Все это — онлайн, с заботой о вас и по отличным ценам.
Подскажите пожалуйста меня верно проконсультировали Серёг
Подскажите, пожалуйста, меня верно проконсультировали?
Серёг, слушай, по поводу отчётов за передачу — всё проще, чем кажется. Печать воинской части не нужна, забей, по закону она вообще необязательна на таких документах. Жетон тоже не пиши в документах, это служебные данные, не надо их светить, тем более сейчас, да и для отчёта он ничего не даёт.
Делаешь так. Перед поездкой печатаешь простой акт приёма-передачи, прямо на обычном листе. Пишешь: дата, место, от кого передаётся — ваша НКО, кому — ФИО бойца, звание, если скажет, что передаёте — теплопушка, количество, стоимость. Внизу две подписи — твоя и его. Всё, это и есть твой отчётный документ.
Ещё снимай на фото или видео момент передачи, это прям железное доказательство, если кто спросит, куда деньги жертвователей пошли. Если рядом есть ваши волонтёры — пусть тоже распишутся как свидетели, хуже не будет. И вообще идеально — если кто-то из командования напишет вам письмо-запрос, типа просим оказать содействие, нужны теплопушки. Тогда вообще ни один проверяющий не подкопается. Но если не получится — не страшно, акт с подписью и фото достаточно.
Короче: подпись бойца плюс фото — и ты закрыт по отчётности. Не усложняй.
И второе сообщение.
Смотри, ты когда вписываешь ФИО бойца в акт — это уже считается обработка персональных данных, такой закон. И на это нужно его согласие, только обязательно отдельной бумагой, прямо в акт вписать строчкой не прокатит, с сентября 2025 так уже нельзя. Просто напечатай бланки, кинь в папку и вози с собой, на месте заполнил, боец расписался, убрал и всё. Бланк может кто угодно сделать, это не бухгалтерская история, главное, чтобы там было понятно кто, кому, какие данные и зачем. Бухгалтер потом просто подшивает это к себе. Ну и фамилии бойцов никуда не выкладывай, сам понимаешь.
У вас только одна проблема — НКО не оформлена как оператор персональных данных, а без этого вы вообще не можете ничьи данные собирать. Но это решается за вечер. Заходишь на «Госуслуги», подаёшь уведомление в Роскомнадзор, бесплатно, минут двадцать. Потом садишься и пишешь политику обработки данных, ну типа что собираете, зачем вам это и где всё хранится. И приказ, кто за это отвечает, обычно руководитель на себя делает, одна бумажка. Сделал — и забыл про это. Но не тяни, потому что если вы уже сейчас данные собираете без оформления — это нарушение, а штрафы там конские, на сотни тысяч, а если повторно — на миллионы уже.
Здравствуйте, Сергей!
Спасибо за ваш вопрос и доверие к сообществу. Ситуация, которую вы описали, действительно является непростой и требует внимательного рассмотрения с точки зрения актуального законодательства и сложившейся судебной практики.
В рамках открытого форума мы можем обозначить лишь общие правовые принципы и подходы, которые регулируют подобные споры. Однако каждый случай уникален, и его исход зависит от множества деталей: наличия и содержания конкретных документов, доказательств, сроков, действий сторон и иных нюансов, которые сложно полностью оценить в публичном обсуждении.
Для всестороннего анализа вашей ситуации, оценки перспектив и разработки чёткого плана действий необходима детальная консультация с изучением всех имеющихся у вас материалов (документов, переписки и т.д.).
Я готова оказать вам профессиональную помощь в данном вопросе. Для предметного разговора и конфиденциального обсуждения стратегии прошу обратиться в личные сообщения.
Для подготовки ответа требуется некоторое время, поэтому ниже я дополню ответ по интересующему Вас вопросу.
В целом, советы толковые и практичные, но есть несколько юридических нюансов, в которых твой товарищ немного перестраховывается или, наоборот, упрощает. Давайте разберем по пунктам.
1. По поводу печати воинской части и жетона
· Печать: товарищ прав на 100%. С 2015 года (после вступления в силу Федерального закона № 82-ФЗ) использование печати для организаций перестало быть обязательным. Печать воинской части на акте приема-передачи действительно не нужна, если только сам боец или принимающая сторона не просят её поставить из-за внутренних правил части. Для отчета перед НКО и налоговой достаточно подписей.
