Кто должен поменять ей фамилию в бумажном варианте трудовой книжки?

Добрый день! Работница уволилась из нашей организации 02.10.2025г, а 31.10.2025г она сменила фамилию. И в данный момент она не работает. Кто должен поменять ей фамилию в бумажном варианте трудовой книжки? Спасибо.

Здравствуйте, Наталья!

Вносить запись обязана ваша организация — тот работодатель, у которого сотрудница работала на момент увольнения и который оформил ей трудовую книжку на старую фамилию.

Обоснование:

Согласно п. 2.3 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках», при изменении фамилии работника бывший работодатель по письменному заявлению работника вносит соответствующую запись в трудовую книжку.

Поскольку на момент смены фамилии (31.10.2025) работница уже нигде не работала, обязанность по внесению этой записи ложится на последнего работодателя, который хранил и выдал на руки ее трудовую книжку, то есть на вашу организацию.

Пошаговый алгоритм действий для вашей организации:

1. Получить от сотрудницы заявление и документы.
   · Она должна написать простое заявление с просьбой внести в ее трудовую книжку запись о смене фамилии.
   · К заявлению она прикладывает оригиналы документов:
     · Трудовая книжка.
     · Паспорт с новой фамилией.
     · Свидетельство о браке (или другой документ, являющийся основанием для смены фамилии).
2. Внести запись в трудовую книжку.
   · Запись вносится внутри вашей организации, куда она обратилась.
   · В раздел «Сведения о работе» вносится запись следующего образца:
     · В первой графе (№ записи) ставится очередной порядковый номер (следующий за записью об увольнении).
     · Во второй графе (Дата) указывается дата внесения записи о смене фамилии (например, 05.11.2025).
     · В третьей графе (Сведения...) пишется: «Фамилия [Старая фамилия] изменена на [Новая фамилия] на основании свидетельства о браке от [дата] № [номер]».
     · В четвертой графе (Наименование...) указывается дата и номер приказа о внесении изменений. Поскольку это не кадровое мероприятие, а фиксация факта, такого приказа нет. В этой графе ставится прочерк.
3. Заверить запись.
   · Запись заверяется подписью уполномоченного лица (сотрудника кадровой службы) и печатью организации (при ее наличии).
4. Вернуть документы сотруднице.
   · Верните сотруднице ее трудовую книжку с внесенной записью, паспорт и свидетельство о браке.

Важные нюансы, которые нужно знать:

· Сроки: Законом не установлен конкретный срок, в который вы должны это сделать, но выполнить данную процедуру следует в разумные сроки (как правило, в день обращения или на следующий).
· Место работы: Тот факт, что сотрудница сейчас не работает, никак не отменяет обязанности последнего работодателя внести эту запись.
· Если организация ликвидирована: В этом случае менять фамилию будет уже новый работодатель при ее следующем трудоустройстве, так как обратиться к ликвидированному работодателю физически невозможно.