Первичные документы и их роль в бухгалтерском учете

Максим Иванов Автор статьи Практикующий юрист с 1990 года

Первичные документы — основа бухгалтерского учета любой организации и важная часть отчетности.

Поскольку бухгалтерский учет тесно связан с налоговым, правильное ведение и хранение бумаг спасает компанию от внеплановых проверок, штрафов и других неприятностей.

С точки зрения бухгалтерии первичный документ — это бумага, которая подтверждает, что за счет средств компании была проведена какая-то хозяйственная операция

Чтобы знать, куда и кем были израсходованы средства, и подтвердить их целевое использование, создается первичная документация. Современное законодательство не предъявляет жестких требований к ее форме, однако общие принципы следует соблюдать. Один из них — общий вид бумаг. Порядок их хранения и ведения должен быть закреплен в учетной политике компании. Он установлен приказом Министерства финансов №106н.

Виды первичных документов

Документация делится на группы в зависимости от ряда факторов:

• для чего она предназначена;
• что в ней содержится;
• каким способом в ней отображены выполненные операции;
• где она составлялась — внутри организации или вне.

Работать без договора сегодня не рискует никто, без него вы не сможете защитить свои права и потребовать выполнения обязательств.

Вторую группу образуют счета — бумаги, указывающие, кто и сколько заплатил или потратил. Иногда в них включают какие-то дополнительные сведения о сделках — сроки поставки, порядок внесения оплаты и пр.

Важной стороной бухучета является фиксация всего, что связано с движением основных средств. Сюда относят акты приема-передачи и результаты инвентаризации. Работу с наличными и безналичными средствами фирмы фиксируют с помощью кассовых документов: приходных и расходных ордеров, журнала их регистрации и кассовой книги.

Реквизиты первичных документов

Как уже упоминалось, жесткой формы для «первички» нет. Однако есть моменты, которые непременно должны быть указаны в бумаге, так как именно они и делают ее официальным документом. Это название, дата, когда она была составлена, данные о том, кто ее составил, — будь это человек или организация, непосредственно факт, ради которого оформляется документ, все характеристики — размер, стоимость и пр.

В первичной документации должны содержаться сведения о тех, кто составлял и оформлял бумагу

Первичные документы и регистры

Регистры — это бумаги, учитывающие содержание и движение «первички». Они могут быть книгами, карточками и свободными листами. Классифицируют их по методу ведения и по сведениям, содержащимся в них. По способу ведения регистры делятся на три группы:

• хронологические, в которых информация накапливается в соответствии со временем совершения операций;
• систематические, учитывающие документы по экономической составляющей, например, кассовые книги или акты приема-передачи;
• комбинированные, которые нужны для аналитического учета и систематизации.

Кроме того, регистры делят по форме построения на шахматки и одно-двусторонние.

Инвентаризация первичной документации

Учет и правильное ведение бумаг крайне важны для нормального функционирования организации. Без них будет непонятно, на что ушли средства, куда делся товар, сколько заплачено персоналу. В связи с этим первичные документы важно правильно хранить, регулярно проводить их проверку — инвентаризацию и аудит.

Главное, что проверяется в ходе инвентаризации, — наличие документа, правильность его оформления и содержания

Обязательно проводится и проверка ведения регистров на предмет того, все ли бумаги туда внесены. Практика показывает, что есть основные виды нарушений, которые могут превратиться в проблему при проведении любой внешней проверки, в частности, со стороны налоговой:

1. документ не был своевременно зарегистрирован, и регистрация проводилась задним числом. За это нарушение могут последовать санкции;
2. отсутствие реквизитов. Налоговая простит вам, если в бумаге нет названия или кода формы, а вот за все остальное придется отвечать;
3. заполнение документации неподходящими средствами, например, карандашом. В результате информация искажается. Также сюда относится внесение исправлений без учета действующих в этой области правил.
4. ошибки в ходе регистрации;
5. нарушение сроков хранения. В этом случае налоговая будет беспощадна, так как эта ошибка не позволяет провести полноценную проверку. Если такая ошибка выявлена — компанию оштрафуют и заставят заплатить налоги исходя из средних доходов;
6. оформление с нарушением дел по кассовым и банковским документам. Эти ошибки часто связаны с намеренными злоупотреблениями, так что если они найдены, компанию и ответственных лиц заставят отвечать за нарушение порядка кассовых операций.

Резюме

Форма первичных бумаг может быть своей в каждой компании, при условии, что она отражена в учетной политике.

Чтобы избежать проблем и неприятностей с налоговой инспекцией, надлежит регулярно проводить внутреннюю инвентаризацию силами работников компании или приглашенных специалистов.

Людмила Разумова Редактор Практикующий юрист с 2006 года