· Жетон: Тоже верно. В открытых документах (актах, отчетах) личный номер (жетон) указывать не стоит. Это служебная информация, которая может быть использована против бойца. ФИО и звания достаточно.
2. По поводу оформления акта приема-передачи
Это центральный момент. Товарищ прав в том, что простой акт — это основной документ. Но давай уточним формулировки.
· Что писать: Да, пишется: дата, место (населенный пункт или координаты), от кого (название НКО, ФИО представителя), кому (ФИО, звание), что передается (наименование, количество, стоимость). Подписи двух сторон — это основание для бухгалтерии списать материальные ценности.
· Фото и видео: Это не просто «железное доказательство», это безупречное доказательство. Если акт можно потерять, то файлы с метаданными (дата, время, координаты) — это лучшее подтверждение целевого расходования средств. Товарищ абсолютно прав.
· Подписи свидетелей: Хуже не будет. Если волонтеры распишутся как свидетели, это добавит веса документу при любых проверках (прокурорских, налоговых).
3. По поводу персональных данных (самое важное)
Вот тут товарищ слегка запутался в сроках и требованиях, но суть уловил верно. Давай разложу по полочкам.
· ФИО бойца в акте — это персональные данные. Да, это так. Согласно 152-ФЗ «О персональных данных», любая информация, прямо или косвенно относящаяся к физическому лицу, является ПДн. Заполняя акт, вы их обрабатываете.
· Согласие на обработку ПДн. Товарищ говорит, что с сентября 2025 вписать в акт строчкой «не прокатит». Он имеет в виду изменения в законодательстве, которые вступили в силу с 1 сентября 2025 года (поправки в 152-ФЗ). Теперь требования к согласию ужесточились: оно должно быть «отдельным документом» (бумажным или электронным) и содержать строго определенный перечень сведений. Простая фраза в акте «Подписывая акт, даю согласие...» теперь действительно может быть признана недействительной в суде. Так что идея сделать отдельные бланки-согласия и возить их с собой — абсолютно правильная и единственно законная.
· Проблема: НКО не оформлена как оператор персональных данных. И вот тут товарищ перегибает палку.
4. Надо ли подавать уведомление в Роскомнадзор?
Краткий ответ: Нет, в вашем случае, скорее всего, не надо.
Согласно ч. 2 ст. 22 152-ФЗ, есть случаи, когда оператор (ваша НКО) имеет право обрабатывать данные без уведомления Роскомнадзора. Один из них (п. 2 ч. 2 ст. 22) касается ситуаций, когда персональные данные получены в связи с заключением договора, и они не распространяются, не передаются третьим лицам без согласия и используются только для исполнения этого договора.
· Ваша ситуация: Вы передаете груз. Фактически, вы заключаете с бойцом (пусть и устно) договор пожертвования или безвозмездной передачи. Вы собираете данные только для составления акта (подтверждения факта передачи). Вы не передаете эти данные никому (командованию, другим НКО). Вы не собираете их с помощью автоматических систем.
· Вывод: Ваша НКО подпадает под это исключение. Вам не нужно подавать уведомление о регистрации в качестве оператора ПДн.
Что вам действительно нужно сделать (и это правильно):
1. Назначить ответственного за обработку ПДн. Это может быть руководитель. Издать один приказ по организации.
2. Принять Политику обработки персональных данных. Это внутренний документ, который можно скачать типовой и адаптировать под себя. В ней вы пишете, что собираете, зачем и как защищаете.
3. Получать отдельное согласие. Распечатать бланки согласий (как и советует товарищ) и брать подпись с бойца перед заполнением акта.
Эти документы (приказ, политика и стопка подписанных согласий) на проверке будут выглядеть гораздо весомее, чем просто уведомление из Роскомнадзора.
Резюме
· Печать и жетон — не нужны.
· Акт с подписью и фото — идеально.
· Согласие на ПДн — нужно брать отдельно, обязательно с сентября 2025. Это правильно.
· Регистрация в РКН — для НКО при разовой помощи не требуется, если вы не торгуете базой бойцов. Достаточно внутренних документов (политика и приказ).