Здравствуйте!
Ситуация, которую вы описываете, является очень распространенной на практике. Да, письменный договор (скорее всего, договор пожертвования) заключать необходимо. Одностороннего письма от вашей организации и факта перечисления денег банком недостаточно для надлежащего юридического оформления отношений и защиты прав обеих сторон, особенно получателя (учреждения). Отсутствие конкретизации назначения платежа в самом платежном поручении усугубляет ситуацию.
1. Правовая квалификация сделки: это пожертвование.
Согласно ст. 582 Гражданского кодекса РФ (ГК РФ):
Пожертвованием признается дарение вещи или права в общеполезных целях.
Пожертвование может быть сделано в том числе юридическим лицам.
Жертвователь (банк) вправе установить определенное назначение использования пожертвованного имущества (в вашем случае — финансирование конкретного спортивного мероприятия).
На принятие пожертвования не требуется чьего-либо разрешения или согласия.
Таким образом, перечисление денег банком учреждению на благотворительное спортивное мероприятие — это классический договор пожертвования.
2. Почему договор необходим, несмотря на факт перечисления денег?
Доказательство целевого назначения: Ваше письмо является офертой (предложением) или просто информацией. Факт перечисления денег банком можно расценить как акцепт (принятие предложения), что в соответствии со ст. 438 ГК РФ может считаться заключением договора в упрощенном порядке. Однако ключевая проблема — отсутствие в платежном поручении цели — «пожертвование на конкретное мероприятие». В случае проверок (налоговых, со стороны вышестоящих организаций, самого банка) у учреждения будут на руках:
Платежка с неясным назначением (например, «благотворительный взнос»).
Ваше письмо, но нет документа, напрямую связывающего банк с обязательством использовать деньги строго на указанное в вашем письме мероприятие.
Это создает риск признания средств нецелевыми или даже безвозмездной помощью (дарением) без условий, что может повлечь налоговые последствия (для коммерческих организаций-получателей) и отчетные сложности.
Содержание договора: Договор пожертвования (ст. 582 ГК РФ) фиксирует:
Конкретное назначение (описание мероприятия, цели расходования: аренда площадки, призы, экипировка и т.д.).
Порядок отчетности учреждения перед банком об использовании средств (это право жертвователя по п. 3 ст. 582 ГК РФ).
Последствия нарушения назначения: Если учреждение использует деньги не по назначению, жертвователь (и его правопреемники) вправе требовать отмены пожертвования (п. 5 ст. 582 ГК РФ). Без договора доказать такое нарушение крайне сложно.
Договор — это ваша гарантия. Он подтверждает, что деньги получены на законных основаниях, с определенными целями, и снимает с вас необоснованные претензии об их использовании.