Здравствуйте, Мария.
Да, техподдержка становится оператором персональных данных. Сам факт того, что сотрудник техподдержки видит адрес электронной почты и имя клиента для ответа на его запрос, уже является обработкой персональных данных.
Уведомление в РКН подавать нужно и Политика конфиденциальности нужна обязательно.
Даже если вы не сохраняете данные на жестком диске и не используете их в дальнейшем, сам процесс прочтения письма и ответа на него подпадает под регулирование Федерального закона № 152-ФЗ «О персональных данных».
Когда клиент пишет на почту техподдержки, происходит следующее:
1. Сбор данных: Вы получаете доступ к его email и имени.
2. Использование данных: Вы используете email для идентификации клиента (видите данные его аккаунта) и для направления ему ответа.
Техподдержка не просто «видит» данные, она совершает с ними действия, преследуя конкретную цель — ответить клиенту. Следовательно, требования закона распространяются на вас в полном объеме.
Требование о наличии Политики обработки персональных данных прямо предусмотрено ч. 2 ст. 18.1 Закона № 152-ФЗ. Документ должен быть размещен в свободном доступе (обычно на сайте).
Для подготовки указанных документов, напишите мне в чат.