Возможно ли решение в досудебном порядке?

Здравствуйте.

Правильно ли хранить важные документы таким образом?

 каким образом хранить документы — это сугубо дело адвокатов.

Какой порядок действий нас, собственников? Возможно ли решение в досудебном порядке?

 Вам надо составлять акт о затоплении с участием УК и смотреть причину протечки, чья именно это зона ответственности. Вопрос можно конечно решить в досудебном порядке, если Вы сойдётесь с ними в сумме. Можете составить соглашение о возмещении ущерба. Ст. 421 ГК РФ

4. Условия договора определяются по усмотрению сторон, кроме случаев, когда содержание соответствующего условия предписано законом или иными правовыми актами (статья 422).

Здравствуйте.

Начните с обращения в управляющую организацию (ЖЭК или ТСЖ), которая управляет Вашим многоквартирным домом. Они должны выехать к Вам на адрес, составить акт о заливе, с указанием его причин.

Дело в том, что не всегда ответственность за залив несет собственник или наниматель квартиры. Нужно смотреть, какая труба и в каком месте лопнула, потому что согласно Постановлению Правительства РФ от 13.08.2006 N 491  «Об утверждении Правил содержания общего имущества в многоквартирном доме и правил изменения размера платы за содержание жилого помещения в случае оказания услуг и выполнения работ по управлению, содержанию и ремонту общего имущества в многоквартирном доме ненадлежащего качества и (или) с перерывами, превышающими установленную продолжительность» внутридомовые инженерные системы холодного и горячего водоснабжения, состоящие из стояков, ответвлений от стояков до первого отключающего устройства входят в состав общего имущества дома, и ответственность за ущерб, вызванный разрывом в этих местах несет управляющая организация.

Если все-таки труба порвалась в зоне Вашей ответственности (после отсекающего крана), то Вам придется возмещать ущерб. При этом Вы можете как заключить досудебное соглашение в простой письменной форме о возмещении вреда, так и не согласиться с условиями и размером возмещения, и тогда решать, сколько Вы конкретно будет выплачивать потерпевшим будет суд. 

Что касается документов, то сами по себе, как правило, они не имеют денежной оценки. Доказать же прямой имущественный ущерб, вызванный именно порчей документов, им будет довольно трудно, поскольку большую часть документов можно восстановить.