Первичные документы и их роль в бухгалтерском учете

Что это за бумаги, и какие требования к ним предъявляет закон?
Автор статьи: Максим Иванов Максим Иванов
Автор статьи
Практикующий юрист с 1990 года

Первичные документы — основа бухгалтерского учета любой организации и важная часть отчетности.

Поскольку бухгалтерский учет тесно связан с налоговым, правильное ведение и хранение бумаг спасает компанию от внеплановых проверок, штрафов и других неприятностей.

С точки зрения бухгалтерии первичный документ — это бумага, которая подтверждает, что за счет средств компании была проведена какая-то хозяйственная операция

Чтобы знать, куда и кем были израсходованы средства, и подтвердить их целевое использование, создается первичная документация. Современное законодательство не предъявляет жестких требований к ее форме, однако общие принципы следует соблюдать. Один из них — общий вид бумаг. Порядок их хранения и ведения должен быть закреплен в учетной политике компании. Он установлен приказом Министерства финансов №106н.

Виды первичных документов

Документация делится на группы в зависимости от ряда факторов:

  • для чего она предназначена;
  • что в ней содержится;
  • каким способом в ней отображены выполненные операции;
  • где она составлялась — внутри организации или вне.
Обратите внимание!

К основным первичным документам относят бумаги, которые сопровождают любую хозяйственную деятельность. В первую очередь это договоры, отражающие особенности сделок, — права сторон, обязанности контрагентов, систему и способ расчетов, ответственность за невыполнение и пр.

Читайте также
Как открыть ИИС в Сбербанке?

Работать без договора сегодня не рискует никто, без него вы не сможете защитить свои права и потребовать выполнения обязательств.

Вторую группу образуют счета — бумаги, указывающие, кто и сколько заплатил или потратил. Иногда в них включают какие-то дополнительные сведения о сделках — сроки поставки, порядок внесения оплаты и пр.

Товарные накладные образуют следующую группу. Они показывают движение товарно-материальных ценностей компании и всегда оформляются в двух экземплярах. Информация из накладных позднее оказывается в счетах-фактурах. Накладную обязательно заверяют печатью предприятия и подписями всех сторон сделки. Отдельными группами являются также акты приема-передачи и все бумаги, связанные с оплатой труда сотрудников компании, в частности, ведомости на зарплату.

Читайте также
Учет амортизации основных средств в бухгалтерском учете

Важной стороной бухучета является фиксация всего, что связано с движением основных средств. Сюда относят акты приема-передачи и результаты инвентаризации. Работу с наличными и безналичными средствами фирмы фиксируют с помощью кассовых документов: приходных и расходных ордеров, журнала их регистрации и кассовой книги.

Первичная документация

Реквизиты первичных документов

Как уже упоминалось, жесткой формы для «первички» нет. Однако есть моменты, которые непременно должны быть указаны в бумаге, так как именно они и делают ее официальным документом. Это название, дата, когда она была составлена, данные о том, кто ее составил, — будь это человек или организация, непосредственно факт, ради которого оформляется документ, все характеристики — размер, стоимость и пр.

В первичной документации должны содержаться сведения о тех, кто составлял и оформлял бумагу

Первичные документы и регистры

Регистры — это бумаги, учитывающие содержание и движение «первички». Они могут быть книгами, карточками и свободными листами. Классифицируют их по методу ведения и по сведениям, содержащимся в них. По способу ведения регистры делятся на три группы:

  • хронологические, в которых информация накапливается в соответствии со временем совершения операций;
  • систематические, учитывающие документы по экономической составляющей, например, кассовые книги или акты приема-передачи;
  • комбинированные, которые нужны для аналитического учета и систематизации.

Кроме того, регистры делят по форме построения на шахматки и одно-двусторонние.

Инвентаризация первичной документации

Учет и правильное ведение бумаг крайне важны для нормального функционирования организации. Без них будет непонятно, на что ушли средства, куда делся товар, сколько заплачено персоналу. В связи с этим первичные документы важно правильно хранить, регулярно проводить их проверку — инвентаризацию и аудит.

Главное, что проверяется в ходе инвентаризации, — наличие документа, правильность его оформления и содержания

Обязательно проводится и проверка ведения регистров на предмет того, все ли бумаги туда внесены. Практика показывает, что есть основные виды нарушений, которые могут превратиться в проблему при проведении любой внешней проверки, в частности, со стороны налоговой:

  1. документ не был своевременно зарегистрирован, и регистрация проводилась задним числом. За это нарушение могут последовать санкции;
  2. отсутствие реквизитов. Налоговая простит вам, если в бумаге нет названия или кода формы, а вот за все остальное придется отвечать;
  3. заполнение документации неподходящими средствами, например, карандашом. В результате информация искажается. Также сюда относится внесение исправлений без учета действующих в этой области правил.
  4. ошибки в ходе регистрации;
  5. нарушение сроков хранения. В этом случае налоговая будет беспощадна, так как эта ошибка не позволяет провести полноценную проверку. Если такая ошибка выявлена — компанию оштрафуют и заставят заплатить налоги исходя из средних доходов;
  6. оформление с нарушением дел по кассовым и банковским документам. Эти ошибки часто связаны с намеренными злоупотреблениями, так что если они найдены, компанию и ответственных лиц заставят отвечать за нарушение порядка кассовых операций.
Первичные документы и регистры

Резюме

Форма первичных бумаг может быть своей в каждой компании, при условии, что она отражена в учетной политике.

Обратите внимание!

Любой документ после оформления следует зарегистрировать в соответствующем регистре.

Чтобы избежать проблем и неприятностей с налоговой инспекцией, надлежит регулярно проводить внутреннюю инвентаризацию силами работников компании или приглашенных специалистов.

