наталья. Расскажите подробнее, что именно вы оплачивайте (какие товары, работы или услуги) и какие документы вы можете предоставить в подтверждение расходов.
Здравствуйте. Идеальный вариант — открыть валютный счёт в Вашем же банке, и далее оплачивать с него.
Чтобы использовать англоязычный договор, его нужно перевести на русский язык, перевод заверить у нотариуса.
Есть ли всё-таки какое-то решение, чтобы перевести это в официальные траты?
Наталья
Добрый день.
На мой взгляд самый реальный вариант — этот тот, который Вам предложил Максим Крохалев, а именно вариант с авансовым отчетом. В любом случае хоть какое-либо подтверждение оплаты сотрудником услуг и товаров сайтов найти можно. Если же нет, то единственный вариант попробовать связаться со службой поддержки сайтов, возможно они смогут предложить какой-либо вариант подтверждения. Это проблема, с которой многие фирмы стакливаются, которые заказывают подобным образом товары и услуги, поэтому скорее всего сайт предложит хоть какое-либо подтверждение (скорее всего они уже работали над подобным вопросом) и это можно будет использовать для авансового отчета.
С Уважением,
Васильев Дмитрий.
Добрый день!!!
Существует несколько вариантов для отражения данных в бухгалтерском учета:
1. Проведение данных расходов напрямую у себя в бухгалтерии, для этого необходимо:
— распечатать Пользовательское соглашение сайта, на котором производите заказ;
— оплатить физическим лицом и составить Авансовый отчет, к нему необходимо приложить платежный документ, либо выписку с банка;
— при заказе товара/услуги — всегда приходит на почту сам заказ с перечьнем услуг/товаров, либо на сайте в личном кабинете — его необходимо также распечатать;
— если приходит товар — то также документы на получение данного товара;
— приказ по организации — в котором прописать подобный порядок оформления данных услуг по бухгалтерии;
— на основании всех этих документов необходимо составить Бухгалтерскую справку ( она должна содержать следующие реквизиты: наименование документа; дату составления документа; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении; наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; личные подписи указанных лиц.). Также в ней необходимо отразить, что данная услуга оказана в полном объеме.
Бухгалтерская справка с приложенными документами будет являться основанием для проведения в бухгалтерском учете. Если у вас ОСНО — то единственное возникнут проблемы с возмещением НДС.
2. Если вы на УСН (доходы 6%) — можете оформлять также как и в п. 1, или упрощенный вариант (только авансовый) — т.к. здесь эти расходы не влияют на налоговую базу и соответственно налоговым органам не будет никакого интереса к этим платежам.
3. Если вы на УСН (дох-расх 15%):
то по варианту №1 и все документы по данному списку, либо заключаете договор на оказание услуг (купли-продажи товара) с фирмой, которая находится на УСН (дох 6%). Эта фирма оказывает вам услуги и выставляет все закрывающие документы, сама же работает по варианты №2. Здесь для вас будет удорожание на 6%, т.к. будет необходимость вашего контрагента оплатить налог.
Остались вопросы пишите.
Для того чтобы отразить расходы в учете нужно получить путем распечатки с сайта текст договора на предоставление сервера (оферты), подтверждающий факт предоставления сервера, срок предоставления и цену услуг документ (инвойс, счет и т.п.)
— п. 1 ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете».
Если указанные документы будут составлены на иностранном языке, потребуется их перевод
(п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской
отчетности в Российской Федерации, утв. Приказом Минфина РФ от
29.07.1998 N 34н).
И нужно отметить необходимость выполнения компанией обязанности налогового агента в отношении оплачиваемых услуг в части НДС и налога на прибыль.
Я написала, что, например, мы оплачиваем сервер Amazon, сервис для проведения вебинаров, helpdesk сервис. Есть договор-оферта точно везде, но на английском.
Могу порекомендовать вам проводить это через авансовый отчет. То есть вы выдаете сотруднику денежные средства из кассы для оплаты, он оплачивает со своей карты, затем пишет авансовый отчет. Но к этому авансовому отчету все равно будет необходимо приложить документы из которых будет видно что именно было оплачено. Если никаких документов вам не предоставляется, то скорее всего для налога на прибыль эти расходы учесть будет нельзя.
Можно использовать косвенные документы, но обязательно с переводом. Например, составить приказ руководителя о проведении вебинара, в котором будет отражено, что для проведения вебинара необходимо использовать данный сервис, приложить переведенный договор оферты, авансовый отчет, платежный документ подтверждающий факт оплаты, (распечатка движения средств по карте подойдет). Совокупность этих документов может подтвердить факт использования сервиса в производственных целях.