Или лучше заключить договор гпх?

Здравствуйте! Давайте сразу к сути: если бариста будет работать на вас постоянно и выполнять обычные обязанности сотрудника кофейни, оформлять его как самозанятого рискованно и, скорее всего, незаконно. В 2026 году контроль за такими схемами ужесточился, и это может грозить штрафами и доначислением налогов.

Подробно разберу ваши варианты и их последствия.

1. Можно ли оформить бариста как самозанятого?

Формально — да, договор подряда или оказания услуг с самозанятым заключить можно. Но в вашем случае это почти наверняка сочтут подменой трудовых отношений.

Вот почему для кофейни это опасно:

· Признаки трудовых отношений. Бариста выполняет не разовую работу, а постоянную функцию: стоит за стойкой, варит кофе, обслуживает посетителей. Если в договоре прописано, что он должен подчиняться графику, работать каждый день в определенные часы, следовать инструкциям — это уже не гражданско-правовые, а трудовые отношения .

· Новые индикаторы риска с 2026 года. Согласно Приказу Минтруда № 685н, если вы платите самозанятому более 35 000 руб. в месяц, сотрудничество длится дольше 3 месяцев, и эти доходы составляют 75% и более от всех его заработков — это повод для внеплановой проверки ГИТ и налоговой. Для бариста, работающего только у вас, эти условия выполняются.

· Запрет на работу с бывшими сотрудниками. Если ваш бариста раньше работал у вас по трудовой книжке, прошло меньше двух лет — заключать с ним договор как с самозанятым нельзя .

· Отсутствие чека = проблемы. Самозанятый обязан выдавать вам чек из приложения «Мой налог». Без чека вы не сможете учесть расходы, а налоговая может не признать такие затраты .

Что будет, если нарушить?

Налоговая может переквалифицировать договор в трудовой. Тогда вам доначислят:

· НДФЛ (13%) за весь период (за свой счет!) ;

· страховые взносы;

· пени и штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ ;

· возможно, включат в реестр недобросовестных работодателей .

2. Может, лучше заключить договор ГПХ (не с самозанятым)?

Договор ГПХ можно заключить с обычным физлицом (не самозанятым). Но здесь другая налоговая нагрузка:

· Налоги и взносы. Вы становитесь налоговым агентом: должны удерживать НДФЛ 13% с выплат и платить страховые взносы (около 30% от суммы). Это существенно дороже, чем работа с самозанятым .

· Риски переквалификации те же. Если человек по факту работает как штатный сотрудник (постоянно, по графику, на вашем оборудовании), договор ГПХ тоже могут признать трудовым .

3. Как правильно: трудовой договор

Самый безопасный и законный вариант для кофейни с постоянным персоналом — оформить бариста по трудовому договору.

Почему это правильно:

· Работа бариста предполагает процесс, а не разовый результат. Вы не можете каждый день заключать новый договор подряда на варку кофе — это явный признак трудовых отношений .

· Вы будете платить НДФЛ и взносы, но зато у вас не будет риска доначислений за 3 года и судебных исков от работника (который может потребовать оплатить больничные, отпуск и пр.) .

· С 2026 года контроль за «самозанятыми схемами» стал жестче, межведомственные комиссии активно выявляют нелегальную занятость .

Резюме и рекомендации

Вариант оформления Налоги и взносы для вас Риски Когда подходит

Самозанятый 0% (платит сам 4-6%) Высокие: переквалификация, доначисления, штрафы Для разовых задач (например, ремонт кофемашины, дизайн меню)

Договор ГПХ с физлицом НДФЛ 13% + взносы ~30% Средние: если работа носит постоянный характер — переквалификация Для проектных работ с четким результатом

Трудовой договор НДФЛ 13% + взносы ~30% Минимальные Для постоянных сотрудников, включая бариста.

Мой совет: Для работы в кофейне заключайте с бариста трудовой договор. Если хотите привлекать кого-то на подмену на несколько дней — можно оформить договор ГПХ с физлицом (но только если это действительно разовая подработка, и человек не будет работать постоянно по графику). С самозанятыми работайте только по непрофильным или разовым задачам .

Надеюсь, ответ был полезен! Если остались вопросы — уточняйте.