Первичные документы и их роль в бухгалтерском учете

Что это за бумаги, и какие требования к ним предъявляет закон?
Автор статьи: Максим Иванов Максим Иванов
Автор статьи
Практикующий юрист с 1990 года

Первичные документы — основа бухгалтерского учета любой организации и важная часть отчетности.

Поскольку бухгалтерский учет тесно связан с налоговым, правильное ведение и хранение бумаг спасает компанию от внеплановых проверок, штрафов и других неприятностей.

С точки зрения бухгалтерии первичный документ — это бумага, которая подтверждает, что за счет средств компании была проведена какая-то хозяйственная операция

Чтобы знать, куда и кем были израсходованы средства, и подтвердить их целевое использование, создается первичная документация. Современное законодательство не предъявляет жестких требований к ее форме, однако общие принципы следует соблюдать. Один из них — общий вид бумаг. Порядок их хранения и ведения должен быть закреплен в учетной политике компании. Он установлен приказом Министерства финансов №106н.

Виды первичных документов

Документация делится на группы в зависимости от ряда факторов:

  • для чего она предназначена;
  • что в ней содержится;
  • каким способом в ней отображены выполненные операции;
  • где она составлялась — внутри организации или вне.
Обратите внимание!

К основным первичным документам относят бумаги, которые сопровождают любую хозяйственную деятельность. В первую очередь это договоры, отражающие особенности сделок, — права сторон, обязанности контрагентов, систему и способ расчетов, ответственность за невыполнение и пр.

Читайте также
Как открыть ИИС в Сбербанке?

Работать без договора сегодня не рискует никто, без него вы не сможете защитить свои права и потребовать выполнения обязательств.

Вторую группу образуют счета — бумаги, указывающие, кто и сколько заплатил или потратил. Иногда в них включают какие-то дополнительные сведения о сделках — сроки поставки, порядок внесения оплаты и пр.

Товарные накладные образуют следующую группу. Они показывают движение товарно-материальных ценностей компании и всегда оформляются в двух экземплярах. Информация из накладных позднее оказывается в счетах-фактурах. Накладную обязательно заверяют печатью предприятия и подписями всех сторон сделки. Отдельными группами являются также акты приема-передачи и все бумаги, связанные с оплатой труда сотрудников компании, в частности, ведомости на зарплату.

Читайте также
Учет амортизации основных средств в бухгалтерском учете

Важной стороной бухучета является фиксация всего, что связано с движением основных средств. Сюда относят акты приема-передачи и результаты инвентаризации. Работу с наличными и безналичными средствами фирмы фиксируют с помощью кассовых документов: приходных и расходных ордеров, журнала их регистрации и кассовой книги.

Первичная документация

Реквизиты первичных документов

Как уже упоминалось, жесткой формы для «первички» нет. Однако есть моменты, которые непременно должны быть указаны в бумаге, так как именно они и делают ее официальным документом. Это название, дата, когда она была составлена, данные о том, кто ее составил, — будь это человек или организация, непосредственно факт, ради которого оформляется документ, все характеристики — размер, стоимость и пр.

В первичной документации должны содержаться сведения о тех, кто составлял и оформлял бумагу

Первичные документы и регистры

Регистры — это бумаги, учитывающие содержание и движение «первички». Они могут быть книгами, карточками и свободными листами. Классифицируют их по методу ведения и по сведениям, содержащимся в них. По способу ведения регистры делятся на три группы:

  • хронологические, в которых информация накапливается в соответствии со временем совершения операций;
  • систематические, учитывающие документы по экономической составляющей, например, кассовые книги или акты приема-передачи;
  • комбинированные, которые нужны для аналитического учета и систематизации.

Кроме того, регистры делят по форме построения на шахматки и одно-двусторонние.

Инвентаризация первичной документации

Учет и правильное ведение бумаг крайне важны для нормального функционирования организации. Без них будет непонятно, на что ушли средства, куда делся товар, сколько заплачено персоналу. В связи с этим первичные документы важно правильно хранить, регулярно проводить их проверку — инвентаризацию и аудит.

Главное, что проверяется в ходе инвентаризации, — наличие документа, правильность его оформления и содержания

Обязательно проводится и проверка ведения регистров на предмет того, все ли бумаги туда внесены. Практика показывает, что есть основные виды нарушений, которые могут превратиться в проблему при проведении любой внешней проверки, в частности, со стороны налоговой:

  1. документ не был своевременно зарегистрирован, и регистрация проводилась задним числом. За это нарушение могут последовать санкции;
  2. отсутствие реквизитов. Налоговая простит вам, если в бумаге нет названия или кода формы, а вот за все остальное придется отвечать;
  3. заполнение документации неподходящими средствами, например, карандашом. В результате информация искажается. Также сюда относится внесение исправлений без учета действующих в этой области правил.
  4. ошибки в ходе регистрации;
  5. нарушение сроков хранения. В этом случае налоговая будет беспощадна, так как эта ошибка не позволяет провести полноценную проверку. Если такая ошибка выявлена — компанию оштрафуют и заставят заплатить налоги исходя из средних доходов;
  6. оформление с нарушением дел по кассовым и банковским документам. Эти ошибки часто связаны с намеренными злоупотреблениями, так что если они найдены, компанию и ответственных лиц заставят отвечать за нарушение порядка кассовых операций.
Первичные документы и регистры

Резюме

Форма первичных бумаг может быть своей в каждой компании, при условии, что она отражена в учетной политике.

Обратите внимание!

Любой документ после оформления следует зарегистрировать в соответствующем регистре.

Чтобы избежать проблем и неприятностей с налоговой инспекцией, надлежит регулярно проводить внутреннюю инвентаризацию силами работников компании или приглашенных специалистов.

