Здравствуйте, Дмитрий! Вам нужно оформить договор аренды ТС с организацией, в таком случае можете избежать необходимости оформлять ПЛ.
Путевой лист — документ, служащий для учета и контроля работы транспортного средства, водителя. (пп. 14, 36 ч. 1 ст. 2, ч. 2 ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта»
ПЛ лист подлежит оформлению собственником (владельцем) транспортного средства на каждое транспортное средство, осуществляющее движение по дорогам при перевозке пассажиров и багажа, грузов в городском, пригородном и междугородном сообщениях (ч. 1 ст. 6 Закона N 259-ФЗ).
Путевой лист должен быть оформлен или сформирован до выпуска транспортного средства на линию (п. 11 Состава сведений и порядка оформления путевого листа).
Следовательно, при перевозке пассажиров и багажа, грузов на автомобильном транспорте, в том числе для собственных нужд, оформление путевых листов обязательно (ч. 1, 2 ст. 1, пп. 13 ч. 1 ст. 2, ч. 1, 3 ст. 6 Закона N 259-ФЗ, пп. 2 п. 7 Состава сведений и порядка оформления путевого листа).
Организация подтверждает путевыми листами расходы на ГСМ для автомобиля работника, в случае когда он перевозит в служебных целях на личном или служебном автомобиле грузы и (или) других лиц (кроме себя).
Чтобы избежать возможных споров с контролирующими органами, если работник управляет личным или служебным автомобилем в служебных целях и перевозит на нем грузы и (или) других лиц, кроме себя (например, своих работников, в том числе с багажом, третьих лиц), то в целях подтверждения расходов на ГСМ стоит оформлять путевой лист.
Кроме доверенности больше ни чего для ГИБДД не нужно.