Отгулы за ранее отработанные дни, требуют подавать в электронном виде, заявлееия, написанные вручную, не принимаются

Действующее законодательство допускает подачу заявлений в электронной форме, подписанной квалифицированной электронной подписью. Использование электронной формы подачи заявлений оправдано в современных организациях, однако отказать сотруднику в приеме заявления, написанного вручную, необоснованно. Организация обязана рассмотреть любое обоснованное заявление сотрудника, представленное любым удобным для него способом, включая рукописную форму. Сотрудник вправе обжаловать отказ работодателя принять заявление в трудовой инспекции или суде.

Здравствуйте Владимир! Юрист с богатым опытом сопровождения трудовых отношений. Вам пришлось столкнуться с интересным вопросом, связанным с оформлением отгулов за ранее отработанное время.

Сегодня мы поговорим о правомерности требований работодателя принимать заявления только в электронном виде и насколько обязательно использование цифровой подписи.

 Итак, рассмотрим ситуацию поэтапно:

 Электронный документооборот в организациях:

Современные предприятия повсеместно переходят на электронный документооборот, что абсолютно нормально и соответствует современным тенденциям цифровизации. Трудовой кодекс РФ (статья 22) допускает применение электронных документов, подписанных электронными цифровыми подписями (ЭЦП), для внутренних процедур компаний.

Использование электронной подписи:

Электронная подпись обеспечивает юридическую значимость электронного документа, эквивалентную обычной письменной подписи. Но требование обязательной ЭЦП для заявлений на предоставление отпусков или отгулов само по себе не регламентировано трудовым законодательством.

Законодательством предусмотрена возможность подписания документов как рукописной подписью, так и электронной подписью. Статья 67.1 ТК РФ оговаривает, что работодатель обязан организовать прием документов от работников любым удобным способом, обеспечивающим подлинность волеизъявления работника.

 Чем руководствоваться работодателю?

Если компания принимает внутренние локальные нормативные акты, устанавливающие порядок приема заявлений только в электронном виде, такие нормы допустимы при условии обязательного уведомления работников и соблюдения принципа доступности технологии электронной подписи.

Однако работник вправе выбирать форму подачи заявления, руководствуясь принципом удобства и оперативности. Работодатель не вправе отказать в приеме бумажного заявления без веских оснований.

 Итоги:

Требование работодателя принимать заявления только в электронном виде является нарушением трудового законодательства, если оно не подкреплено внутренними правилами и не обеспечено техническими средствами для каждого сотрудника.

Вам остается напомнить руководству о недопустимости отказа в принятии документов, составленных вручную, сославшись на статью 67.1 ТК РФ и принципы добровольности выбора формы подачи заявления.

Всегда открыт для обсуждения и оказания помощи в сложных ситуациях!