Указывается ли НДФЛ в договоре аренды транспортного средства без экипажа с физ лицом?

Здравствуйте!

Как рассчитывается сумма договора?
При заключении договора аренды транспортное средство физическое лицо получает доход, подлежащий налогообложению по ставке НДФЛ. Поскольку организация выступает налоговым агентом физического лица, она обязана удержать сумму налога и перечислить её в бюджет самостоятельно.

Пример расчета суммы договора:
Допустим, физическое лицо должно получать чистыми 50 тыс. руб. каждый месяц. Рассмотрим расчёт сумм, исходя из ставки НДФЛ 13%:

Пусть Х — сумма, указанная в договоре аренды (до удержания налога).Тогда чистая выплата физическому лицу равна:
X−0.13X=50 000 руб.X−0.13X=50000руб.
Решив уравнение относительно Х, получаем:
0.87X=50 000X=50 0000.87≈57 471.26 руб.0.87X=50000X=0.8750000≈57471.26руб.
Таким образом, в договоре аренды и акте выполненных работ должна быть указана сумма примерно равная 57 471,26 рубля.

Организация обязана удерживать из указанной суммы НДФЛ (13%) и выплачивать арендодателю оставшиеся деньги. Подоходный налог составит около 7 471,26 руб., а чистый доход физлица останется равным требуемым 50 тыс. руб.

 
Итоговая схема расчёта выглядит следующим образом:
Показатель
Сумма
Итого договор
~57 471,26 ₽
Удержанный НДФЛ (13%)
~7 471,26 ₽
Чистый доход физлица
50 000 ₽
Таким образом, правильная сумма, которую нужно указывать в договоре и актовых документах, составляет приблизительно 57 471 рубль.
 
Улучшить текст в Умном редакторе
 
Прикрепить

Да, в договоре аренды транспортного средства без экипажа с физическим лицом указывается сумма арендной платы, которая облагается НДФЛ.
Арендатор в таком случае выступает в роли налогового агента и должен удержать налог и уплатить его в бюджет не позднее дня фактического получения денег в банке на выплату арендной платы или дня её перечисления на счёт работника. 
Информацию о том, какая сумма должна быть указана в договоре аренды и в актах выполненных работ при условии, что физическое лицо должно получить 50 тысяч рублей в месяц «чистыми», найти не удалось.

1) Кто обязан удерживать НДФЛ при аренде авто у физлица?
Если арендатор — организация или ИП, он — налоговый агент и обязан исчислить, удержать и перечислить НДФЛ с арендной платы (гл. 23 НК РФ, ст. 226; доход от сдачи имущества — объект НДФЛ). С 2025 года налоговый агент ведёт расчёт по новой прогрессивной шкале ставок, применяемой к «основной налоговой базе» (п. 2.1 ст. 210, ст. 224 НК РФ). 

Если арендатор — другое физлицо (не ИП), тогда удерживать НДФЛ некому: арендодатель подаёт 3-НДФЛ и платит налог сам (ст. 228 НК РФ). Здесь этот случай, судя по вопросу, не про вас.
2) Нужно ли писать НДФЛ в самом договоре и в актах?
По закону нет обязанности расписывать сумму НДФЛ в договоре или в актах. Достаточно указать размер арендной платы и фразу, что арендатор как налоговый агент удерживает НДФЛ по ст. 226 НК РФ при выплате дохода. На практике я рекомендую зафиксировать, «грязная» это сумма (до удержания) или «чистая» (после удержания), чтобы не спорить о 50 000 «на руки». В актах обычно указывают начисленную (грязную) сумму аренды за период; удержание НДФЛ — это платёжная история и отчётность 6-НДФЛ/2-НДФЛ, а не содержание акта. 

3) Какая ставка НДФЛ применяется?
С 2025 года — прогрессивная шкала по «основной» базе (зарплата, ГПХ и иные аналогичные доходы; сюда относится и аренда имущества физлица у организации/ИП):
• 13% — до 2,4 млн ₽ в год;
• 15% — свыше 2,4 до 5 млн ₽;
• 18% — свыше 5 до 20 млн ₽;
• 20% — свыше 20 до 50 млн ₽;
• 22% — свыше 50 млн ₽.
Нерезиденты — 30% (если не подпадают под специальные исключения). Для вашего уровня (50 000 ₽ в месяц = 600 000 ₽ в год) — 13%. 

4) Как посчитать сумму в договоре, если физлицо должно получать «чистыми» 50 000 ₽?
Есть два варианта оформления — выберите один и пропишите его прямо в договоре.