Редактор: Людмила Разумова Людмила Разумова
Редактор
Практикующий юрист с 2006 года

Содержание

Виды первичных документов
Реквизиты первичных документов
Первичные документы и регистры
Инвентаризация первичной документации
Резюме

Комментарии

Клиент - Пётр
Пётр Куприянов
клиент, г. Кемерово

Здравствуйте. Суть вопроса в следующем, еще в советские годы, моему дяде был выделен земельный участок в садовом обществе. В последующем, он не оформлял никаких документов на право собственности этим участком.

Несколько лет назад, мой дядя умер и мы не смогли найти никаких первичных документов, что этот участок был выделен ему. Повторюсь, что дача не числится в собственности и в наследство на данный участок никто не вступал.

Вопрос: куда мне нужно обратиться для восстановления первичных документов и возможно ли мне вообще оформить этот участок личную в собственность?

С какими "подводными камнями" я могу столкнуться при процессе оформления? Может быть есть какой-то легкий и быстрый способ все оформить? Спасибо.

Адвокат - Ильяс
Адвокат по гражданскому праву , г. Москва
Общаться в чате

Добрый вечер, если прошло более года с даты смерти, то имущество стало выморочным и собственником стало государство (муниципальное образование).

Если нет, то можно попробовать достать архивные выписки о предоставлении земельного участка либо справки из садового товарищества о предоставлении земли, если таковые оформлялись.

На основании этих документов можно в суде попробовать заявить иск о признании права за кем-то из наследников ( в соответствии с очередностью)

Как-то так

Отблагодарить
Общаться в чате Отблагодарить

Клиент - Анна
Анна
клиент, г. Москва

Добрый день!

Дело в том, что в результате пожара на складе весь товар сгорел (товар был застрахован).

Уточните, пожалуйста, какие первичные документы, подтверждающие поступление товара нужно предоставить в страховую?

Также интересует правильность оформления этих документов.

Заранее спасибо

Юрист - Александр
Юрист по гражданскому праву , г. Москва
Общаться в чате

Здравствуйте.

Договор о страховании, договор поставки (купли — продажи), акт приемки товара, платежки за товар, акт о пожаре, копию постановления об отказе в возбуждении уголовного дела или о возбуждении уголовного дела.

Отблагодарить
Общаться в чате Отблагодарить

Клиент - Юлия
Юлия
клиент, г. Москва

Добрый день, имеет ли право подписи сотрудник первичного документа с датой раньше утвержденного приказа на право подписи,но с входящей датой позже утвержденного приказа?

Юрист - Елена
Юрист по трудовому праву , г. Пермь
Общаться в чате

Здравствуйте, Юлия! Вопрос неоднозначный. Предполагаю под фразой «входящая да документа» могут быть как минимум две ситуации. Первая- ТМЦ/услуги были оказаны (приняты) датой документа, но оригинал документа пришел по почте и входящая дата оригинала отличается от даты документа. Думаю, что в данной ситуации сотрудник, право подписи которого оформлено приказом более поздней датой, не имеет право подписывать данный документ. Вторая ситуация- товар был отгружен по доверенности транспортной компании и вместе с оригиналами документов находился в пути. По прибытию товар был получен в транспортной компании  «входящей датой», отличающейся от даты отгрузки. В данной ситуации как товар так и оригинал документов были получены датой, когда у сотрудника уже были полномочия, т.е. он имеет право подписать данные документы. Т.е. вывод, если приемка ТМЦ/услуг осуществлялась во входящую дату, то подписание указанным сотрудником правомочно. Если ТМЦ/услуги были получены ранее, то подписание опоздавших оригиналов будет считаться подписанными неуполномоченным лицом

Отблагодарить
Общаться в чате Отблагодарить

Вам может быть интересно

Управление Индексационных Выплат
В интернете в 2018 году появилось несколько десятков сайтов, каждый из которых позиционирует себя как официальный ресурс некоего Управления индексационных выплат. К слову, такого государственного органа не существует. Пользователям предлагают проверить, сколько денег им полагается от государства, а затем получить их прямо на сайте. Далее расскажем, в чем суть обмана на портале Управления индексационных...
6
Амортизация основных средств
С необходимостью учета амортизации неизбежно сталкивается любое предприятие, имеющее основные средства — недвижимость, оборудование, иные материальные и нематериальные активы. Для начисления амортизации основных средств используются правила бухгалтерского учета, а также учетная политика, утвержденная на предприятии. Бухучет трактует ее как процесс отражения стоимости основных средств и иных активов...
16
Акт приема-передачи
Заключая любой договор, вам необходимо согласовать с партнером все существенные и дополнительные условия. Если предметом договора является передача определенного имущества, либо выполнение работ (услуг), то следует подготовить акт приема-передачи. Как его правильно составить — расскажем далее. В законе отсутствует официальное понятие акта приема-передачи. Однако на его оформление указывается практически...
14
Акт приемки-сдачи выполненных работ или услуг в 2021-2022
Для выполнения работ или оказания услуг заключается договор. Он содержит требования к срокам, качеству и стоимости заказа. После исполнения обязательств стороны подписывают акт выполненных работ. Этот документ подтверждает передачу результата работ и отсутствие претензий у заказчика. Исполнитель передает заказчику результат — изготовленную или отремонтированную вещь, объем выполненных строительных...
14
Угрожают расправой: куда обратиться и что делать?
Угрожают расправой: куда обратиться и что делать?
Угрожают расправой: куда обратиться и что делать?
Если угрозы кажутся реальными
Чтобы «не обули»: как работает гарантия на обувь?
Чтобы «не обули»: как работает гарантия на обувь?
Чтобы «не обули»: как работает гарантия на обувь?
Права потребителя кроссовок и сапог