Какие последствия для поставщика при расхождении дат УПД с бюджетным учреждением?

Question

Компания поставщик занимается поставкой непродовольственных товаров для бюджетных учреждений и перешла с 2025г на УСН +НДС 20%. Ранее все бюджетные учреждения просили у поставщика им оформить и предоставить договор, счет и накладную (УПД) на интересующий товар (даже тот, которого сейчас нет в наличии на складе), а далее шли и согласовывали возможность финансирования... При этом, финансирование не всегда выделялось в итоге бюджетному учреждению и заключенный договор и утрачивал силу сам по себе... В другом случае - бюджетному учреждению могут согласовать финансирование и произвести оплату, однако компания поставщик на момент выделения денег бюджетному учреждению уже может не располагать наличием на с кладе необходимых товаров и их нужно привозить под заказ от производителя, далее приходовать на склад, а уже только потом оформлять УПД (накладную). При этом, в казначейством уже принята ранее оформленная УПД (оформленная той датой, когда бюджетное учреждение обратилось изначально). Какие могут быть последствия для компании поставщика в случае, если у бюджетного учреждения и казначейства будет принята к учету УПД, полученная одной (более ранней) датой, а у поставщика будет подписанная этим же учреждением УПД, оформленная после поступления товара на склад? Вопрос задан в связи с тем, что "бюджетники" на момент обращения сами не понимают, выделят им деньги или нет и могут в момент обращения сразу попросить поставщика предоставить им несколько комплектов на желаемые товары, а финансирование могут вообще не произвести или только частично... А поставщик в этих условиях не может рисковать и привозить себе на склад все товары и вынужден дожидаться оплаты и только потом оформлять отгрузочные документы по факту поступления на склад. * Бюджетные учреждения не являются плательщиками НДС и не сдают книгу покупок и продаж.

Александр Бударагин · Answer

Здравствуйте, Юрий Александрович! Во-первых, переход поставщика на НДС никак не влияет на бюджетное учреждение, это уже поставщик должен решать свои вопросы с налогами. Во-вторых, вы пишите Ранее все бюджетные учреждения просили у поставщика им оформить и предоставить договор, счет и накладную (УПД) на интересующий товар не совсем понимаю, как ранее выглядела ситуация с УПД. Вам выдавали с более ранней датой, то есть например на сегодняшний день, а когда получали, допустим спустя пару недель, поставщик делал новую УПД? Уточняю в связи с тем, что на практике это делается следующим образом: Бюджетном учреждению для согласования достаточно договора и счета, та как в счёте отражена вся информация о товаре, включая стоимость, наименование и количество. А позже, по факту согласования, вы уже едете на склад, отгружаете и забираете товар, вам поставщик выдаёт УПД, оформленную датой фактической отгрузки и вы расписываетесь по факту получения

Елена Максимова · Answer

Здравствуйте, Юрий Александрович! А зачем поставщику вообще выдавать УПД при отправке в бюджетное учреждение на согласование? им, действительно должно хватить договора и счета. Вообще применение УПД носит рекомендательный характер и не ограничивает права хозяйствующих субъектов на использование иных форм первичных учетных документов. Об этом говорится в Письме ФНС России от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@. Аналогичные выводы содержатся и в Письмах ФНС России от 27.05.2015 N ГД-4-3/8963, от 23.06.2014 N ГД-4-3/11906@. Что касается УПД, то по общему правилу первичный документ нужно составлять непосредственно в момент совершения хозяйственной операции или сразу же после нее. Так, в соответствии с п.3 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»: 3. Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания. В форме УПД могут быть зафиксированы три даты: — в строке 1 «Счет-фактура» – дата составления УПД; — в строке 11 «Дата отгрузки, передачи (сдачи)» – дата совершения хозяйственной операции, например, дата передачи товаров поставщиком покупателю; — в строке 16 «Дата получения (приемки)» – дата подтверждения принимающей стороной, что обязательства по договору исполнены. Например, реальная дата приемки товаров покупателем. То есть, в принципе даты УПД могут быть разными.