Вариант А. Фиксируем «чистую» сумму (net):
Формулировка: «К перечислению Арендодателю — 50 000 ₽ в месяц после удержания НДФЛ. Налоговым агентом является Арендатор (ст. 226 НК РФ)».
Тогда «грязная» (начисленная) сумма каждый месяц рассчитывается так, чтобы после удержания НДФЛ арендодателю ушло ровно 50 000 ₽.

Вариант Б. Фиксируем «грязную» сумму (gross):
Формулировка: «Арендная плата — ХХХХХ ₽ в месяц. При выплате дохода Арендатор удерживает НДФЛ по ст. 226 НК РФ».
Тогда «чистая» сумма будет меняться, если вдруг изменится ставка (например, при превышении годового лимита).

Для ваших 50 000 ₽ «на руки» при резиденте и ставке 13% (и с обычным правилом округления НДФЛ до полных рублей) удобнее зафиксировать грязную сумму 57 471 ₽:
• начисляем в акте 57 471 ₽;
• НДФЛ = 57 471 × 13% = 7 471,23 ₽ → округляем до 7 471 ₽;
• к выплате физлицу — ровно 50 000 ₽;
• НДФЛ перечисляете в бюджет по срокам ст. 226 НК РФ. 

Если арендодатель — нерезидент (30%), чтобы «на руки» было 50 000 ₽, ставьте «грязную» 71 429 ₽ (НДФЛ ≈ 21 429 ₽; к выплате 50 000 ₽). 
5) Что писать в документах — «чтобы всё сошлось»?
Договор: пропишите, что арендатор — налоговый агент (ст. 226 НК РФ), и явным текстом закрепите, «чистая» или «грязная» сумма. Если цель — 50 000 ₽ «на руки», я бы указал и грязную сумму 57 471 ₽, и нетто-гарантию 50 000 ₽: это убирает любые сомнения. 
Акты (ежемесячные): отражайте начисленную сумму аренды — 57 471 ₽ за месяц. НДФЛ в акт не включаем. 
Платёжки: одна — 50 000 ₽ физлицу; вторая — 7 471 ₽ НДФЛ в бюджет по нужному КБК и срокам (для доходов «основной базы» сроки теперь единые: выплаты с 1-го по 22-е — не позднее 28-го числа, с 23-го по конец месяца — не позднее 5-го числа следующего месяца; за 23–31 декабря — до последнего рабочего дня года). 
6) Важные исключения и подводные камни
Самозанятый (НПД). Если арендодатель зарегистрирован как плательщик НПД и выдаёт вам чеки через «Мой налог», организация не является налоговым агентом по НДФЛ — платите сумму по договору без удержаний, а человек сам платит НПД (обычно 4%/6% в зависимости от заказчика). В отношении аренды движимого имущества (авто) НПД допустим; но следите за спорными ситуациями, если арендодатель — ваш сотрудник (инспекция нередко спорит, хотя есть и судебная практика в пользу применения НПД). Документально подтверждайте статус НПД и храните чеки. 
Компенсации сверх аренды. По авто без экипажа текущие расходы (топливо, ремонт) обычно несёт арендатор (стандартная модель § 2 гл. 34 ГК РФ), поэтому вопросов с НДФЛ за «компенсации» обычно нет. Если по договору вы что-то доплачиваете физлицу сверх аренды — оцените, не образуется ли у него дополнительный облагаемый доход.
Превышение лимитов в середине года. Если в пределах одного налогового агента у физлица по «основной базе» накопится больше 2,4 млн/5 млн/20 млн/50 млн ₽, ставка меняется на превышающую часть. Контролируйте суммы нарастающим итогом. Итоговую доплату за доходы у других агентов ФНС рассчитает сама по данным отчётности.

Алексей, здравствуйте
Согласно нормам налогового законодательства российские организации, от которых налогоплательщик получил определенные доходы, обязаны исчислить, удержать у налогоплательщика и уплатить сумму налога. Такие налоговые агенты обязаны удержать начисленную сумму налога непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате, в том числе в случае, когда такой доход выплачивается по договору аренды транспортного средства без экипажа. Отдельных требований выделять сумму НДФЛ в договоре и актах не содержится, вместе с тем, надо понимать, что согласовать в договоре следует общую сумму вашего предполагаемого дохода, с учетом того, что из этих средств будет удерживаться НДФЛ. Однако, если вы в договоре более детально пропишите размер вознаграждения, в том числе с учетом НДФЛ, это также допустимо.
Рада ответить на Ваш вопрос!
С уважением, Екатерина