Здравствуйте.
Медаль «За трудовую доблесть» - это государственная награда, а не ведомственная, поэтому по ней звание «Ветеран труда» присваивается автоматически при наличии необходимого стажа, без привязки к министерским приказам - основание ст. 7 ФЗ № 5-ФЗ. У Вас 39 лет стажа и Вы уже 4 года на пенсии - формально все условия для присвоения звания выполнены.
Но есть нюанс: сама медаль права на льготы не даёт, нужно официальное удостоверение «Ветеран труда» - без него ни соцзащита, ни ПФР льготы не откроют, даже при наличии награды на руках, ст. 22, 28 ФЗ № 5-ФЗ. А министерская грамота - вспомогательное основание, оно учитывается только если приказом ведомства прямо отнесена к знакам отличия, дающим право на звание. Учитывая, что Вы в Ростовской области - там ещё есть отдельное региональное звание «Ветеран труда Ростовской области» с расширенным перечнем наград и своей ЕДВ, это отдельный трек, который часто упускают.
То есть у Вас минимум две дорожки получения статуса и льгот, и по каждой свой набор документов и своя логика подачи - федеральная и региональная. Смешивать их не стоит, иначе можно получить отказ по одной и не подать по другой вовремя.
Получите конкретный план действий по ситуации: что сделать дальше, какие документы подготовить и на какие сроки ориентироваться.