Редактор: Людмила Разумова Людмила Разумова
Редактор
Практикующий юрист с 2006 года

Содержание

Виды первичных документов
Реквизиты первичных документов
Первичные документы и регистры
Инвентаризация первичной документации
Резюме

Комментарии

Клиент - Пётр
Пётр Куприянов
клиент, г. Кемерово

Здравствуйте. Суть вопроса в следующем, еще в советские годы, моему дяде был выделен земельный участок в садовом обществе. В последующем, он не оформлял никаких документов на право собственности этим участком.

Несколько лет назад, мой дядя умер и мы не смогли найти никаких первичных документов, что этот участок был выделен ему. Повторюсь, что дача не числится в собственности и в наследство на данный участок никто не вступал.

Вопрос: куда мне нужно обратиться для восстановления первичных документов и возможно ли мне вообще оформить этот участок личную в собственность?

С какими "подводными камнями" я могу столкнуться при процессе оформления? Может быть есть какой-то легкий и быстрый способ все оформить? Спасибо.

Адвокат - Ильяс
Адвокат по гражданскому праву , г. Москва
Общаться в чате

Добрый вечер, если прошло более года с даты смерти, то имущество стало выморочным и собственником стало государство (муниципальное образование).

Если нет, то можно попробовать достать архивные выписки о предоставлении земельного участка либо справки из садового товарищества о предоставлении земли, если таковые оформлялись.

На основании этих документов можно в суде попробовать заявить иск о признании права за кем-то из наследников ( в соответствии с очередностью)

Как-то так

Отблагодарить
Общаться в чате Отблагодарить

Клиент - Анна
Анна
клиент, г. Москва

Добрый день!

Дело в том, что в результате пожара на складе весь товар сгорел (товар был застрахован).

Уточните, пожалуйста, какие первичные документы, подтверждающие поступление товара нужно предоставить в страховую?

Также интересует правильность оформления этих документов.

Заранее спасибо

Юрист - Александр
Юрист по гражданскому праву , г. Москва
Общаться в чате

Здравствуйте.

Договор о страховании, договор поставки (купли — продажи), акт приемки товара, платежки за товар, акт о пожаре, копию постановления об отказе в возбуждении уголовного дела или о возбуждении уголовного дела.

Отблагодарить
Общаться в чате Отблагодарить

Клиент - Юлия
Юлия
клиент, г. Москва

Добрый день, имеет ли право подписи сотрудник первичного документа с датой раньше утвержденного приказа на право подписи,но с входящей датой позже утвержденного приказа?

Юрист - Елена
Юрист по трудовому праву , г. Пермь
Общаться в чате

Здравствуйте, Юлия! Вопрос неоднозначный. Предполагаю под фразой «входящая да документа» могут быть как минимум две ситуации. Первая- ТМЦ/услуги были оказаны (приняты) датой документа, но оригинал документа пришел по почте и входящая дата оригинала отличается от даты документа. Думаю, что в данной ситуации сотрудник, право подписи которого оформлено приказом более поздней датой, не имеет право подписывать данный документ. Вторая ситуация- товар был отгружен по доверенности транспортной компании и вместе с оригиналами документов находился в пути. По прибытию товар был получен в транспортной компании  «входящей датой», отличающейся от даты отгрузки. В данной ситуации как товар так и оригинал документов были получены датой, когда у сотрудника уже были полномочия, т.е. он имеет право подписать данные документы. Т.е. вывод, если приемка ТМЦ/услуг осуществлялась во входящую дату, то подписание указанным сотрудником правомочно. Если ТМЦ/услуги были получены ранее, то подписание опоздавших оригиналов будет считаться подписанными неуполномоченным лицом

Отблагодарить
Общаться в чате Отблагодарить

Вам может быть интересно

Управление Индексационных Выплат
В интернете в 2018 году появилось несколько десятков сайтов, каждый из которых позиционирует себя как официальный ресурс некоего Управления индексационных выплат. К слову, такого государственного органа не существует. Пользователям предлагают проверить, сколько денег им полагается от государства, а затем получить их прямо на сайте. Далее расскажем, в чем суть обмана на портале Управления индексационных...
6
Амортизация основных средств
С необходимостью учета амортизации неизбежно сталкивается любое предприятие, имеющее основные средства — недвижимость, оборудование, иные материальные и нематериальные активы. Для начисления амортизации основных средств используются правила бухгалтерского учета, а также учетная политика, утвержденная на предприятии. Бухучет трактует ее как процесс отражения стоимости основных средств и иных активов...
16
Акт приема-передачи
Заключая любой договор, вам необходимо согласовать с партнером все существенные и дополнительные условия. Если предметом договора является передача определенного имущества, либо выполнение работ (услуг), то следует подготовить акт приема-передачи. Как его правильно составить — расскажем далее. В законе отсутствует официальное понятие акта приема-передачи. Однако на его оформление указывается практически...
14
Акт приемки-сдачи выполненных работ или услуг в 2021
Для выполнения работ или оказания услуг заключается договор. Он содержит требования к срокам, качеству и стоимости заказа. После исполнения обязательств стороны подписывают акт выполненных работ. Этот документ подтверждает передачу результата работ и отсутствие претензий у заказчика. Исполнитель передает заказчику результат — изготовленную или отремонтированную вещь, объем выполненных строительных...
14
Пенсии для ИП
Пенсии для ИП
Пенсии для ИП
Как обеспечить себя в старости
Купили жильё? Теперь верните часть денег!
Купили жильё? Теперь верните часть денег!
Купили жильё? Теперь верните часть денег!
Немного полезной математики, чтобы обогатиться на 260 тысяч рублей после покупки квартиры